Нужна ли онлайн-касса для интернет-магазина?

Интернет-магазин — это тоже точка розничной торговли, хоть и виртуальная. И его, так же, как и любую другую торговую точку, федеральный закон 54-ФЗ обязывает отчитываться перед налоговыми органами, передавая информацию ОФД с помощью онлайн-касс.

На первый взгляд всё просто. Но на второй, более пристальный взгляд, здесь остается много вопросов:

• Каким интернет-магазинам можно работать без кассы?

• Как выбрать, и где должна быть установлена ККТ для интернет-магазина?

• Как подключить онлайн-кассу к интернет-сайту?

• Как принимать оплату и выдавать чек покупателю, как организовать передачу данных ОФД?

В нашей статье мы вместе с вами найдем ответы на все эти вопросы.

54-ФЗ: требования к интернет-магазинам

Использовать в работе онлайн-кассы интернет-магазины были обязаны еще с 1 июля 2017 года. До 1 июля 2018 года работать без онлайн-кассы позволялось интернет-магазинам, которые использовали в расчетах только электронные платежи (Яндекс Деньги, Qiwi, WebMoney и т.д.).

Теперь же устанавливать онлайн-кассу и проводить все операции через нее обязаны все интернет-магазины. Вне зависимости от того, как был оплачен товар, клиенту должен быть выдан чек в электронной или печатной форме, а данные отправлены в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).

Кроме того, некоторые категории товаров подлежат обязательной маркировке. Речь идет об обуви и одежде, обязательная маркировка которых началась в России с 1 июля (обувь) и 1 декабря 2019 года (одежда, фототехника, парфюмерия и др.). Проводить маркировку товара без онлайн-касс и специальных приложений по документообороту будет невозможно.

В некоторых случаях закон 54-ФЗ дает возможность передать ответственность за выдачу чека платежному агенту (например, курьерской службе, доставляющей товар покупателю). Во всех остальных случаях оформить чек должен интернет-магазин в момент оплаты товара. Рассмотрим более подробно в этой статье.

Получить бесплатную консультацию

Как выдавать чеки онлайн-магазинам?

Оплатить товар клиент может двумя способами:

• наличными или банковской картой (курьеру при доставке);

• безналичным, непосредственно в интернет-магазине во время заказа (все остальные удаленные способы, включая электронные деньги, платежи на расчетный счет и т.д.).

Заказать услугу

Оплата наличными во время доставки курьером

Здесь есть два варианта:

1. когда товар доставляет курьер собственной службы доставки

2. или сотрудник сторонней компании по доставке.

В первом случае всё просто. Ваш курьер принимает деньги у покупателя (наличные или карточкой) и проводит платеж, используя мобильную онлайн-кассу. Например, мобильную смарт-кассу Лайтбокс 5” со встроенным эквайрингом. Клиент получает вместе с товаром обычный бумажный чек.

Есть еще вариант, при котором покупать кассу каждому курьеру совсем не обязательно. В кассе Лайтбокс разработали готовое решение для интернет-магазинов с курьерской доставкой - онлайн-касса в смартфоне курьера.

Для приема платежей от клиентов курьеру достаточно скачать на смартфон кассовое приложение и подключиться к онлайн-кассе. Данные об оплатах покупателей поступают на онлайн-кассу, она фоном формирует чек, направляет их покупателям и передает информацию в ОФД.

Получить подробную презентацию решения

Во втором случае точно также поступает и сотрудник сторонней службы доставки, правда в этом случае чек (или БСО) выдается клиенту уже от имени курьерской компании. То есть интернет-магазину в этом случае касса не нужна.

Требования к чеку, выданному курьерской службой

В зависимости от того, в каком статусе выступает курьерская служба (в качестве платежного агента, по договору поручения или по договору комиссии), предъявляются требования к чеку.

В случае платежного агента в чеке или в БСО кроме стандартных пунктов, появляются три дополнительных (на основании ст. 4.7 54-ФЗ):

• размер вознаграждения от получателя (общая сумма плюс вознаграждение агента)

• наименованием операции (например, доставка)

• контакты агента (т.е. компании по доставке).

