/ /
Автоматизация розничной торговли: "железо" и софт
04
Сентября
2018

Автоматизация розничной торговли: "железо" и софт

В России ведется поэтапная автоматизация торговли в соответствии с требованиями закона. Точкой отсчета можно назвать обязательное ведение учета в ЕГАИС для алкогольной продукции с 2016 года по 171-ФЗ, а также установку онлайн-касс по 54-ФЗ. Для того, чтобы не нарушать закон, магазины обязаны использовать современную контрольно-кассовую технику, а в некоторых случаях - и программное обеспечение (например, для ЕГАИС, ФГИС “Меркурий”).

Мы расскажем, чем автоматизация может быть полезна в торговле, а также какие решения подойдут малому и среднему бизнесу.

Как автоматизировать торговлю?

Автоматизация торговли позволяет упростить выполнение рутинных процессов: например, приемку товара, назначение цен, складской учет, документооборот и многое другое. Как показывает практика, использование комплексной автоматизации торговли позволяет повысить прибыль в среднем на 5-15%.

Если правильно подобрать кассовое оборудование и программы (кассовый софт и товароучетный сервис), можно сократить лишние расходы и оптимизировать работу магазина. В небольших розничных магазинах автоматизируют, в основном, следующие виды работ:

  • кассовые операции;

  • товароучет;

  • бухгалтерию.

В результате владелец бизнеса решает широкий спектр задач: грамотно управляет складом и закупками, автоматизирует документооборот, аналитику и маркетинг, удаленно контролирует своих сотрудников. Например, с помощью товароучетной программы можно проверить время начала и окончания каждой смены, средний чек, сколько денег в кассе, количество возвратов, активность каждого продавца. Таким образом, предприниматель может “держать руку на пульсе” магазина, даже находясь в отпуске.

Рассмотрим подробнее, какие решения используются для автоматизации торговли и какие из них наиболее удобны с точки зрения соотношения “цена/качество”.

                                                                                                

       


Автоматизация кассовых операций


Автоматизация кассовых операций это, в первую очередь, ведение расчетов через онлайн-кассу, согласно 54-ФЗ. Онлайн-касса “сама” передает чеки в Федеральную налоговую службу (ФНС) через оператора фискальных данных (ОФД).

Однако, в более широком смысле речь идет об “умной” автоматизации продаж. Онлайн-касса помогает поставить на автомат большинство кассовых операций: добавление товара в чек, расчет сдачи, скидки, стоимости весового товара и т.д. Уровень автоматизации зависит от используемой кассы.

Виды онлайн-касс


Всего на рынке представлено три типа онлайн-касс:

  • автономные кассы

  • фискальные регистраторы (с управляющим устройством)

  • смарт-терминалы.

Максимально автоматизировать кассовые операции помогают либо смарт-терминалы, либо решения с фискальным регистратором. Однако, в первую очередь их функциональность зависит от того, какое кассовое программное обеспечение установлено в магазине.

1.png

Смарт-терминалы - современные онлайн-кассы с сенсорным экраном и принтером чеков - широко используются для автоматизации малого и среднего бизнеса. Это оптимальное решение по соотношению цены и качества. К смарт-кассе легко и удобно подключать весы, сканер штрихкодов и терминал для оплаты покупок банковской картой. В базу кассы можно внести неограниченное количество товаров. Некоторые модели поддерживают работу от аккумулятора от 10 до 24 часов и незаменимы при доставке, выездной торговле, а также в магазинах, где бывают перебои с электричеством.  

“Продвинутые” смарт-кассы помогают всесторонне автоматизировать расчеты с покупателем. Вам доступны следующие возможности:

  • благодаря удобному сенсорному экрану, кассиру проще контролировать ход всех операций - в результате допускается меньше ошибок, работа ведется быстрее.

  • легко добавить товар в чек (например, в смарт-кассах LiteBox (Лайтбокс) это можно сделать через сканирование штрих-кода, поиск по первым буквам наименования или панель избранных товаров).

