Оформление сотрудников в ИП

Как индивидуальному предпринимателю оформить наемных работников в ИП, вести кадровый учет и избежать крупных штрафов — рассказываем в этой пошаговой инструкции.

Зачем оформлять сотрудника официально

Чтобы сэкономить, некоторые ИП заключают с наемными работниками неофициальные договоры, или вообще договариваются на словах. В этом случае они не платят за сотрудника положенные взносы, а работник не уплачивает НДФЛ (налог на доход физических лиц). Оплата за работу зачастую выдается наличными, мимо кассы.

Но такое оформление незаконно, и нарушение трудового законодательства грозит предпринимателю не только штрафами и административными взысканиями, но в некоторых случаях — и уголовным преследованием.

Чтобы избежать таких грозных санкций, лучше всего сразу оформлять работников по закону: заключать с ними трудовые договоры. Кроме того, официальные трудовые взаимоотношения помогают четко выстроить обязанности между работодателем и наемным сотрудником и обозначить границы ответственности в случае каких-то спорных вопросов или конфликтов.

Оставить заявку

Сколько сотрудников может нанять ИП

Количество наемных сотрудников для ИП ограничивается тем налоговым режимом, который использует предприниматель. Так, например, ИП, применяющий упрощенную систему (УСН), может нанять не более 100 работников. Предприниматель, работающий на патентной системе (ПСН) — не более 15. Общая система (ОСНО) позволяет ИП нанимать неограниченное количество персонала.

Что выбрать: трудовой договор или договор ГПХ

Для оформления сотрудника у ИП есть два варианта: заключить трудовой договор или составить с ним договор гражданско-правового характера (ГПХ).

• Трудовой договор оформляется, если вы нанимаете сотрудника на постоянную работу, берёте в штат. В нем прописываются права и обязанности работника и работодателя, указывается срок действия договора,условия его расторжения и продления.
  
  Работодатель разрабатывает для сотрудника утвержденные инструкции, регулярно выплачивает зарплату в определенные договором даты, отчисляет страховые взносы и удерживает НДФЛ как налоговый агент. ИП также оплачивает работнику больничные листы и ежегодный отпуск.

• Договор ГПХ подойдет, когда вы нанимаете рабочих для выполнения каких-то разовых работ. Например, строительство дома, разовая перевозка товара или написание определенного количества текстов для сайта. Вы прописываете в договоре конкретную услугу или список обязанностей , размер вознаграждения за этот объем и сроки исполнения.
  
  При заключении гражданско-правовых договоров работодатель не оплачивает отпуск и не делает никаких других отчислений в фонды . Также на ГПХ ИП не оставляет запись в трудовой книжке.

Как правильно оформить сотрудника в ИП

Для того чтобы правильно, по закону оформить сотрудника на работу, предпринимателю необходимо сделать несколько обязательных дел.

• Составить штатное расписание

• Составить трудовой договор

• Оформить приказ о приеме на работу

• Сделать запись в трудовой книжке, если она есть у работника

• Заполнить личную карточку работника

• Зарегистрироваться в едином Фонде пенсионного и социального страхования РФ России (СФР). Давайте разберем каждый пункт этого чек-листа подробнее.

Как составить штатное расписание

Если ИП еще нет наемных сотрудников, необходимо создать штатное расписание — документ, отражающий кадровую структуру компании: должности, подразделения, оклады и т.д.

В штатном расписании обязательно должны присутствовать следующие разделы:

• Наименование работодателя — ФИО ИП полностью и код ОКПО. Это код, присвоенный ИП Росстатом на основании регистрационных данных о. Чтобы узнать свой код, нужно ввести свой ИНН или ОГРНИП на сайте Росстата.

• Названия подразделений компании, если они есть.

• Номер подразделения. Номер назначает сам ИП так, как ему удобно. Например, 01 — бухгалтерия, 02 — юридический отдел, 03 — отдел продаж.

• Код должности. Его можно узнать в Общероссийском классификаторе занятий.

• Количество работников на этой должности. Здесь можно указать не целое число, а например, 0,5, если вы нанимаете сотрудника на полставки.

