8 800 250-99-90 круглосуточно

Оформление сотрудников в ИП

Оформление сотрудников в ИП
Касса Лайтбокс
Рейтинг: 5

Как индивидуальному предпринимателю оформить наемных работников в ИП, вести кадровый учет и избежать крупных штрафов — рассказываем в этой пошаговой инструкции.

Зачем оформлять сотрудника официально

Чтобы сэкономить, некоторые ИП заключают с наемными работниками неофициальные договоры, или вообще договариваются на словах. В этом случае они не платят за сотрудника положенные взносы, а работник не уплачивает НДФЛ (налог на доход физических лиц). Оплата за работу зачастую выдается наличными, мимо кассы.

Но такое оформление незаконно, и нарушение трудового законодательства грозит предпринимателю не только штрафами и административными взысканиями, но в некоторых случаях — и уголовным преследованием.

Статья закона Ответственность ИП

ст. 5.27 Кодекса об Административных Правонарушениях РФ

Административная ответственность:
Штраф до 5000 ₽ за каждый незаключенный трудовой договор или приостановление деятельности до 90 дней. При повторном нарушении в течение года сумма штрафа может вырасти до 20 000 ₽ за один договор

ст. 122 Налогового Кодекса РФ

Полное взыскание всех налогов и взносов, которые не были уплачены. Штраф составляет 40% от суммы недоимки

ст. 198 Уголовного кодекса РФ

Уголовная ответственность:
При недоимке больше 2,7 млн рублей в совокупности за три года подряд — штраф от 100 000 ₽, исправительные работы или лишение свободы до 1 года

Чтобы избежать таких грозных санкций, лучше всего сразу оформлять работников по закону: заключать с ними трудовые договоры. Кроме того, официальные трудовые взаимоотношения помогают четко выстроить обязанности между работодателем и наемным сотрудником и обозначить границы ответственности в случае каких-то спорных вопросов или конфликтов.

В Лайтбокс мы бесплатно зарегистрируем ИП. Поможем выбрать коды ОКВЭД и систему налогообложения — зарегистрируем ИП онлайн, без похода в налоговую. Оставьте заявку, наш специалист свяжется с вами в ближайшее рабочее время.

Оставить заявку

Сколько сотрудников может нанять ИП

Количество наемных сотрудников для ИП ограничивается тем налоговым режимом, который использует предприниматель. Так, например, ИП, применяющий упрощенную систему (УСН), может нанять не более 100 работников. Предприниматель, работающий на патентной системе (ПСН) — не более 15. Общая система (ОСНО) позволяет ИП нанимать неограниченное количество персонала.

Предприниматели, рассчитывающие на государственную поддержку малых и микропредприятий, должны иметь ввиду: малым считается предприятие с численностью сотрудников менее 100 работников. Микропредприятие — до 15 человек.

Что выбрать: трудовой договор или договор ГПХ

Для оформления сотрудника у ИП есть два варианта: заключить трудовой договор или составить с ним договор гражданско-правового характера (ГПХ).

  • Трудовой договор оформляется, если вы нанимаете сотрудника на постоянную работу, берёте в штат. В нем прописываются права и обязанности работника и работодателя, указывается срок действия договора,условия его расторжения и продления.

    Работодатель разрабатывает для сотрудника утвержденные инструкции, регулярно выплачивает зарплату в определенные договором даты, отчисляет страховые взносы и удерживает НДФЛ как налоговый агент. ИП также оплачивает работнику больничные листы и ежегодный отпуск.

  • Договор ГПХ подойдет, когда вы нанимаете рабочих для выполнения каких-то разовых работ. Например, строительство дома, разовая перевозка товара или написание определенного количества текстов для сайта. Вы прописываете в договоре конкретную услугу или список обязанностей , размер вознаграждения за этот объем и сроки исполнения.

    При заключении гражданско-правовых договоров работодатель не оплачивает отпуск и не делает никаких других отчислений в фонды . Также на ГПХ ИП не оставляет запись в трудовой книжке.

Некоторые ИП оформляют постоянных сотрудников на работу по договору ГПХ, чтобы не платить взносы в фонды. Если налоговая инспекция обнаружит такое нарушение трудовых отношений, ИП грозит штраф в размере до 20 000 за каждого неправильно оформленного работника. Плюс придется уплатить все недоимки в ФСС и налоговую за весь период неправильного оформления.

Как правильно оформить сотрудника в ИП

Для того чтобы правильно, по закону оформить сотрудника на работу, предпринимателю необходимо сделать несколько обязательных дел.