  • можно продавать товар по свободной цене (некоторые категории предпринимателей имеют такое право до 2020 года, согласно 290-ФЗ). В этом случае цена указывается вручную.

  • легко внести товар в номенклатуру, чтобы впоследствии указывать его наименование в чеке. Например, в смарт-терминалах LiteBox достаточно отсканировать штрихкод - система найдет товар в справочнике и создаст его карточку.

  • “умные кассы” автоматически считают сдачу и скидки, могут оформить возврат, отложенный чек, принять смешанную оплату (нал+безнал+сертификат по одному чеку).

4.jpg

Фискальные регистраторы, подключаемые к компьютеру или иному управляющему устройству, чаще используются в крупных торговых сетях. Причина в том, что они требуют затрат по приобретению дополнительного оборудования - компьютера, ноутбука, планшета и т.д.


3.jpg

Автономные кассы - это кнопочная техника старого образца. “Автономки” не умеют и половины того, что позволяют смарт-кассы (добавление товара в чек, расчет сдачи, скидок и др.). Их единственный плюс - относительно дешевая стоимость - примерно на 3000 рублей дешевле смарт-касс. Однако, помните о следующих ограничениях:

  • в большинстве случаев “автономки” не подходят для продажи алкоголя и маркируемых товаров (с 2019 года в этот список войдут сигареты, духи, одежда и обувь и ряд других товаров).

  • при ассортименте более 50 позиций работать с автономкой практически невозможно. Чтобы продавать товар с указанием наименования в чеке, нужно подключать кассу к компьютеру, присваивать товару код, а при продаже вводить его вручную, пользуясь различными “шпаргалками”. С 1 февраля 2021 года указывать наименование обязаны все продавцы, включая ИП.

Таким образом, кнопочные кассы не поддерживают должный уровень автоматизации. Спустя пару лет их все равно придется менять, чтобы не нарушать закон и не получить штраф.

Для “умной” автоматизации розничного магазина предпочтительно выбрать решения с фискальным регистратором или смарт-терминалы.

Использование онлайн-кассы - это лишь часть комплексной системы автоматизации торговли, первый этап, позволяющий ускорить расчеты с покупателями. По желанию вы можете подключить к кассе товароучетную программу для полной автоматизации торговли. Подробнее об этом читайте ниже.

 



Для чего нужен товароучет


Товароучетные программы нужны для того, чтобы управлять складским учетом, закупками, вести документооборот. В большинстве случаев они выполняют следующие базовые функции:

  • формируют накладные для заказа товара, помогают спланировать график закупок

  • помогают автоматически установить наценку на товар

  • ведут учет продаж, статистику по прибыли, расходам, движению товаров

  • автоматизируют документооборот

  • ведут учет алкогольной продукции в ЕГАИС

  • ведут учет остатков товара, позволяя сократить время инвентаризации и т.д.

Какие еще функции будут доступны предпринимателю - зависит от выбранной программы для автоматизации учета в торговле. Например, “облачный” сервис LiteBox включает в себя системы для полной автоматизации складского учета, закупок и ценообразования, аналитики и маркетинга, документооборота, учета с ЕГАИС (для алкоголя) и ФГИС “Меркурий” (для продовольственных товаров).

5.jpg

Программа Лайтбокс предоставляет не только базовые функции товароучета, но и удобные дополнительные возможности:

  • Инвентаризация без закрытия магазина

Учет остатков ведется в реальном времени, их можно выгрузить по категориям и оперативно сверить частями, в часы, когда нет покупателей.

  • Автоматизация складского учета

Контроль складских запасов по точкам продаж, автоматическое оформление актов списания и пересорта, автоматизация возврата товара, перемещения между магазинами. 

  • Автоматизация ценообразования и заказа товаров

Накладные формируются в программе с учетом скорости продаж и поступления продукции. Можно установить % наценки или фиксированную цену, чтобы не вводить данные каждый раз вручную при приемке. Кроме того, товароучетный сервис позволяет легко отследить изменение закупочной цены у поставщиков, чтобы вы могли установить оптимальные цены в своем магазине и не терять деньги.