• Оклад и надбавки. Оклад штатного сотрудника не должен быть ниже минимального размера оплаты труда, действующего в вашем регионе. Актуальный МРОТ можно узнать в местных органах управления или в налоговой службе по месту жительства.

• Итоговая сумма зарплаты сотрудника.

Штатное расписание оформляется в виде таблицы. Унифицированный шаблон штатного расписания (форма N T-3) можно скачать здесь.

Для того, чтобы штатное расписание вступило в силу, ИП должен издать официальный приказ. В нем указывается дата вступления штатного расписания в действие, дата его утверждения и лицо, ответственное за исполнение этого самого расписания (обычно это сам ИП).

Как составить трудовой договор для сотрудника ИП

Трудовой договор — это основной документ, который регулирует права и обязанности работодателя и сотрудника. Для того, чтобы составить трудовой договор, необходимо запросить у будущего работника следующие обязательные документы:

• Действительный паспорт

• СНИЛС (если нет — получить в пенсионном фонде)

• ИНН

• Трудовую книжку

Кроме обязательных, могут потребоваться и некоторые дополнительные документы, которых требует специфика работы. Например, санитарная или медицинская книжка для работников общепита, дипломы об образовании (например, диплом педагога в образовательный центр), водительские права и т.д.

Договор должен быть правильно оформлен. Обычно ИП пользуются стандартными шаблонами договоров, вписывая в них только ФИО и другие данные работников. Например, типовую форму трудового договора для ИП микропредприятий можно скачать здесь.

Что обязательно должно быть указано в трудовом договоре?

• персональные данные сотрудника: ФИО и паспортные данные;

• информация о работодателе — официальное наименование ИП, и его реквизиты;

• дата и место заключения договора;

• дата окончания действия срока договора;

• адрес места работы, если основной офис находится по одному адресу, а работать сотруднику придется по другому адресу;

• должность, профессия, специальность;

• дата выхода сотрудника на работу;

• условия оплаты труда — оклад, премия, дополнительные бонусы и т.д.

• порядок выплат: даты выплаты зарплаты и аванса, куда она перечисляется, каким образом выдается;

• режим работы и отдыха;

• гарантии и компенсация за опасные условия труда или вредную работу, если профессия их предусматривает;

• раздел о государственном обязательном социальное страховании работника;

• характер работы: стационарная работа, разъездная, смешанная и т.д.

• условия труда на рабочем месте: если присутствуют вредные или опасные условия работы, необходимо это указать.

Договор составляется в двух экземплярах, и подписывается обеими сторонами: сотрудником и работодателем. Один экземпляр хранится у ИП, второй выдается на руки работнику. После подписания договора издается приказ о приеме сотрудника на работу.

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу — это документ, на основании которого делается запись в трудовой книжке сотрудника и заводится его личная карточка. Скачать типовой шаблон приказа можно здесь.

Работник должен обязательно ознакомиться с приказом под роспись.

Записи в трудовой книжке

Сегодня работникам, устраивающимся на работу к ИП, нет необходимости заполнять бумажную трудовую книжку, можно выбрать электронный формат.

Раздел «Сведения о трудовой (иной) деятельности» отчета ЕФС-1 (аналог СЗВ-ТД с 2023 года) заполняют и сдают ИП, у которых есть сотрудники по трудовым договорам или исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПД). Форму отчета можно скачать здесь.

Отчет нужно подавать в Фонд пенсионного и социального страхования (Социальный фонд, СФР) по месту регистрации.

Сроки сдачи подразделов 1 и 1.1 формы ЕФС-1 зависят от мероприятия, которое отражаете в отчете. Информацию о дедлайнах привели в таблице.

Личная карточка сотрудника ИП

Личная карточка — это документ, в котором содержится краткая информация о сотруднике предприятия. Это обязательный документ, так что заводить его на каждого работника придётся, даже если ИП работает в формате микропредприятия. За отсутствие личных карточек можно заработать штраф до 5000 рублей на каждого сотрудника без карточки.

Какие данные вносятся в карточку работника:

• ФИО сотрудника,

• ИНН и СНИЛС,

• дата и место рождения,

• данные об образовании,

• данные о трудовом стаже

Шаблон личной карточки можно скачать здесь.

