Мобильная онлайн-касса для курьеров

Формировать фискальные чеки через онлайн-кассу и передавать их через оператора фискальных данных (ОФД) в налоговую должен практически каждый торгующий в розницу или оказывающий услугу населению предприниматель. Это обязательство ввел ФЗ-54.

Значит, работать с онлайн-кассами должны и курьеры, доставляющие заказанный товар и принимающие за него оплату. По закону, чек покупателю необходимо выдавать в момент расчета. Это может быть либо бумажный чек, либо электронный чек, который отправляется на email покупателя или на его телефон по SMS.

Какие особенности имеют онлайн-кассы для курьеров?

Работа курьера — это постоянное перемещение между складом и клиентами, дорога до которых порой занимает значительное время. Поэтому кассовая техника, которую курьер обязан при себе иметь, не должна ему мешать быстро и свободно передвигаться в пространстве, долго работать без подзарядки, быть легкой и компактной и, в то же время, соответствовать всем критериям, которые предъявляются к современной онлайн-кассе:

Касса должна быть зарегистрирована и внесена в реестр ККТ ФНС.
Касса должна быть активирована по всем требованиям ФЗ-54 ,иметь фискальный накопитель на срок (15 или 36 месяцев), предусмотренный законом.
Автономность: мобильная онлайн-касса для курьеров должна иметь длительный срок работы от аккумулятора — чем больше, тем лучше.
Компактность и удобство для транспортировки: устройство должно помещаться в сумку.
Касса должна иметь выход в Интернет через 3G.
Касса должна иметь встроенный принтер, чтобы распечатать чек и иметь возможность отправить покупателю чек в электронном виде.
Касса должна работать в любых климатических условиях.
Касса должна иметь встроенный (или подключаемый) мобильный эквайринг, чтобы клиент мог расплатиться картой.
Касса должна заряжаться удобным способом, в том числе, от автомобиля.

Вышеперечисленные требования относятся ко всем моделям мобильных онлайн-касс. Но есть и альтернативный вариант, еще более мобильный: использование курьерами вместо мобильных онлайн-касс собственных смартфонов с предустановленным кассовым приложением и интернет-подключением к одной основной онлайн-кассе. Правда, в этом случае клиент сможет получить от курьера только электронную версию чека, но закон это разрешает. Об этом решении — чуть позже, в этой же статье.

Важно: онлайн-касса (мобильная у курьера или стационарная, к которой подключены смартфоны курьеров) должна продолжать работу и выдавать чеки в офлайн-режиме, даже если есть перебои с Интернетом. Фискальные данные в мобильной онлайн-кассе в этом случае сохраняются на фискальном носителе, и их необходимо отправить в ОФД в течение 30 дней - иначе касса блокируется, а предпринимателю грозит штраф. В некоторых онлайн-кассах “зависшие” чеки нужно отправлять “вручную”. Все автономные модели кассы Лайтбокс делают это автоматически, сразу же, как только появляется Интернет.

На что нужно обратить особое внимание?

Мобильную онлайн-кассу для курьера нужно обязательно зарегистрировать в ФНС и указать, что кассовый аппарат будет использоваться для дистанционной торговли.

Если курьер — сотрудник предприятия, которое предоставляет услугу (например, пиццерии, кофейни и так далее), в качестве адреса установки кассы указывается адрес регистрации юрлица или ИП, либо регистрационный номер автомобиля, который используется для доставки.

Если доставку осуществляет сотрудник службы доставки, которая работает по договору с предприятием, эта компания может выступать как платежный агент, либо работать по договору поручения или договору комиссии. Это должно быть указано в чеке.

В чеке должны быть указаны данные (ФИО) человека, который доставляет товар и принимает деньги от покупателя.

Как не нарушить закон: курьер без онлайн-кассы

В последнее время на рынке ККТ появились не совсем законные схемы. Компании предлагают “выгодные” кассовые решения для курьеров: подключение к облачной онлайн-кассе без покупки дополнительных устройств. В этом случае курьер приезжает к клиенту без ККТ — со смартфоном, который имеет доступ к “облаку”, и подключенным к смартфону мини-принтером. При совершении покупки курьер распечатывает чек, переданный с облачной кассы в виде картинки.

Такая схема работы не соответствует закону 54-ФЗ. В тексте закона недвусмысленно сказано: бумажный чек может быть распечатан только на контрольно-кассовой технике, включенной в реестр ККТ Федеральной налоговой службы РФ. Проще говоря, печатать электронную картинку на обычном мини-принтере и вручать ее клиенту незаконно.

И всё- таки курьеры могут использовать смартфоны вместо мобильной кассы: закон разрешает в момент оплаты отправлять клиенту на почту или по SMS электронную версию чека. Его будет отправлять онлайн-касса магазина, с которой связаны все смартфоны курьеров, она же отправит фискальные данные в ОФД, и закон будет соблюдён.

Какую онлайн-кассу выбрать для доставки?

Выбор, на самом деле, прост: купить каждому курьеру по мобильной онлайн-кассе или установить на личные смартфоны курьеров кассовую программу, связанную с одной из онлайн-касс магазина.