  • Составить штатное расписание

  • Составить трудовой договор

  • Оформить приказ о приеме на работу

  • Сделать запись в трудовой книжке, если она есть у работника

  • Заполнить личную карточку работника

  • Зарегистрироваться в едином Фонде пенсионного и социального страхования РФ России (СФР). Давайте разберем каждый пункт этого чек-листа подробнее.

Как составить штатное расписание

Если ИП еще нет наемных сотрудников, необходимо создать штатное расписание — документ, отражающий кадровую структуру компании: должности, подразделения, оклады и т.д.

В штатном расписании обязательно должны присутствовать следующие разделы:

  • Наименование работодателя — ФИО ИП полностью и код ОКПО. Это код, присвоенный ИП Росстатом на основании регистрационных данных о. Чтобы узнать свой код, нужно ввести свой ИНН или ОГРНИП на сайте Росстата.

  • Названия подразделений компании, если они есть.

  • Номер подразделения. Номер назначает сам ИП так, как ему удобно. Например, 01 — бухгалтерия, 02 — юридический отдел, 03 — отдел продаж.

  • Код должности. Его можно узнать в Общероссийском классификаторе занятий.

  • Количество работников на этой должности. Здесь можно указать не целое число, а например, 0,5, если вы нанимаете сотрудника на полставки.

  • Оклад и надбавки. Оклад штатного сотрудника не должен быть ниже минимального размера оплаты труда, действующего в вашем регионе. Актуальный МРОТ можно узнать в местных органах управления или в налоговой службе по месту жительства.

  • Итоговая сумма зарплаты сотрудника.

Штатное расписание оформляется в виде таблицы. Унифицированный шаблон штатного расписания (форма N T-3) можно скачать здесь.

Сам индивидуальный предприниматель в штатное расписание не вписывается: закон не считает его работником в собственном бизнесе.

Для того, чтобы штатное расписание вступило в силу, ИП должен издать официальный приказ. В нем указывается дата вступления штатного расписания в действие, дата его утверждения и лицо, ответственное за исполнение этого самого расписания (обычно это сам ИП).

Как составить трудовой договор для сотрудника ИП

Трудовой договор — это основной документ, который регулирует права и обязанности работодателя и сотрудника. Для того, чтобы составить трудовой договор, необходимо запросить у будущего работника следующие обязательные документы:

  • Действительный паспорт

  • СНИЛС (если нет — получить в пенсионном фонде)

  • ИНН

  • Трудовую книжку

Кроме обязательных, могут потребоваться и некоторые дополнительные документы, которых требует специфика работы. Например, санитарная или медицинская книжка для работников общепита, дипломы об образовании (например, диплом педагога в образовательный центр), водительские права и т.д.

Договор должен быть правильно оформлен. Обычно ИП пользуются стандартными шаблонами договоров, вписывая в них только ФИО и другие данные работников. Например, типовую форму трудового договора для ИП микропредприятий можно скачать здесь.

Что обязательно должно быть указано в трудовом договоре?

  • персональные данные сотрудника: ФИО и паспортные данные;

  • информация о работодателе — официальное наименование ИП, и его реквизиты;

  • дата и место заключения договора;

  • дата окончания действия срока договора;

  • адрес места работы, если основной офис находится по одному адресу, а работать сотруднику придется по другому адресу;

  • должность, профессия, специальность;

  • дата выхода сотрудника на работу;

  • условия оплаты труда — оклад, премия, дополнительные бонусы и т.д.

  • порядок выплат: даты выплаты зарплаты и аванса, куда она перечисляется, каким образом выдается;

  • режим работы и отдыха;

  • гарантии и компенсация за опасные условия труда или вредную работу, если профессия их предусматривает;

  • раздел о государственном обязательном социальное страховании работника;

  • характер работы: стационарная работа, разъездная, смешанная и т.д.

  • условия труда на рабочем месте: если присутствуют вредные или опасные условия работы, необходимо это указать.

Договор составляется в двух экземплярах, и подписывается обеими сторонами: сотрудником и работодателем. Один экземпляр хранится у ИП, второй выдается на руки работнику. После подписания договора издается приказ о приеме сотрудника на работу.

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу — это документ, на основании которого делается запись в трудовой книжке сотрудника и заводится его личная карточка. Скачать типовой шаблон приказа можно здесь.

Работник должен обязательно ознакомиться с приказом под роспись.

Записи в трудовой книжке

Сегодня работникам, устраивающимся на работу к ИП, нет необходимости заполнять бумажную трудовую книжку, можно выбрать электронный формат.

С 2023 года самостоятельный отчет СЗВ-ТД, на основании которого формировались электронные трудовые книжки, отменили. Но у работодателей по-прежнему есть обязанность подавать сведения о трудовой деятельности работников. Только теперь эти сведения вошли в Единый отчет (ЕФС-1), который нужно сдавать в Фонд пенсионного и социального страхования.

