Как индивидуальному предпринимателю оформить наемных работников в ИП, вести кадровый учет и избежать крупных штрафов — рассказываем в этой пошаговой инструкции.
Зачем оформлять сотрудника официально
Чтобы сэкономить, некоторые ИП заключают с наемными работниками неофициальные договоры, или вообще договариваются на словах. В этом случае они не платят за сотрудника положенные взносы, а работник не уплачивает НДФЛ (налог на доход физических лиц). Оплата за работу зачастую выдается наличными, мимо кассы.
Но такое оформление незаконно, и нарушение трудового законодательства грозит предпринимателю не только штрафами и административными взысканиями, но в некоторых случаях — и уголовным преследованием.
| Статья закона | Ответственность ИП |
ст. 5.27 Кодекса об Административных Правонарушениях РФ |
Административная ответственность: |
ст. 122 Налогового Кодекса РФ |
Полное взыскание всех налогов и взносов, которые не были уплачены. Штраф составляет 40% от суммы недоимки |
ст. 198 Уголовного кодекса РФ |
Уголовная ответственность: |
Чтобы избежать таких грозных санкций, лучше всего сразу оформлять работников по закону: заключать с ними трудовые договоры. Кроме того, официальные трудовые взаимоотношения помогают четко выстроить обязанности между работодателем и наемным сотрудником и обозначить границы ответственности в случае каких-то спорных вопросов или конфликтов.
В Лайтбокс мы бесплатно зарегистрируем ИП. Поможем выбрать коды ОКВЭД и систему налогообложения — зарегистрируем ИП онлайн, без похода в налоговую. Оставьте заявку, наш специалист свяжется с вами в ближайшее рабочее время.
Сколько сотрудников может нанять ИП
Количество наемных сотрудников для ИП ограничивается тем налоговым режимом, который использует предприниматель. Так, например, ИП, применяющий упрощенную систему (УСН), может нанять не более 100 работников. Предприниматель, работающий на патентной системе (ПСН) — не более 15. Общая система (ОСНО) позволяет ИП нанимать неограниченное количество персонала.
Предприниматели, рассчитывающие на государственную поддержку малых и микропредприятий, должны иметь ввиду: малым считается предприятие с численностью сотрудников менее 100 работников. Микропредприятие — до 15 человек.
Что выбрать: трудовой договор или договор ГПХ
Для оформления сотрудника у ИП есть два варианта: заключить трудовой договор или составить с ним договор гражданско-правового характера (ГПХ).
Трудовой договор оформляется, если вы нанимаете сотрудника на постоянную работу, берёте в штат. В нем прописываются права и обязанности работника и работодателя, указывается срок действия договора,условия его расторжения и продления.
Работодатель разрабатывает для сотрудника утвержденные инструкции, регулярно выплачивает зарплату в определенные договором даты, отчисляет страховые взносы и удерживает НДФЛ как налоговый агент. ИП также оплачивает работнику больничные листы и ежегодный отпуск.Договор ГПХ подойдет, когда вы нанимаете рабочих для выполнения каких-то разовых работ. Например, строительство дома, разовая перевозка товара или написание определенного количества текстов для сайта. Вы прописываете в договоре конкретную услугу или список обязанностей , размер вознаграждения за этот объем и сроки исполнения.
При заключении гражданско-правовых договоров работодатель не оплачивает отпуск и не делает никаких других отчислений в фонды . Также на ГПХ ИП не оставляет запись в трудовой книжке.
Некоторые ИП оформляют постоянных сотрудников на работу по договору ГПХ, чтобы не платить взносы в фонды. Если налоговая инспекция обнаружит такое нарушение трудовых отношений, ИП грозит штраф в размере до 20 000 за каждого неправильно оформленного работника. Плюс придется уплатить все недоимки в ФСС и налоговую за весь период неправильного оформления.
Как правильно оформить сотрудника в ИП
Для того чтобы правильно, по закону оформить сотрудника на работу, предпринимателю необходимо сделать несколько обязательных дел.
Составить штатное расписание
Составить трудовой договор
Оформить приказ о приеме на работу
Сделать запись в трудовой книжке, если она есть у работника
Заполнить личную карточку работника
Зарегистрироваться в едином Фонде пенсионного и социального страхования РФ России (СФР). Давайте разберем каждый пункт этого чек-листа подробнее.
Как составить штатное расписание
Если ИП еще нет наемных сотрудников, необходимо создать штатное расписание — документ, отражающий кадровую структуру компании: должности, подразделения, оклады и т.д.
В штатном расписании обязательно должны присутствовать следующие разделы:
Наименование работодателя — ФИО ИП полностью и код ОКПО. Это код, присвоенный ИП Росстатом на основании регистрационных данных о. Чтобы узнать свой код, нужно ввести свой ИНН или ОГРНИП на сайте Росстата.
Названия подразделений компании, если они есть.
Номер подразделения. Номер назначает сам ИП так, как ему удобно. Например, 01 — бухгалтерия, 02 — юридический отдел, 03 — отдел продаж.
Код должности. Его можно узнать в Общероссийском классификаторе занятий.
Количество работников на этой должности. Здесь можно указать не целое число, а например, 0,5, если вы нанимаете сотрудника на полставки.
Оклад и надбавки. Оклад штатного сотрудника не должен быть ниже минимального размера оплаты труда, действующего в вашем регионе. Актуальный МРОТ можно узнать в местных органах управления или в налоговой службе по месту жительства.
Итоговая сумма зарплаты сотрудника.
Штатное расписание оформляется в виде таблицы. Унифицированный шаблон штатного расписания (форма N T-3) можно скачать здесь.
Сам индивидуальный предприниматель в штатное расписание не вписывается: закон не считает его работником в собственном бизнесе.
Для того, чтобы штатное расписание вступило в силу, ИП должен издать официальный приказ. В нем указывается дата вступления штатного расписания в действие, дата его утверждения и лицо, ответственное за исполнение этого самого расписания (обычно это сам ИП).
Как составить трудовой договор для сотрудника ИП
Трудовой договор — это основной документ, который регулирует права и обязанности работодателя и сотрудника. Для того, чтобы составить трудовой договор, необходимо запросить у будущего работника следующие обязательные документы:
Действительный паспорт
СНИЛС (если нет — получить в пенсионном фонде)
ИНН
Трудовую книжку
Кроме обязательных, могут потребоваться и некоторые дополнительные документы, которых требует специфика работы. Например, санитарная или медицинская книжка для работников общепита, дипломы об образовании (например, диплом педагога в образовательный центр), водительские права и т.д.
Договор должен быть правильно оформлен. Обычно ИП пользуются стандартными шаблонами договоров, вписывая в них только ФИО и другие данные работников. Например, типовую форму трудового договора для ИП микропредприятий можно скачать здесь.
Что обязательно должно быть указано в трудовом договоре?
персональные данные сотрудника: ФИО и паспортные данные;
информация о работодателе — официальное наименование ИП, и его реквизиты;
дата и место заключения договора;
дата окончания действия срока договора;
адрес места работы, если основной офис находится по одному адресу, а работать сотруднику придется по другому адресу;
должность, профессия, специальность;
дата выхода сотрудника на работу;
условия оплаты труда — оклад, премия, дополнительные бонусы и т.д.
порядок выплат: даты выплаты зарплаты и аванса, куда она перечисляется, каким образом выдается;
режим работы и отдыха;
гарантии и компенсация за опасные условия труда или вредную работу, если профессия их предусматривает;
раздел о государственном обязательном социальное стра