Дополнительно указывается, кем принята оплата: платежным агентом, по поручению или по договору комиссии, а также товарная номенклатура в соответствии с требованиями 54-ФЗ: наименование, количество товара и т.д.

Самовывоз

Если товар передается покупателю в пункте самовывоза, и клиент оплачивает его наличными или картой, то в каждом таком пункте выдачи должна быть установлена отдельная онлайн-касса. Касса в пункте самовывоза регистрируется именно по адресу этого пункта. Чек выбивает сотрудник пункта выдачи и передает его клиенту вместе с товаром.

Конечно, можно использовать две разные кассы: для интернет-магазина и пункта выдачи. Но с точки зрения финансовых расходов - это нерационально.

Поэтому для оптимизации затрат рекомендуем присмотреться к новым кассовым решениям. Например, в кассе Лайтбокс есть возможность использовать одно кассовое оборудование и для интернет-магазина, и для пункта выдачи.

Для этого достаточно установить онлайн-кассу в пункте выдачи и подключить ее к сайту. При онлайн-заказах касса фоном будет формировать электронные чеки и направлять их покупателю, не мешая кассиру. Все данные о проведенных онлайн и офлайн операциях касса самостоятельно отправит в ОФД.

Постаматы (почтаматы)

Постамат (или почтамат) — автоматизированный терминал для выдачи посылок и товаров, купленных в интернет-магазинах. Как правило, постаматы устанавливаются на торговых площадях с высокой проходимостью.

Он оснащен специальным табло, купюроприемником, оборудованием для приема платежей платежной картой и чековым принтером. Сами товары хранятся в специальных ячейках, которые отпираются при внесении оплаты.

Чек печатается после приема оплаты.

Для установки постамата интернет-магазину необходимо заключить договор с логистическим оператором.

Доставка товара почтой (наложенным платежом)

В этом случае, согласно правилам оказания услуг почтовой связи, «Почта России» становится платежным агентом, и выдача чека — ее задача и обязанность. Чек передается покупателю вместе с товаром после оплаты посылки в почтовом отделении.

Безналичная оплата

Если товар оплачивается интернет-магазину платежной картой или банковским переводом, то чек отправляется клиенту магазинов в электронном виде на номер телефона и электронную почту (статья 1.2 закона 54-ФЗ, пункт 5). Точно так же продавец должен поступить в случае оплаты товара электронными деньгами (WebMoney, Яндекс.Деньги, PayPal и другие): чек отправляется клиенту в электронном виде.

Иными словами, при онлайн-оплате заказа с сайта, все действия, которые связаны с выдачей чека производит магазин, а службы доставки просто передают оплаченный товар покупателю. Таким образом, к сайту магазина должна быть подключена онлайн-касса.

Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина?

Перед выбором кассы исходите из задач, которые перед вами стоят.

Если кроме сайта у вас есть офлайн оплаты

Если у вас есть пункт выдачи или курьерская доставка, вам понадобится физическая касса.

Выбор касс большой.

Автономная касса - это кнопочная ККТ старого образца. Они дешевые, но их возможности сильно ограничены. Например:

• Любое обновления в связи с изменениями законодательства требуют платного выезда технического специалиста.

• Здесь сложная работа с товарной номенклатурой.

• К сайту эта касса не подключается.

• А некоторые нововведения, такие как маркировка товаров, требуют серьезной модернизации. За счет владельца кассы, разумеется.

В итоге, сэкономив на старте, предприниматель вынужден вкладываться в кассу в дальнейшем. И сумма набегает не копеечная. Поэтому все меньше предпринимателей отдают предпочтение этому виду касс.

В этой статье мы подробно рассказали о возможностях автономных касс.

Фискальный регистратор — тоже простой и недорогой вариант, но ведь по сути - это принтер для печати чека, и его надо куда-то подключать: к ноутбуку, планшету или смартфону с установленной кассовой программой. Плюсуйте к стоимости регистратора стоимость управляющего устройства. Поэтому сэкономить тоже не получится.