  • Управление программами лояльности, акциями и скидками

Вы можете создать бонусные карты, которые действительны во всех ваших торговых точках.

  • Аналитика продаж

Вы легко можете выявить популярные товары, неликвид, отследить динамику продаж, посмотреть отчеты по продажам и скорректировать работу торговой точки. Программа ведет более 40 видов отчетов.

  • Полный документооборот

Автоматически заполняются все необходимые документы: кассовая книга, счёт-фактуры, алкодекларация, приходные и расходные кассовые ордера, журнал регистрации, чеки возврата, акты списания товаров (ТОРГ-16), товарные отчеты (ТОРГ-29) и др.

  • Работа с ЕГАИС и ФГИС “Меркурий”

Для тех, кто продает алкоголь или продукцию животного происхождения (например, мясную, молочную, рыбную). Все операции автоматизированы и занимают минимум времени. При этом за доступ к ЕГАИС и “Меркурию” не нужно ничего доплачивать, а при доработках законодательства “облачная” программа автоматически обновляется.

  • Удаленный контроль за работой магазина

Через личный кабинет из любой точки мира можно отслеживать время начала и окончания смены, средний чек, сколько денег в кассе, количество возвратов, активность каждого продавца.

                                                                                        


6.jpg

Автоматизация бухучета

Вести бухгалтерский учет обязаны все торговые предприятия, и даже индивидуальные предприниматели все чаще предпочитают пользоваться бухгалтерскими программами, чтобы обеспечить прозрачность собственного бизнеса.

Если вы применяете автоматизацию бухгалтерского учета в оптовой или розничной торговле (например, в программах 1С или Контур), вы можете настроить обмен данными с товароучетной программой. Например, LiteBox интегрируется с 1С и программой “Контур.Эльба” через файловый обмен или либо по API.

Благодаря обмену данными с Лайтбокс, бухгалтеру гораздо удобнее работать: синхронизировать справочники номенклатуры и контрагентов, операции со счетами. Отчеты в бухгалтерской программе формируются на основании данных товароучета. Например, после приемки товара выгрузка в 1С происходит в разрезе номенклатуры, количества, наименования поставщика.  Дальнейшие проводки осуществляются в 1С в требуемой унифицированной форме.

Автоматизация бухучета и товароучета позволяет бухгалтеру:

1. Получить данные о товарных остатках на каждый день, а также возможность классифицировать их по категориям.

2.  Посмотреть наличие денег в кассе, а также денежный оборот за определенный период.

3. Видеть и консолидировать отчет по реализации товара: приход/расход/ возврат товара.

4.  Видеть неликвидные товары  и пересортицу.

5.  Видеть перемещения товара на склад.

6. Получать всю необходимую информацию о поставщиках в разрезе поступающей и реализованной продукции.

7. Делать выгрузку данных по товарам, поставщикам в Excel. 

 


LiteBox: готовое решение для автоматизации торговли

Компания LiteBox помогает предпринимателям по принципу единого окна автоматизировать торговлю:

  • подключить онлайн-кассу (смарт-терминал или фискальный регистратор) с бесплатной кассовой программой

  • подключить товароучетную программу (полный товароучет, модули для работы с ЕГАИС и ФГИС “Меркурий”).

Вы можете выбрать онлайн-кассы LiteBox, предназначенные для торговых сетей или для малого бизнеса. Например, в качестве готового решения для маленького магазина можно рассматривать мобильный смарт-терминал LiteBox 5 (с эквайрингом или без), который поддерживает работу с ЕГАИС и ФГИС “Меркурий” и работает от аккумулятора до 20-24 часов. К кассе можно подключить товароучетную программу LiteBox всего за 500 рублей в месяц!


Назад
ПОДЕЛИТЬСЯ
i
Неправильно заполнен e-mail
i
Поле не должно быть пустым
Добавить комментарий
i
Не заполнено поле
i
Некорректный e-mail
i
Пройдите капчу