Регистрация в фондах

До 2023 года после оформления первого наемного сотрудника ИП обязан был зарегистрироваться в фонде социального страхования, пенсионном фонде и фонде медицинского страхования.

С 1 января 2023 года Пенсионный фонд России (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) объединяются в единый Фонд пенсионного и социального страхования РФ, иначе – социальный фонд России (СФР). Основание – Федеральный закон № 236-ФЗ.

Способы регистрации в СФР

Документы, необходимые для регистрации в СФР, можно представить:

• электронно — через «Госуслуги» с ЭЦП;

• на бумаге — в СФР, через МФЦ или по почте.

При личном посещении фонда или МФЦ нужен паспорт либо иной документ, удостоверяющий личность. Подать документы может и уполномоченный представитель. Тогда нужен документ, удостоверяющий его личность, а также доверенность

Какие налоги и взносы необходимо уплачивать ИП за сотрудников

С 1 января 2023 года все ИП должны перечислить налоги и взносы единым налоговым платежом, ЕНП, на единый налоговый счет — ЕНС. Несколько платежей можно перевести одной платежкой с одинаковыми реквизитами. Подробнее о ЕНП мы писали в этой статье.

Налоговая списывает деньги с ЕНС в уплату конкретного налога или взноса на основании отчетности ИП или по уведомлениям от него: если отчетность подается позже срока внесения платежа или ее нет вовсе.

Уведомление нужно подать до 25-го числа месяца крайнего срока уплаты налога или взносов — тогда деньги с ЕНС спишутся 28-го числа того же месяца. Если уведомления не будет, налоговая не сможет определить сумму налога или взносов и начислит пени.

При расчете взносов за сотрудников легко ошибиться, поэтому лучше сразу поручить это бухгалтеру.

Как Лайтбокс упрощает ведение бизнеса

Если ИП с сотрудниками ведет расчеты с физическими лицами, по закону нужно использовать онлайн-кассу.

При этом оптимальное решение для предпринимателя — это кассовое оборудование, которое не только выполняет стандартные функции, но и упрощает ведение бизнеса.

Например, касса Лайтбокс автоматизирует все торговые операции:

• касса подсчитывает стоимость покупки, скидки, сдачу;

• предусмотрена смешанная оплата — кассир может принять оплату по одному чеку и наличными, и картой;

• есть функция «отложенный чек» — кассиру не надо задерживать очередь или отменять покупку забывчивого клиента, который вернулся в торговый зал;

• есть специальные возможности для курьеров, сферы услуг, а также панель для продажи билетов

• обеспечивает полный цикл работы с ЕГАИС и маркированными товарами в режиме “одного окна”, так как кассовое оборудование — уже интегрировано с ЭДО

• поддерживает оплату по СБП со ставкой 0,4-1%

• контролирует деньги в кассе, ведет учет остатков, составляет отчеты по продажам.

Мы предлагаем онлайн-кассы в аренду за 900 руб./мес и в рассрочку под 0%. Оставьте заявку, наши специалисты подробнее расскажут вам об условиях.

Оставить заявку

С приемом сотрудников на работу, у руководителя появляется новый круг обязанностей. Благодаря интеграции онлайн-касс Лайтбокс с сервисом «Мое дело» ведение кадровой, бухгалтерской и налоговой отчетности будет занимать минимум времени, и вы сможете сконцентрировать свои силы на масштабировании бизнеса.

Возможности сервиса:

• автоматически рассчитывает заработную плату, больничные, отпускные и взносы за сотрудников в СФР, ФОМС, ФСС;

• составляет налоговые отчеты и отправляет данных в ФНС и СФР;

• вовремя напоминает о сроках сдачи отчетов и перечисления налогов и взносов;

• автоматически составляет отчеты на основе заведенной первичной документации;

• защищает от штрафов за счет полной автоматизации бухгалтерской отчетности;

• упрощает работу с маркированными товарами (системы ЕГАИС и Честный знак);

• автоматизирует учет стандартных операций;

• формирует бухгалтерские проводки, ведет учет доходов и расходов;

• отправляет платежные документы в банк и передает банковские выписки в сервис;

• автоматически распределяет суммы на доходы и расходы;

• составляет первичные документы для отправки контрагентам;

• ведет анализ финансовых показателей.

Дата публикации: 14.03.2023