Есть и мобильные фискальные регистраторы, но их выбор крайне ограничен и они стоят дороже обычных.

Гораздо интереснее для онлайн-магазина будет решение использовать в качестве онлайн-касс смарт-терминалы. Среди них есть и мобильные, и стационарные онлайн-кассы.

Их основное преимущество - полная автоматизация онлайн и офлайн торговли. Возможность подключения одно кассового аппарата и к офлайн и к онлайн платежам. Дешевое сервисное сопровождение. Они удобны в использовании и легко адаптируются под нормы законодательства.

Выбрать онлайн-кассу

Смарт-касса для интернет-магазина

Во-первых, возможности и функционал смарт-кассы гораздо шире, чем функционал кнопочной онлайн-кассы. Например, некоторые смарт-кассы имеют встроенный эквайринг, сканер штрих-кодов. Естественно, присутствует и принтер чеков, и фискальный накопитель.

Многие смарт-кассы могут работать от аккумулятора без подзарядки (например, эта модель Лайтбокс может работать без подзарядки до 24 часов, а заряжаться от прикуривателя в автомобиле). Это важный плюс, если интернет-магазин осуществляет курьерскую доставку своими силами.

А чтобы не покупать кассу каждому курьеру, рекомендуем присмотреться к решению онлайн-касса в смартфоне сотрудника. Для старта работы понадобится всего одна касса и смартфоны сотрудников. Касса устанавливается на пункте выдачи. Курьеры скачивают кассовое приложение Лайтбокс на свой смартфон и подключаются к ней.

Во-вторых, во многих моделях онлайн-касс Лайтбокс по умолчанию настроен протокол обмена данными. Это значит, что вы без труда подключите онлайн-кассу к сайту для приема платежей. В третьих, смарт-терминал прекрасно работает под управлением товароучетной программы, а это существенно расширяет возможности и автоматизирует большинство процессов.

С товароучеткой от Лайтбокс вы сможете:

• Вести единую базу по остаткам товаров для всех товаров в интернет-магазине и всех кассах. Изменения в запасах (будь то поступление новых, продажа или списание существующих) в базе будут оперативно отображаться на всех устройствах. Таким образом, информация по товарам, ценам и остаткам в кассе каждого курьера, в пункте выдачи и на сайте всегда будет актуальной.

• Автоматически передавать заказы в кассу. Курьер на своей кассе увидит номер заказа, его состав и статус по оплате. Ему не нужно будет самостоятельно формировать чек, забивая в него нужные позиции. Чек формируется из заказа с сайта, и курьеру останется только пробить его и выдать вместе с товаром покупателю.

• Удаленно контролировать работу касс и курьеров: вы будете знать когда и в какое время товар оплачен, выручку, сколько наличных “в кассе”, количество продаж,средний чек, возвраты - все в режиме онлайн

• Автоматизировать управление закупками и работу со складом. Вы сможете осуществлять онлайн контроль склада, учитывать остатки, работать с неликвидными товарами, осуществлять возврат товара

• Формировать около 40 аналитических отчетов по самым разным направлениям, например, отчеты по продажам, выручке, по среднему чеку, по остаткам товаров и по динамике реализации отдельных товаров и групп.

• Управлять акциями и скидочными программами, устанавливать скидки на товары или на группы товаров, начислять бонусы и т.д.

Узнать подробнее

Как подключить онлайн-кассу к интернет-магазину?

Для быстрого подключения онлайн-кассы к интернет магазину необходимо, чтобы платформа, на которой создан интернет-магазин была интегрирована с кассой. Тогда вы просто подключаете кассу по инструкции разработчика, либо заказываете платную услугу, и вам производят настройки.

Например,касса Лайтбокс интегрирована с Эквид, 1С-Битрикс и AdvantShop. Настройки происходят по следующему алгоритму:

1. Выбираем вид фискализации - через Робокассу или открытый API.

2. Настраиваем товароучетную систему.

3. Готовим кассу для работы с заказами.

О детальных действиях на каждом этапе читайте здесь.

Дата публикации: 19.05.2019