Что такое товароучетная система?

Товароучетная система «Лайтбокс»

Что такое товароучетная система?

• из кассового оборудования, интегрированных сервисов, программ и сайтов;
• вводятся вручную, например, из документов;
• из ЕГАИС — товарно-транспортные накладные (ТТН) от поставщиков;
• из системы ЭДО — входящие универсальные передаточные документы (УПД) по маркированной продукции.

Также обмен данными происходит и в обратном направлении. Например, созданные в системе новые товары или обновленная информация по остаткам автоматически загружаются в кассу. А в ЕГАИС и ЭДО, например, отправляются возвратные документы или же данные по остаткам.

В результате обмена данными с кассой, государственными инфосистемами и другими сервисами, товароучетная система розничного магазина или любой другой точки продажи, помогает наладить и упростить работу в таких направлениях:

1) Складской учет, закупки и ценообразование;
2) Управление торговлей и контроль работы персонала;
3) Документы и аналитика;
4) Маркетинг;
5) Интернет-торговля;
6) Взаимодействие с ЕГАИС и системами маркировки товаров.

Разберемся с каждым направлением подробнее.

Складской учет, закупки и ценообразование

Возможности товароучетной системы Лайтбокс:

• В любой момент можно посмотреть актуальные остатки товаров в магазине и на складе, так как поступление, продажа, списание и перемещение продукции тут же фиксируется в системе;
• Отчеты по неликвидным и маржинальным товарам. Для сбора такой информации вручную или с помощью Excel потребуется время, а в системе это займет несколько секунд;
• Настройка ценообразования: наценка в виде фиксированной суммы или процента. Применяться каждая из них может к отдельному товару или категории, поставщику, магазину, группе магазинов или всей сети. Определиться со способом наценки можно один раз, а потом цена будет рассчитываться автоматически в момент оприходования товара;
• Простая процедура переоценки ─ создается отдельный документ, в него добавляются необходимые товары, и цена в одно действие меняется для всего списка;
• Сохранение всей истории по закупочным и отпускным ценам, что позволяет в любое время анализировать и контролировать уровень наценки;
• Быстрое добавление новых позиций в базу данных онлайн-касс. В товароучетной системе есть глобальный справочник с информацией более, чем на 1 000 000 товаров. Поэтому при приемке нужно только отсканировать штрихкод и касса предложит создать карточку с автоматически заполненными данным.
• Добавление информации о товарах в товароучетную систему через импорт файла в формате XLS или CSV, экспорт информации в 1С;
• Учет одного и того же товара в разных единицах измерения;
• Работа с товарными группами. Они могут формироваться по разным признакам: категории и поставщики;
• Редактор ценников позволяет создавать и печатать таблички с актуальными ценами и скидками;
• Частичная инвентаризация ─ быстрая сверка, в том числе по штрихкоду, без потери времени и больших трудозатрат;

В отличие от бухгалтерских программ, в которые данные о поступлении, продажах, возвратах товаров вводятся вручную с документов через какое-то время после проведения таких операций, в товароучетной системе Лайтбокс информация о движении продукции поступает сразу. Поэтому сформировать и распечатать отчет по актуальным остаткам товаров можно в любое время. Причем еще и в разрезе категорий, которые прежде были созданы (например, молоко, хлеб, обувь и пр.).

А дальше с такими списками подойти к полкам, пока нет покупателей, проверить фактическое количество товаров в магазине и на складе и сравнить с цифрами из базы. Такая инвентаризация занимает немного времени и каждый день можно проверять хотя бы одну категорию.

Совместное использование всех этих функций позволяет своевременно делать заявки поставщикам на ходовые товары и не тратить деньги на неликвидные, чем повысить эффективность своей розничной точки. А также обновлять и контролировать отпускные цены при изменении закупочных, создавать ценники нужного вида, проводить инвентаризацию.

Благодаря быстрой приемке товары можно продавать практически «с колес», даже те, что до этого не были заведены в базу данных.

Управление торговлей и контроль персонала

Владелец магазина или директор благодаря системе смогут:

• назначать каждому сотруднику роли с определенным набором функций и ограничением доступа к информации;
• контролировать остаток в системе касс в любое время;
• проверять открытие и закрытие смен (кассового оборудования), выручку, средний чек за день, количество возвратов, статистику по продажам в каждой смене – получить общую картину торговли;
• в случае выплаты сотрудникам процента от продаж узнать из «Отчета кассира» какую сумму получил каждый из них;
• установить запрет на редактирование документов после окончания периода.

И все это онлайн: с компьютера, планшета, смартфона, из любой точки мира, по всей сети и без посещения магазинов.

