/ /
Онлайн-касса, которая упрощает жизнь бухгалтера.
23
Марта
2018

Онлайн-касса, которая упрощает жизнь бухгалтера.

ФЗ-54: неизбежность, головная боль или шаг к эффективной автоматизации


Поправки в 54-ФЗ обязали рынок перейти на работу в новых условиях – теперь предприятиям необходимо применять онлайн-кассы при расчетах с покупателями. Так, каждая кассовая операция сопровождается её электронным подтверждением в налоговой инспекции, и, что самое важное, - в онлайн-режиме. Конечно, это сказывается как на работе предприятия в целом, так и его сотрудников.

Многими новый порядок расчетов воспринимается неоднозначно, ведь приходится менять привычный формат работы. Каким образом «обернуть» нововведение  в преимущества для бухгалтера? Начнём с того, что

У разных онлайн-касс - разные возможности

Некоторые онлайн-кассы умеют не только печатать и отправлять  чеки в ФНС, но и в целом способны автоматизировать торговлю. Более подробно мы рассказали об этом здесь.

Возможности онлайн-кассы определяют в том числе и установленное на нее программное обеспечение.


Как правило, продажа онлайн-касс осуществляется в комплексе с программным обеспечением (ПО). Поэтому при выборе «железа» не забывайте обращать внимание на “показатели” софта:

  • функциональные возможности кассы;

  • наличие товароучетной системы и также ее функции;

  • цену; 

  • наличие, условия и стоимость обслуживания, здесь важны периодичность  и условия обновления.

Для предприятий малого и среднего бизнеса актуальны автоматизация кассовых операций, ведение товароучета, управление товарооборотом, ассортиментом, ценообразованием и др. Рекомендуем отдавать предпочтение  вариантам с круглосуточным режимом работы технической поддержки для оперативного решения возникающих вопросов.

Так как же онлайн-кассы  могут упростить работу бухгалтера и какие функции окажутся самыми полезными?

1.Интеграция программного обеспечения (ПО) с бухгалтерскими программами


Если на вашем предприятии уже ведется автоматизированный бухгалтерский учет, например, в программах 1С или «Контур", то вашу работу сильно упростит возможность интеграции кассового ПО с этими программами.

Как это происходит в Лайтбокс?

контур эльба.jpg

Для предприятий, где уже используется программа ведения учета, включая бухгалтерскую и налоговую отчетность, как правило, интеграция с облачными решениями  наиболее оптимальна.  В Лайтбокс эта интеграция реализована.

За счёт интеграции происходит  обмен данными - синхронизация справочников номенклатуры и контрагентов, работа со счетами и т.д.  На сегодняшний день интеграция 1C и Лайтбокс происходит через файловый обмен либо по API (возможность напрямую через 1С подключаться к LiteBox и обмениваться необходимыми данными).

Выгрузка документов осуществляется как из Лайтбокс в 1С, так и в обратную сторону.  В LiteBox есть обработки 1С для всех типовых конфигураций, позволяющие выгрузить все движения товаров: можно выбрать типы документов, период, магазин или склад. Эта выборка сохраняется в файл и затем выгружается в 1С, где при загрузке также можно выбрать период и перечень документов. Тоже самое реализовано в обратную сторону из 1С в LiteBox. При этом, работа бухгалтера упрощается за счет применения облачных технологий - о них расскажем подробнее ниже по тексту.

Лайтбокс решает вопросы операционного учета и товарооборота. В LiteBox нет счетов бухгалтерского учета, поэтому при загрузке документов из Лайтбокс в 1С они проставляются, а затем проводятся по регистрам в 1С - в соответствии с учетной политикой и со счетами, которые назначены в вашей организации.

Отчеты формируются в 1С на основе данных, поступивших из Лайтбокс. Например, поставщик привез вам счет-фактуру, и в Лайтбокс вы оформляете документ поступления: вводите товарные позиции, цены, количество.  Так выгрузка в 1С происходит в разрезе номенклатуры, количества, наименования поставщика. Дальнейшие проводки осуществляются в 1С в требуемой унифицированной форме.

Что это даёт?

  • Интеграция позволяет загружать нужные данные в программу 1С для формирования необходимой отчетности, при этом все реквизиты (наименование поставщика, товара, стоимость и др.) загружаются в документы 1С автоматически - не нужно ничего вводить вручную.


17.jpg

  • Интеграция позволяет разграничить область задач.  Лайтбокс - это профильное решение по товарному учету; 1С хорошо подходит для работы с финансовой документацией и унифицированными отчетами. Таким образом, функционал каждой программы настраивается под решение конкретных задач и это делает работу организации  и сотрудников удобной и эффективной, а также обеспечивает защиту и сохранность важных документов компании, права и доступ к которым предоставляется  только уполномоченным сотрудникам.


