Машиночитаемая доверенность (МЧД) с 2022 года

В декабре 2019 года был принят Федеральный закон 476-ФЗ, который внес масштабные изменения в 63-ФЗ «Об электронной подписи (ЭП)». Рынок взбудоражился. Произошла реформа удостоверяющих центров, изменились правила получения и использования ЭЦП, появились новые сущности, в том числе и машиночитаемая доверенность (МЧД).

В статье детально разбираемся, что такое МЧД и как ее использовать в 2022 году.

МЧД — что это и для кого она нужна

Машиночитаемая доверенность – это не что иное, как электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации.

Согласно 476-ФЗ МЧД используется для подтверждения полномочий сотрудника, наделенного правом подписывать электронные документы (ЭД) от имени компании.

Законодательная база по МЧД

Появление МЧД неразрывно связано с нововведениями в правилах получения ЭЦП. Поэтому Министерство цифрового развития (Минцифры) России утвердило несколько документов, регламентирующих отдельные моменты по применению доверенности:

• Приказ от 18.08.2021 г. № 858 – единые требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях работника.

• Приказ от 18.08.2021 г. № 857 – единые требования к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи.

• Приказ от 18.08.2021 г. № 856 – порядок формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему.

Все три приказа заработают с 1 марта 2022 года и будут действовать до 1 марта 2028 года. Никаких других документов пока принято не было.

Узнать подробнее

Ситуация с ЭЦП в 2022 году. Применение МЧД – обязательно или нет? Сроки внедрения МЧД

Положения 476-ФЗ вступали в силу поэтапно. Полный переход на новый формат использования электронной подписи, планировалось начать с 1 января 2022 года. То есть с этой даты:

• Сертификат ЭП юридического лица получают в единственном экземпляре только руководители организаций и ИП на свое имя путем личного предоставления заявления на выпуск КЭП в отделение ФНС.

• Юрлицам и ИП выдают КЭП только удостоверяющие центры ФНС России (Приказ ФНС от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@) или доверенные лица УЦ ФНС России (ПАО «Сбербанк», АО «Аналитический центр», ПАО «ВТБ»).

  Подробно о том, как получить бесплатную ЭЦП через ФНС, мы писали в нашей статье.

• Сотрудники компаний получают ЭП физлица в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах (список здесь) и используют ее для любых целей. Чтобы сотрудник имел право действовать от лица организации и подписывать документы, руководитель должен оформить на его имя доверенность в машиночитаемой форме и подписать документ своей КЭП юрлица.

Но в 2021 году, на четвертом осеннем заседании по развитию и оптимизации электронного документооборота (ЭДО) его участники постановили, что в настоящий момент глобальный переход на новые правила использования ЭЦП невозможен. Причина – некоторые нормативно-правовые акты и регулирующие документы по использованию машиночитаемых доверенностей оказались не готовы к началу 2022 года. Не готовы использовать МЧД и многие компании.

Поэтому Правительством РФ было принято решение о смягчении перехода на новый формат работы с ЭП и установки добровольного характера применения МЧД с 1 марта по 31 декабря 2022 года. Соответствующий Федеральный закон № 443-ФЗ от 30.12.2021 одобрен и опубликован.

Таким образом, у организаций появилось дополнительное время модернизировать свои бизнес-процессы для использования МЧД и самостоятельно решить, когда начать с ней работать: в 2022 году или непосредственно с 1 января 2023 года. Но операторы электронного документооборота рекомендуют не откладывать столь важное решение на последние числа года.

Варианты использования ЭЦП сотрудниками компаний в 2022

Добровольный характер применения МЧД означает, что в течение всего 2022 года у сотрудников компаний для подписания документов есть два варианта:

• Старая схема (без МЧД)– использование имеющейся ЭЦП с указанием ИНН компании/ИП и ИНН физлица в сертификате, если срок действия сертификата не истек. ЭЦП должна быть выдана коммерческим УЦ, аккредитованным по новым правилам. Здесь можно проверить подлинность сертификата.

• Новая схема (с МЧД) – использование ЭЦП физлица с указанием только ИНН физлица в сертификате, плюс машиночитаемая доверенность.

Коммерческие УЦ продолжат выдавать сертификаты ЭП на ответственного сотрудника как на фирму до конца 2022 года. Но такие сертификаты перестанут действовать 1 января 2023 года, независимо от даты выдачи.

Единые требования к МЧД: форма, содержание

Согласно Приказу Минцифры № 857, МЧД создается в формате XML (текстовый формат, предназначенный для хранения и передачи данных) и подписывается ЭП руководителя организации в формате XMLdSIG или CAdES (утвержден приказом того же ведомства № 472).

Что должна содержать МЧД:

• Название, номер, дату совершения и срок действия доверенности (если есть).

