Что такое «Кассовая книга КО-4»?
Кассовая книга - документ, в котором регистрируется получение и выдача наличных на кассе компании. Независимо от организационной формы и применяемой налоговой системы каждый должен заполнить кассовую книгу. Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов, являются исключением: им не нужно производить кассовые поступления и расходы, следовательно, им не нужна кассовая книга (статья 4.1 Директивы Центрального банка 3210-U, дата - 11 марта 2014 г.) .
Необходимо уметь пользоваться правильностью заполнения кассовой книги в соответствии с действующей формой КО-4, утвержденной приказом Государственной статистической комиссии Российской Федерации от 18 августа 1998 г. № 88 (в редакции от 3 мая 2000 г.).
В каких бумажных формах может существовать:
-
в обложках,
-
титульных листах,
-
бумажных бланках кассовой книги.
Постановление № 88 содержит только общие положения о порядке хранения кассовой книги, в нем еще не сформулированы подробные инструкции по заполнению. Кроме того, при заполнении необходимо соблюдать положения Указания 3210-У Центрального банка Российской Федерации.
Как заполнить кассовую книгу: алгоритм
Персонал, ответственный за заполнение кассовых документов (в том числе кассовой книги), назначается приказом. Это может быть кассир, бухгалтер, главный бухгалтер или другие должностные лица, без которых ведением кассовой книги и других кассовых документов может заниматься сам руководитель или лицо, оказывающее бухгалтерские услуги.
Основанием для внесения записей в кассовую книгу является запрос на получение и выдачу наличных. Заказы пронумерованы по порядку и используются для регистрации каждой квитанции или выдачи наличных. Записи в кассовой книге делаются только за те дни, когда по кассе было движение.
Общий алгоритм заполнения кассовой книги:
-
В начале дня отображается остаток денежных средств, который должен быть равен остатку на конец предыдущего дня.
-
Необходимо производить запись: расходных кассовых ордеров и приходных кассовых ордеров.
-
По окончании рабочего дня в кассовой книге суммируется скорость оборачиваемости доходов и расходов «кассы», отображается остаток на конец дня.
Если движения по кассе днем не происходило, как вести кассовую книгу?
Такой день не нужно отражать в книге.
После того как кассир проверит остаток наличности, наличный оборот и остаток, отображаемый в кассовой книге, кассир подпишет и заверит записи в бухгалтерской книге, а затем перенесет их вместе с наличными деньгами на проверку главному бухгалтеру или менеджеру.
В кассовой книге, в отличие от кассовых ордеров, исправления ошибок разрешены, но только в том случае, если исправления подписаны и расшифрованы лицом, внесшим изменения, а также указана дата исправления.
Кассовая книга и другие кассовые документы должны храниться в организации не менее 5 лет.
При заполнении кассовой книги нужно не забывать про кассовую дисциплину (ее соблюдение предписано всем ИП и ООО независимо от наличия или отсутствия контрольно-кассовой техники)
Как заполнить кассовую книгу: образцы заполнения на бумаге
Кассовую книгу можно подготовить как на бумаге, так и использовать электронный формат. Каждый из этих вариантов имеет свои особенности.
Бланк КО-4 - это журнал, напечатанный в типографии, обработанный вручную или обработанный на компьютере, а затем распечатанный в кассовой книге.
Если книга заполняется вручную, вам необходима нумерация страниц по очереди сшивать кассовую книгу: все листы, прежде чем приступить к работе. К завязке на обратной стороне обложки приклеивается листок с указанием количества пронумерованных листов, проштампованных и проштампованных и подписанных ответственным лицом и главным бухгалтером. На титульном листе указывается название компании и срок хранения книги.
Лист кассовой книги состоит из двух частей: вкладного листа и отчеты кассира, каждая из которых имеет одинаковый порядковый номер. Чтобы заполнить вручную, вам понадобится копировальная бумага. Бумага складывается пополам по линии отреза, а по центру кладется «копирка», кассир заполняет составную часть (первый экземпляр) шариковой ручкой, а оторванную часть (второй экземпляр) копирует.
Кассовая книга: пример заполнения вручную
В конце дня, после заполнения кассовой книги, оторвите второй экземпляр - кассовый отчет, и приложите все кассовые документы за день. Кассовую книгу и отчет с кассовым ордером направляют на проверку главному бухгалтеру, который прописывает квитанции и количество полученных расходных материалов в двух экземплярах. Все подписи на вкладных листах и отчетах кассира должны быть подлинными, а не «копиями».
Так выглядит лист кассовой книги (бланк)
Если кассовая книга оформляется на компьютере, например, в формате word или excel, то заполненная форма в конце дня будет распечатана в двух экземплярах, с подписями кассира и проверена главным бухгалтером. Формируется отчет в конце отчетного периода (годового или квартального), печатная страница проверяется на соответствие рукописной версии. Оформление кассовых документов и первичных документов также производится на компьютере.
Электронная кассовая книга: как правильно вести
Другой вариант ведения кассовых операций (кассовой книги) и ведения бухгалтерского учета - использование бухгалтерской программы для электронного хранения бухгалтерской информации. При входе в программу бухгалтерского учета 50 «Касса» автоматически создается кассовая книга. Листок такой кассовой книги можно в конце дня распечатать и сравнить с предыдущей версией, вам необходимо обеспечить дополнительную защиту для предотвращения несанкционированного доступа и внесения исправлений (допускаются исправления) после подписания. Согласно 2011 г. Согласно Закону от 6 апреля 2016 г. № 63-ФЗ электронная кассовая книга подписывается главным бухгалтером с использованию электронных подписей кассиров.
Ответственность за нарушение ведения кассовой книги
Если в кассовых книгах организации запись ведется неправильно или не ведется вовсе, это нарушает порядок проведения кассовых операций и использования «наличных денежных средств». За такие действия статья 1 предусматривает административную ответственность. Статья 15.1 КоАП РФ, а именно:
-
Штрафы на должностных лиц - от 4000 до 5000 рублей,
-
Штрафы организации - от 40 000 до 50 000 руб.
Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:
-
От 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП;
-
От 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц (организаций)
При каких обстоятельствах самостоятельно занятый предприниматель должен заполнять кассовую книгу?
Действующие законодательные положения позволяют индивидуальным предпринимателям, как правило, не вести кассовые книги (статья 4.6 указаниях Банка России 3210-У от 11 марта 2014 года). Это правило применяется для индивидуальных предпринимателей, которые ведут учет доходов, расходов и физических показателей. Поскольку индивидуальные предприниматели так или иначе рассчитывают доходы, расходы или физические показатели на ДОС и УСН, УСН и ПСН, можно считать, что возможность не ведения кассовой книги распространяется на всех индивидуальных предпринимателей, независимо от их деятельности.
Вместе с тем ИП, несмотря на отмеченные законодательные преференции, в ряде случаев могут иметь объективную потребность в формировании кассовых ордеров (и внесении сведений о них в соответствующую книгу). Это возможно, если:
-
Необходимо официально выплачивать работникам социальные пособия, например, пособия по беременности и родам (принятые ФСС пособия по беременности и родам используются для возмещения расходов).
-
ИП обязаны выдавать денежные средства ответственным лицам, например, сотрудникам (данные о таких операциях также должны регистрироваться в кассовой книге).
Дата публикации: 29.12.2021