2. Плюсы автоматизации: экономия времени и увеличение производительности


Опыт большинства предпринимателей  показывает, что прежде всего, следует автоматизировать те процессы, в которых происходит самое большое количество итераций — если там есть пробелы, они “съедают” самое большое количество ресурсов. Например, если вовремя не сделать заказ наиболее “ходовых” товаров, - как правило, это те 20% товаров, которые приносят 80% прибыли, владелец бизнеса понесет большие убытки.  Автоматизация закупок позволяет свести человеческий фактор к минимуму и отладить этот участок.

Кроме этого, в торговле есть множество рутинных задач, которые при ведении вручную имеют низкие показатели. Автоматизация управления складом, инвентаризация, ценообразование, контроль денег в кассе, контроль работы кассиров, а также ведение аналитики продаж позволят повысить эффективность работы компании. Программа Лайтбокс “заточена” под эти цели. Более подробно мы рассказали про это в этой статье.

Автоматизация торговли позволяет свести к минимуму ситуации с пересортицей товаров, не актуальными остатками товаров на складе и витрине магазина, ведения учета работы с поставщиками. Конечно, это положительно сказывается на ведении финансового учета и “облегчает” жизнь владельцев магазинов, заведующих складами и бухгалтеров.

В частности, для бухгалтера  открываются дополнительные преимущества в работе:
  1. Получение данных о товарных остатках на каждый день, а также возможность классифицировать их по категориям.
  2. Можно посмотреть наличие денег в кассе, а также денежный оборот за определенный период.                                                         
  3. Видеть и консолидировать отчет по реализации товара: приход/расход/ возврат товара.
  4. Видеть неликвидные товары  и пересортицу.
  5. Видеть перемещения товара на склад.
  6. Получать всю необходимую информацию о поставщиках в разрезе поступающей и реализованной продукции.
  7. Делать выгрузку данных по товарам, поставщикам в Excel.

Преимущества работы облачных технологий


При использовании облачных сервисов данные по товарообороту хранятся на сервере разработчика, доступ к которым осуществляется через личный кабинет пользователя, для входа в него достаточно иметь выход в интернет, права доступа и делать это можно, даже не выходя из дома. Благодаря такой технологии хранения, данные находятся в безопасности и в любой момент времени  доступны для пользования. Обновление программы своевременно проводится разработчиками ПО. У бухгалтеров и других сотрудников предприятия всегда “под рукой” актуальная версия программы с учетом последних тенденций законодательства и рынка в целом.  

Ежемесячная абонентская плата облачных решений включает в себя  не только программное обеспечение для работы кассы, автоматизации торговли, хранения массивов данных, но и круглосуточную техническую поддержку. В Лайтбокс - эти услуги доступны за 500 рублей в месяц.

При использовании “коробочных” программных продуктов выгрузка и получение актуальных данных усложнены. Схема работы с «коробками» примерно такая: вы покупаете лицензионную версию ПО и устанавливаете её на компьютер, при этом обслуживание и обновление системы проводите самостоятельно. Ежемесячно вносите абонентскую плату за пользование ПО - стоимость достаточно высокая (от 3000 рублей). Программа устанавливается локально на компьютер, и доступ к данным открыт на месте установке программы. Обновление программы и получение нужных цифр  может происходить с запозданием. Кроме того, не исключен риск поломки оборудования и потери данных. Для бухгалтера такая схема во многом неудобна.

Мы собрали для вас в таблицах сравнение всех основных характеристик облачных и коробочных (дистрибутивных) решений:


Screenshot_6.jpg

Screenshot_7.jpg

Screenshot_9.jpg

Но помните: какой бы вариант вы ни выбрали, обращайте внимание на возможности автоматизации торговли, которые вам даёт программа. Так, вы сэкономите свое время и ресурсы, а многие процессы: товароучет, инвентаризация, работа с отчетами и многое другое - станут для вас гораздо удобнее. В чем, собственно, и кроется главный плюс автоматизации торговли - развитии, простоте и удобстве.





Назад
ОЦЕНИТЬ

2

1

2

ПОДЕЛИТЬСЯ
i
Неправильно заполнен e-mail
i
Поле не должно быть пустым
Добавить комментарий
i
Не заполнено поле
i
Некорректный e-mail
ООО Облачный ритейл Контакты:
Адрес: Краснопресненская наб., д.12 123610 Москва,
Телефон:+7 800 250–99–90, Электронная почта: help@litebox.ru