Раздел «Сведения о трудовой (иной) деятельности» отчета ЕФС-1 (аналог СЗВ-ТД с 2023 года) заполняют и сдают ИП, у которых есть сотрудники по трудовым договорам или исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПД). Форму отчета можно скачать здесь.

Отчет нужно подавать в Фонд пенсионного и социального страхования (Социальный фонд, СФР) по месту регистрации.

Сроки сдачи подразделов 1 и 1.1 формы ЕФС-1 зависят от мероприятия, которое отражаете в отчете. Информацию о дедлайнах привели в таблице.

Срок сдачи Мероприятие

Следующий рабочий день за датой приказа или датой трудового договора, если не составляете приказы о приеме

Прием, увольнение.

Приостановление, возобновление трудового договора.

Следующий рабочий день за датой заключения/прекращения ГПД

Заключение или прекращение ГПД

25 число по итогам месяца, в котором издан приказ, подано заявление

Прочие кадровые мероприятия (перевод, переименование и т.д.), подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки

Личная карточка сотрудника ИП

Личная карточка — это документ, в котором содержится краткая информация о сотруднике предприятия. Это обязательный документ, так что заводить его на каждого работника придётся, даже если ИП работает в формате микропредприятия. За отсутствие личных карточек можно заработать штраф до 5000 рублей на каждого сотрудника без карточки.

Какие данные вносятся в карточку работника:

  • ФИО сотрудника,

  • ИНН и СНИЛС,

  • дата и место рождения,

  • данные об образовании,

  • данные о трудовом стаже

Шаблон личной карточки можно скачать здесь.

Регистрация в фондах

До 2023 года после оформления первого наемного сотрудника ИП обязан был зарегистрироваться в фонде социального страхования, пенсионном фонде и фонде медицинского страхования.

С 1 января 2023 года Пенсионный фонд России (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) объединяются в единый Фонд пенсионного и социального страхования РФ, иначе – социальный фонд России (СФР). Основание – Федеральный закон № 236-ФЗ.

Способы регистрации в СФР

Документы, необходимые для регистрации в СФР, можно представить:

  • электронно — через «Госуслуги» с ЭЦП;

  • на бумаге — в СФР, через МФЦ или по почте.

При личном посещении фонда или МФЦ нужен паспорт либо иной документ, удостоверяющий личность. Подать документы может и уполномоченный представитель. Тогда нужен документ, удостоверяющий его личность, а также доверенность

Какие налоги и взносы необходимо уплачивать ИП за сотрудников

С 1 января 2023 года все ИП должны перечислить налоги и взносы единым налоговым платежом, ЕНП, на единый налоговый счет — ЕНС. Несколько платежей можно перевести одной платежкой с одинаковыми реквизитами. Подробнее о ЕНП мы писали в этой статье.

Налоговая списывает деньги с ЕНС в уплату конкретного налога или взноса на основании отчетности ИП или по уведомлениям от него: если отчетность подается позже срока внесения платежа или ее нет вовсе.

Уведомление нужно подать до 25-го числа месяца крайнего срока уплаты налога или взносов — тогда деньги с ЕНС спишутся 28-го числа того же месяца. Если уведомления не будет, налоговая не сможет определить сумму налога или взносов и начислит пени.

При расчете взносов за сотрудников легко ошибиться, поэтому лучше сразу поручить это бухгалтеру.

Как Лайтбокс упрощает ведение бизнеса

Если ИП с сотрудниками ведет расчеты с физическими лицами, по закону нужно использовать онлайн-кассу.

При этом оптимальное решение для предпринимателя — это кассовое оборудование, которое не только выполняет стандартные функции, но и упрощает ведение бизнеса.

Например, касса Лайтбокс автоматизирует все торговые операции:

  • касса подсчитывает стоимость покупки, скидки, сдачу;

  • предусмотрена смешанная оплата — кассир может принять оплату по одному чеку и наличными, и картой;

  • есть функция «отложенный чек» — кассиру не надо задерживать очередь или отменять покупку забывчивого клиента, который вернулся в торговый зал;

  • есть специальные возможности для курьеров, сферы услуг, а также панель для продажи билетов

  • обеспечивает полный цикл работы с ЕГАИС и маркированными товарами в режиме “одного окна”, так как кассовое оборудование — уже интегрировано с ЭДО

  • поддерживает оплату по СБП со ставкой 0,4-1%

  • контролирует деньги в кассе, ведет учет остатков, составляет отчеты по продажам.