• Сведения о доверителе.

• Сведения о поверенном/представителе (включая паспортные данные поверенного, СНИЛС и ИНН, но не должность).

• Перечень полномочий поверенного/представителя с кодами (OID) по классификатору полномочий или просто текстовое описание полномочий, если нет кода (идентификатора).

• Сведения (интернет-ссылку) об информационной системе для проверки данных о прекращении действия МЧД раньше срока, в том числе  при отзыве доверенности доверителем.

• Усиленную квалифицированную ЭП доверителя.

• Возможность (право, полномочие) передоверия (основание – статья 187 ГК РФ).

Требования к XML-файлам изложены в приказе ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021 года.

Если информационная среда не умеет открывать XML документы, допускается составить МЧД в формате PDF.

Несколько слов о классификаторе полномочий

Онлайн-классификатор формируется Минцифрой России и ведется головным удостоверяющим центром. Здесь аккумулируются все виды полномочий поверенного, которые могут быть указаны в машиночитаемой доверенности.

Классификатор помогают формировать участники ЭДО путем направления на согласование списка полномочий. В случае одобрения списка, каждому полномочию присваивается уникальный идентификатор (OID) и название. Эти данные вместе датой одобрения заносятся в классификатор.

Доступ всех желающих к классификатору осуществляется круглосуточно и бесплатно с помощью портала Госуслуг.

Узнать подробнее

Правила создания, порядок хранения и предоставления МЧД, отмена МЧД

Постановления Правительства РФ, уточняющие правила создания, порядок предоставления и хранения МЧД, а также отмену машиночитаемой доверенности еще ждут утверждения. Пока имеется следующая информация:

• Для создания МЧД применяется любой удобный интерфейс. Формировать и подписывать доверенность можно на сайтах Федеральных органов исполнительной власти, на сайтах операторов ЭДО и УЦ, в специальном программном обеспечении, используемом организацией.

• МЧД предоставляется вместе с подписываемым пакетом документов – должен быть указан номер МЧД, либо ссылка на место хранения документа.

• Места хранения МЧД: информационная система (ИС) Головного Удостоверяющего Центра, аккредитованный коммерческий УЦ, оператор ЭДО, ИС отправителя или получателя документа с МЧД.

29 декабря 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2021, подписанный Президентом РФ. Он упрощает отзыв электронных доверенностей. Согласно новому документу сведения об отмене МЧД будут публиковаться в специальном реестре, который создается в рамках единой информационной системы нотариата.

Эксперимент ФНС России по обмену и хранению МЧД

С августа 2021 года ФНС России начала эксперимент по созданию инфраструктуры с актуальными сведениями о МЧД на базе технологии распределенного реестра. Это избавит от обязательств предоставлять машиночитаемую доверенность в пакете с каждым электронным документом.

Принцип работы будет следующий:

МЧД создается на сайте ФНС или оператора ЭДО. ФНС присваивает ему уникальный идентификатор, который указывается при подписании электронного документа ЭП физлица. Далее проходит проверка электронной доверенности с обеих сторон через реестр ФНС.

Есть вариант не прикладывать МЧД к каждому документу уже сейчас – одноразово подписать согласие с постоянным контрагентом о том, что данный сотрудник наделен полномочиями подписывать документы от имени организации.

Как касса Лайтбокс может помочь малому бизнесу?

Что мы предлагаем своим клиентам:

• Онлайн-кассы, сразу интегрированные с ЭДО.

• Помощь в выборе оператора ЭДО и подключения к нему. Обучением работе в ЭДО.

• Помощь в получении ЭЦП.

• Консультации по созданию и использованию электронной МЧД.

Почему предприниматели выбирают кассы от Лайтбокс для автоматизации бизнес-процессов?

Здесь есть все инструменты для автоматизации торговли:

• Бесплатная кассовая программа и ее обновления.

• Автоматизация документооборота.

• Есть функция экономия чековой ленты. Вы можете отменить печать бумажного чека, если покупателю он не нужен, или включить функцию экономию чековой ленты, чтобы на бумажном чеке реквизиты были размещены компактно, и он стал короче.

• Более 50 аналитических отчетов.

• Расширенный функционал.

• Складской учет. Оприходование товаров, перемещение, списание, контроль и анализ остатков многое другое.

• Онлайн-бухгалтерия. Интеграция с 1С-Бухгалтерия, Контур.Эльба, Мое дело.

• Работа с ЕГАИС и маркировкой.

• Круглосуточная техподдержка.

• Есть предложения по аренде и рассрочке онлайн-касс.

Узнать подробнее

Итог

Машиночитаемая доверенность передает право подписания важных ЭД сотруднику организации, чем значительно облегчает работу с электронными документами в компании и освобождает время руководителя.

Дата публикации: 05.03.2020