Каждому по кассе: выбираем модели мобильных онлайн-касс для курьера

На рынке сегодня масса предложений моделей мобильных касс. Если владельцы бизнеса хотят, чтобы курьеры работали без перебоев, ККТ нужно выбирать, ориентируясь на вышеуказанные критерии. Один из главных - время работы в автономном режиме, от аккумулятора. На сегодняшний день есть онлайн-кассы, которые держат заряд до 24 часов, например касса Лайтбокс 5.

Также нужно обратить внимание на то, поддерживает ли касса беспроводную связь с эквайрингом. В таком тандеме вам потребуется приобрести дополнительно к кассе мобильный терминал для приема банковских карт. Однако есть модели касс уже со встроенным эквайрингом. Мобильная онлайн- касса, которая умеет принимать банковские карты -касса Лайтбокс 5 с эквайрингом.

Эта модель работает без подключения к электроэнергии до 20 часов, имеет удобный сенсорный экран, встроенный сканер штрих-кодов и QR-кодов, термопринтер с высокой скоростью печати, внешние порты USB. К Интернету ККТ подключается через 3G. Мобильная касса Лайтбокс с приемом карт интегрирована с товароучетной системой, что делает ее одним из самых удобных решений для работы курьера.

Удобства в работе добавляет облачная товароучетная система. Например, товароучетная система кассы Лайтбокс позволяет вести единую базу товаров, что дает возможность курьеру всегда иметь актуальную информацию по наличию позиций и ценам. Кроме того, курьеру не придется создавать чек самостоятельно - оператор создает заказ в товароучетной системе и направляет в кассу. Он только распечатывает готовый чек и выдает его вместе с товаром. Так, курьер работает быстрее и не допускает ошибок. Через систему операторы контролируют работу касс и курьеров: в ней видно, когда оплачен товар или услуга, какова выручка, количество продаж и средний чек.

Товароучетная система помогает владельцам интернет-магазина и в решении других вопросов. С ее помощью можно автоматизировать складской учет, формирование заявок поставщикам, ценообразование, использование маркетинговых инструментов, создание более 40 аналитических отчетов.

Онлайн-касса в смартфоне: универсальное решение от Лайтбокс

Узнать подробнее

Это решение для организации работы службы доставки позволит вам за один день создать свою курьерскую службу, сэкономить на старте онлайн-продаж и значительно сократить ежемесячные затраты.

Для быстрой организации доставки теперь нет необходимости приобретать онлайн-кассы для каждого сотрудника, регистрировать их и оплачивать обслуживание. Установите бесплатное мобильное приложение" Касса Лайтбокс" из GooglePlay на личные смартфоны курьеров и используйте их в роли кассового аппарата. Достаточно будет приобрести пин-пады для приема денег по банковским картам и подключить их к смартфону по Bluetooth.

Если смартфон вашего сотрудника имеет функцию NFC, то и использование эквайрингового терминала может стать ненужным: достаточно будет приложить карту к экрану смартфона (пока такая схема актуальна только для некоторых моделей Samsung с функцией NFC). Заинтересовала такая технология? Дайте нам знать, мы вам расскажем подробнее.

Узнать подробнее

Все смартфоны курьеров будут подключены к одной единственной онлайн-кассе вашего магазина. Именно она и будет отправлять клиентам чеки об оплате товара на электронную почту или по SMS, одновременно отправляя все необходимые данные оператору фискальных данных (ОФД). Если у вас уже есть касса Лайтбокс, используйте её. Если пока нет ,кассу можно взять в аренду.

Но собственная доставка и смартфоны вместо мобильных онлайн-касс — это еще не всё, что может предложить вам Лайтбокс. Если вы до сих пор не решились перейти на торговлю онлайн, мы с удовольствием поможем вам сделать это. За один день команда наших специалистов развернет интернет-магазин, наполнит его вашими товарами, настроит оплату, подготовит всё для принятия заказов и поможет с привлечением клиентов.

И это не значит, что после настройки и запуска магазина мы оставим вас с ним один на один. Мы готовы оказать вам круглосуточную поддержку, помочь вам с получением квалифицированной электронной подписи (КЭП), зарегистрировать ваш интернет-магазин в ОФД, и обучить вас и ваш персонал работе с электронной торговлей.

Что будет, если не использовать онлайн-кассу?

Самый часто задаваемый вопрос на тему использования кассовой техники для курьеров и для интернет-торговли: что будет, если не вообще использовать онлайн-кассы?

КоАП предусматривает наказание за такое нарушение закона: торговлю без использования контрольно-кассовой техники:

штраф для должностного лица – от ¼ до ½ размера суммы расчета, произведенного без применения кассового аппарата (но не менее 10 000 рублей);
штраф для юридического лица – от ¾ до 1 размера суммы расчета, произведенного с использованием наличных денежных средств и/или электронных средств платежа без применения кассового аппарата (минимум 30 000 рублей);
повторное нарушение, если сумма расчетов, осуществленных без применения контрольно-кассовой техники, составила, в том числе в совокупности, 1 000 000 рублей и более дисквалификация для должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет; для ИП и юрлиц — административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Как видите, размеры штрафов и упущенная из-за наказаний выгода гораздо больше, чем затраты на приобретение и использование контрольно-кассовой техники. Поэтому соблюдайте закон, выбирайте подходящее вам решение и спокойно торгуйте в офлайне и в онлайне.