Мы предлагаем онлайн-кассы в аренду за 900 руб./мес и в рассрочку под 0%. Оставьте заявку, наши специалисты подробнее расскажут вам об условиях.

Оставить заявку

С приемом сотрудников на работу, у руководителя появляется новый круг обязанностей. Благодаря интеграции онлайн-касс Лайтбокс с сервисом «Мое дело» ведение кадровой, бухгалтерской и налоговой отчетности будет занимать минимум времени, и вы сможете сконцентрировать свои силы на масштабировании бизнеса.

Возможности сервиса:

  • автоматически рассчитывает заработную плату, больничные, отпускные и взносы за сотрудников в СФР, ФОМС, ФСС;

  • составляет налоговые отчеты и отправляет данных в ФНС и СФР;

  • вовремя напоминает о сроках сдачи отчетов и перечисления налогов и взносов;

  • автоматически составляет отчеты на основе заведенной первичной документации;

  • защищает от штрафов за счет полной автоматизации бухгалтерской отчетности;

  • упрощает работу с маркированными товарами (системы ЕГАИС и Честный знак);

  • автоматизирует учет стандартных операций;

  • формирует бухгалтерские проводки, ведет учет доходов и расходов;

  • отправляет платежные документы в банк и передает банковские выписки в сервис;

  • автоматически распределяет суммы на доходы и расходы;

  • составляет первичные документы для отправки контрагентам;

  • ведет анализ финансовых показателей.

Остались вопросы? Оставьте заявку. И наши специалисты бесплатно проконсультируют вас.

Оставить заявку


Дата публикации: 14.03.2023




Оценить:
касса за полцены
Лайтбокс 5 и 7 за 6 500 руб
только в декабре
Аренда
Готовые решения для торговли подакцизными товарами
Касса для продажи, программа учета, фискальный накопитель, активация и регистрация в налоговой.
Регистрация ИП и ООО в ФНС
Регистрация ИП и ООО в ФНС
Под ключ. Без походов в налоговую и МФЦ. Без госпошлины
Аренда
Два месяцааренды кассы за полцены
Арендуйте кассу Лайтбокс и платите за нее в два раза меньше
Эквайринг
Экономьте на эквайринге
Безналичный расчет через СБП на кассе Лайтбокс со ставкой 0,4-0,7%

Читайте также


Сервис бесплатной поддержки начинающих предпринимателей
Наш сервис поддержки предпринимателей помогает начинающим предпринимателям на безвозмездной основе. Мы предоставляем всем субъектам МСП полезную информацию, которая помогает построить успешный бизнес.
Касса для магазина в аренду
54-ФЗ не обязывает покупать кассу, можно работать и на арендованной. Рассказываем, на что обратить внимание, когда вы выбираете онлайн-кассу в аренду для торговых точек офлайн и интернет-магазинов.
Нужна ли касса для торговли на рынке?
В законе о кассах столько тонкостей, что многие предприниматели уже запутались, кому можно работать без кассы, а кому нет. Если кассу все-таки придется покупать, то какую выбрать для рыночной торговли. Давайте разбираться.
Что выгоднее: аренда или покупка онлайн-кассы?
54-ФЗ обязывает большинство владельцев бизнеса установить онлайн-кассу, но при этом не требует ее покупать. Кассовое оборудование можно взять в аренду.
Розничная торговля продуктами питания
Если вы планируете заняться розничной торговлей пищевыми продуктами, внимательно читайте нашу статью. Мы расскажем о регистрации бизнеса, выборе налогового режима, правилах продажи продовольственных товаров. В конце статьи лайфхак ─ как сэкономить время и решить большинство задач в режиме «одно окно».

Подпишитесь и будьте в курсе последних новостей по 54-ФЗ

Один раз в месяц будем присылать подборку лучших материалов.
Спасибо
Вы успешно оформили подписку!
Получить консультацию
Спасибо за заявку!
Мы позвоним вам в ближайшее рабочее время: с 8.00 до 20.00 по Мск
Хотите получить наше лучшее предложение по цене?

Укажите Ваш контактный телефон и засекайте время!

Спасибо за заявку!
Мы позвоним вам в ближайшее рабочее время: с 8.00 до 20.00 по Мск
Выберите ваше местоположение
Выберите ваше
местоположение
Стать партнером
Регистрация на мероприятие
Оставить свой отзыв

Ваши контактные данные (e-mail и телефон) не будут публиковаться
или передаваться третьим лицам

Спасибо за обратную связь!
Вы помогаете нам стать лучше!
Благодарим вас за обращение в техподдержку Лайтбокс Кассы.
Постараемся ответить вам как можно быстрее.