Удаленное управление и контроль бизнеса

Каждый предприниматель заинтересован в том, чтобы оптимизировать свой рабочий процесс. Грамотно выстроенная работа экономит время, силы, делает нас эффективными.

Большую популярность сейчас обрели мобильные приложения. С их помощью можно управлять и контролировать бизнес прямо со смартфона.

В статье собраны примеры мобильных приложений для iOS и Android, с которыми решать ежедневные задачи в бизнесе гораздо проще. Ведение банковских операций и финансового учета, документооборота, сдачи налоговой отчетности, управление проектами и распределение задач между сотрудниками, контроль продаж и работы персонала, планирование командировок и найм сотрудников.

1. Для банковских операций и финансового учета

Предпринимателю несколько раз в день приходиться оплачивать и выставлять счета. Причем делать это в срочном порядке, чтобы поставщик вовремя отгрузил товар, клиенты перевели деньги и др. В этом случае удобно пользоваться “родным” приложением банка, например:

• “Сбербанк онлайн бизнес”,
• “МТС Банк”,
• “Тинькофф Бизнес”,
• “МодульБанк”,
• “Точка”,
• “ВТБ Бизнес Онлайн” и др.

• создание любых категорий и целей (в бесплатной только ограниченное число);
• ведение учета с несколько устройств с помощью облачной синхронизации;
• учет долгов;
• напоминание о регулярных платежах и предоставление расширенных отчетов по доходам и расходам.

Для пользователей ОС Android предусмотрено «Банковские СМС». Оплачивая покупки, банк присылает СМС с указанием потраченной суммы, а в приложении запрашивается, в какую категорию записать эту трату.

Примеры других финансовых приложений:

• Дзен мани,
• MoneyWiz Premium (для IOS) и MoneyWiz 2 (для Android) и др.
• Easy Finance,
• Финолог,
• Финансы бизнеса

2. Для налоговой отчетности

Есть разные варианты сдачи отчетности в налоговую инспекцию. Можно это сделать на сайте налоговой, через госуслуги или онлайн-бухгалтерию. А можно в приложении:телефон всегда под рукой и решается всё за несколько кликов.

Примеры таких приложений:

• “Личный кабинет предпринимателя” - официальная разработка ФНС;
• «Мое Дело»,
• «ИП 6 %»,
• “Контур.Эльба»,
• «Контур.Бухгалтерия» и др.

4. Для контроля и управления бизнесом

Владельцам онлайн-касс и кассовых сервисов удобно иметь приложение на телефоне для оперативного получения данных о продажах. Для владельцев кассового сервиса Лайтбокс разработано бесплатное приложение “Лайтбокс.Касса. Мой Бизнес.”

Получение уведомлений:

• о лимите наличных (предварительно его нужно задать).
• о простоях продаж - при отсутствии операций по кассе приходит уведомление.

Узнать подробнее

5. Для работы с документами

Предпринимателю ежедневно приходится получать и отправлять презентации, документы, прайсы. Как правило, сроки горят, партнеры звонят,нужно все сделать быстро. Оптимизировать работу с документами поможет набор приложений:

• OfficeSuite + PDF Editor - приложение для работами с офисными программами: Word, Excel, PowerPoint, PDF. Документы можно хранить как в смартфоне, так и в облаке OfficeSuite Drive или в других сервисах, например, Google Drivе, Box, DropBox и т. п. Это аналоговый десктопный вариант офисных программ, в котором можно абсолютно также создавать и редактировать документы. Приложение бесплатное, но единственный минус - периодически могут всплывать блоки с рекламой.
• DocuSign - приложение для подписания документов электронной подписью. Программа поддерживает все форматы документов. Можно вставлять печать, логотип и если требуется подписи других сотрудников. Единственный минус приложения - такая подпись подойдет не для всех видов документов. По закону РФ «Об электронной подписи», чтобы такой документ имел юридическую силу, необходимо иметь квалифицированный сертификат ключа проверки. Однако, для стандартных документов и договоров - это вполне рабочий вариант, которым пользуются во многих странах.
• File Commander - приложение для упорядочивания информации. Если у предпринимателя много разноплановых задач и файлов, то без файл - менеджера не обойтись. Данное приложение бесплатное и работает с любыми файлами. Документы, видео, фото, музыку можно группировать по папкам, переименовывать, конвертировать, перемещать и т д.
• Cam Scanner - для сканирования документов, фото и др. Приложение удобно использовать, когда нет под рукой оргтехники. Обычное фото документа может получиться некачественным - лишний фон, угол срезан и т.д. В приложении скан получается четким и без лишних деталей. В бесплатной версии доступно сканирование документов, фото или визитки. Редактирование текста в отсканированном документе возможно только в платной версии.

6. Для записи ежедневных задач и бизнес - идей

Для этого может подойти обычный ежедневник.Однако систематизировать информацию в нем не получится. В мобильном приложении можно сортировать заметки,ссылки, документы, создавать для удобства папки, теги, ключевые слова.

Примеры таких приложений:

• Evernote,
• Google Keep,
• Light Notes,
• Remember,
• Microsoft OneNote.

7. Подбор персонала

Зачастую предприниматель сам подбирает сотрудников. В крупных компаниях этим занимается HR - отдел. Это рутинный процесс, который включает:

• публикацию вакансий,
• просмотр резюме,
• проведение собеседования,
• оформление документов.

8. Для поездок и командировок

Предпринимателю для деловой поездки потребуется забронировать номер, квартиру или дом, приобрести билеты на самолет или спланировать маршрут на автомобиле. Лучше всего для этих целей подойдут следующие приложения:

• Booking.com - для бронирования отелей, квартиры и дома по всему миру. Для поиска жилья вводите в поисковую строку название города, сроки пребывания и количество человек – приложение покажет все возможные варианты, как добраться до места и какие можно посетить близлежащие достопримечательности. Бронирование бесплатное.
• Skyscanner - для подбора авиабилетов, жилья и проката автомобиля. В приложении вводится маршрут (Москва-Краснодар), количество человек, желаемые даты – и выбираем из предложенных вариантов.
• Redigo - это мобильный путеводитель по странам и городам, валюте и часовых поясах, достопримечательностях и важных адресах. В приложении можно получить исчерпывающую информацию о стране, городе: описание, карты, разговорник.

9. LastPass

А напоследок предпринимателю не помешает сервис для хранения всех паролей от приложений. Ведь немудрено забыть или перепутать пароли при таком объеме информации. А еще это поможет уберечься от взломов. В памяти предпринимателю достаточно хранить пароль от этого приложения, а уже в нем ввести все приложения, сайты, банковские счета и кредитки, электронки и пароли к ним. Плюсы приложения - можно создать и не запоминать сложные комбинации цифр, в приложении доступно резервное копирование на другое устройство.

Подводя итоги

Чтобы понять, какие инструменты действительно будут востребованы у предпринимателя, нужно с ними поработать на практике. Возможно, что-то будет более актуально, другое совсем не понадобиться. Но очевидно, что в современном мире мобильные сервисы способны заменить штат сотрудников, а порой и более оперативно и качественно решают те или иные рабочие задачи.

Дата публикации: 01.09.2020