Документы и аналитика

В товароучетном сервисе можно составить и распечатать такие документы:

• кассовая книга;
• счета-фактуры и накладные по форме ТОРГ-12;
• акты списания товаров (ТОРГ-16);
• товарные отчеты (ТОРГ-29);
• накладные на внутреннее перемещение (ТОРГ-13).

Все документы создаются с помощью шаблонов, которые соответствуют всем требованиям законодательства. Также в программе можно оформить возврат товаров поставщикам.

Более 50 видов аналитических отчетов позволяют контролировать торговлю и ситуацию в магазинах всей сети, качество и динамику торговли. Среди них:

• отчеты по продажам в разных ракурсах по товарам, сотрудникам, поставщикам, магазинам, розница, опт;
• анализ выручки, прибыли, возврата, затрат, среднего чека в динамике и в сравнении с предыдущим периодом;
• себестоимость товаров и наценка;
• анализ товарного ассортимента и складских остатков;
• рейтинги товаров по маржинальности и сотрудников по принесенной выручке;
• переоценки за период и отчеты по списаниям, инкассации и служебному выносу.

Маркетинг

Товароучетная система Лайтбокс позволяет проводить распродажи и различные акции. Все настройки можно сделать как по отдельным магазинам, так и по всей сети.

Также есть поддержка бонусных программ и персональных скидок. При этом накапливать и тратить бонусы или пользоваться своей скидкой покупатель может в любой точке сети.

Интернет-торговля

Лайтбокс подходит и для интернет-магазинов. Для этого в товароучетной системе предусмотрены:

• интеграция с 1С-Битрикс и другими CMS-платформами, которые используют для создания сайтов. Это дает возможность связать интернет-магазин, кассу и ее товароучетную базу с программами для учета торговли 1С и Контур.Эльба;
• подключение к дисконтной программе UDS Game и платежному сервису Roboкassa;
• фискализация заказов ─ возможность загрузки и обработки заказов в товароучетной системе до их оплаты. После поступления денег формируется электронный чек, который передается покупателю и ОФД;
• прием платежей офлайн и на сайте через одну кассу.

ЕГАИС и продажа алкоголя

Для магазинов, которые продают алкоголь, доступны все вышеперечисленные возможности товароучетной системы, а также функции для работы с ЕГАИС.

Для соблюдения требований законодательства в Лайтбокс предусмотрены: приемка и возврат ТТН от поставщиков, постановка на баланс, списание и перемещение алкогольной продукции, запрос остатков в ЕГАИС и помарочный учет.

Кроме этого, есть еще и дополнительные функции, которые делают работу с алкоголем гораздо проще, например:

• выравнивание остатков. Помогает поддерживать соответствие фактических и запасов и учетных данных ЕГАИС. В случае расхождений в товароучетном сервисе автоматически формируются Акты списания и Акты постановки на баланс;
• запрос нечитаемой марки. Актуально для алкоголя, когда сканер не может распознать информацию на марке, наклеенной на бутылку. С помощью товароучетной программы можно сделать запрос в ЕГАИС на дубликат марки, а после его получения продать бутылку как обычно;
• автоматическое создание карточки на товар на основании данных ТТН из ЕГАИС;
• подбор партии по марке. Это функция избавляет от ручного поиска информации о партии алкоголя при создании расходных документов (возврат поставщику, списание);
• «слепая приемка» - это прием алкоголя без сканирования марок. Эта функция позволяет отключить в настройках запрос на обязательное сканирование марок при оприходовании поступившего алкоголя;
• установление запрета на отправку документов в ЕГАИС без сканирования марок. Система проводит обязательную проверку на наличие информации из марок, то ни один документ не отправится в ЕГАИС без такой проверки;
• вскрытие тары на кассе для продажи алкоголя в разлив;
• формирование алкодеклараций;
• настройка ограничения продаж по дням недели и времени, есть подсказки по дате рождения, с которой можно продавать алкоголь.

Чем проще и понятнее настроены все процессы в торговле, чем легче контролировать работу магазинов и персонал, тем больше времени остается на развитие бизнеса. Все это возможно с товароучетными системами. А благодаря наглядным аналитическим отчетам можно определить внутренние ресурсы для роста прибыли и оценить, как работает магазин или сеть.

Рекомендуемые технические требования

• Операционная система:
  — Windows 10;
  — MAC OS.
• Подключение к сети Интернет;
• Интернет-браузеры:
  — Mozilla Firefox (версия 49.х и выше);
  — Opera Browser (версия 40.х и выше);
  — Apple Safari (версия 10.х и выше);
  — Google Chrome (версия 53.х и выше).