Что такое электронный документооборот (ЭДО)?

Глобальная цифровизация не обошла и систему работы с документами. Все больше компаний разного масштаба переходят на электронный документооборот (ЭДО), оценив два главных преимущества этого шага – значительная экономия денег и времени.

Пока еще применение ЭДО не носит обязательный характер, но в некоторых случаях по требованиям законодательства рознице без него никак не обойтись: при продаже маркированных товаров, алкоголя, при подаче налоговой отчетности, при участии в госзакупках. Да и ФНС планирует к 2024 году перевести на ЭДО все организации.

В статье разбираемся в актуальной теме: что такое ЭДО, как он работает, как его подключить и в чем его выгоды для бизнеса.

Используемые сокращения

Для лучшей читаемости, далее по тексту будут использоваться сокращения:

• ЭДО – электронный документооборот;

• ЭД – электронный документ;

• ЭП – электронная подпись;

• ЭЦП – электронная цифровая подпись;

• УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;

• СЭД – система электронного документооборота;

• УПД – универсальный передаточный документ;

• ПО – программное обеспечение.

Что такое ЭДО?

ЭДО избавляет от необходимости использовать бумажную форму документов и работает с документацией только в электронном виде. Функции он выполняет те же самые: формирует, редактирует, регистрирует, согласовывает, отправляет, хранит документы. Одна из важных функций — передача кодов маркировки через УПД в систему «Честный знак».

С помощью сервиса ЭДО можно передавать все типы документов: как неформализованные (договора, акты сверки, соглашения и т. д.), так и формализованные, то есть для которых законодательством РФ предусмотрены специальные форматы. К примеру, вот перечень форматов, утвержденных ФНС.

Юридическую силу ЭД придает усиленная квалифицированная электронная подпись. В соответствии с ФЗ №63, электронный документ, подписанный УКЭП, равнозначен своему бумажному варианту с рукописной подписью.

Если использовать неквалифицированную ЭЦП, потребуются дополнительные соглашения с контрагентами – о признании документов юридически значимыми. А неформализованный документ можно просто распечатать и подписать вручную. УКЭП же освобождает от лишних забот.

Виды ЭДО

Условно ЭДО делится на два вида: внешний и внутренний.

Во внешнем компания ведет обмен документами с контрагентами, клиентами, партнерами, а также государством. К этому виду ЭДО относятся счета-фактуры, первичная документация, УПД, договора, налоговая и бухгалтерская отчетности, декларации и т. д.

Обмен ЭД, обязательно подписанными УКЭП, в данном случае осуществляется по защищенным каналам связи через операторов ЭДО, которые имеют специальные лицензии.

Внутренний ЭДО подразумевает работу с документами в рамках компании, между структурными подразделениями. Это служебные записки, приказы, инструкции, заявления и другие.

Преимущества ЭДО

Автоматизация делопроизводства заметно облегчает жизнь не только крупным компаниям, но и небольшим торговым точкам, избавляя их от огромного количества бумаг. ЭДО сегодня в тренде и по ряду других неоспоримых преимуществ:

• Увеличение скорости обмена документами с контрагентами и скорости работы с документами внутри компании в разы (до 75%).

  В современных реалиях много сотрудников работают удаленно, часто контрагенты находятся в других городах и даже странах. Поэтому обмен бумажными документами через почту или службы доставки иногда занимает дни, а электронными – всего несколько секунд. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов.

• Сокращение денежных расходов на печать, услуги курьеров, почтовую пересылку и помещения для хранения бумажных документов. На пересылку пакета документов компания тратит в среднем 40–50 рублей, с ЭДО отправка в 5–7 раз дешевле.

  По закону срок хранения документов – не менее пяти лет. Поэтому архив, как правило, занимает большую площадь. Электронные документы хранятся на серверах и всегда доступны.

• Увеличение скорости оплаты от контрагентов. У вас не будет кассового разрыва.

• Структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве. Есть поиск по разным параметрам: контрагентам, названию, типу, дате и т. д., поэтому найти нужный документ можно в 5-10 раз быстрее.

• Уменьшение влияния человеческого фактора. Отсутствуют ошибки за счет автоматического формирования документов.

• Прозрачность. Круглосуточное отслеживание движения документов, всегда видна их стадия. Все действия контрагентов фиксируются. ЭДО внутри организации позволяет добавлять этапы обработки, ограничить область видимости для конфиденциальности, назначить ответственного за каждый этап.

• Руководитель может в любой момент из любой точки мира осуществлять любые операции с ЭД, а также согласовывать и подписывать документы.

• ЭЦП безопаснее рукописной. Подделать ее невозможно.

• У сотрудников организации появляется единый подход к формированию и обработке документов (регистрация, согласование и т.д.), повышение исполнительской дисциплины. Их работоспособность вырастает на 25-50%.

ЭДО для работы с маркированными товарами

Если вы ищите ЭДО, чтобы вести документооборот по приемке маркированных товаров, то вовсе не обязательно к этой системе подключаться напрямую и оплачивать тариф оператору.

Все чаще для работы с маркировкой предприниматели выбирают онлайн-кассы или товароучетные сервисы, которые уже интегрированы с ЭДО. Это дешевле и удобнее, а самое главное, избавляет от множества проблем, которые появились у розничных продавцов с введением обязательной маркировки.

Так вы сразу решаете вопросы с законом об онлайн-кассах, приемкой документов на маркированные товары от поставщика и экономите на внедрении ЭДО.

Например, если использовать решение, которое предлагает касса Лайтбокс, можно будет принимать УПД прямо на кассе. В этом случае все УПД будут автоматически поступать в кассовый сервис, а товар окажется на балансе сразу после подписания документов электронной подписью.

Узнать подробнее

Процесс приемки становится быстрее

• Вы сможете сортировать и находить УПД по разным признакам (по поставщику, дате, виду продукции, статусу и т. д.).

• Принимать товар агрегированными упаковками (коробками, пачками, паллетами, блоками). Достаточно будет считать штрихкод с самой упаковки: товароучетная система зарегистрирует каждую единицу товара с ее уникальным кодом.

• Автоматически создавать возвратные документы и направлять их поставщику.

Вы защищаете свой бизнес от штрафов

• Кассовый сервис МСТ проконтролирует МРЦ и возраст покупателя, что актуально для тех, кто торгует сигаретами.

• Проверит подлинность поставки. На кассе Лайтбокс достаточно отсканировать код маркировки товара из партии и кассовый сервис сам проверит его наличие в УПД.

• Запретит продажи марок, которых нет на балансе.

Хотите узнать подробнее про решение Лайтбокс для работы с маркировкой? Оставляйте заявку, наш сотрудник вышлет вам презентацию.

Оставить заявку

Как перейти на ЭДО?

Если вы приняли решение отказаться от бумаги в пользу электронных технологий, надо:

1. Изменить учетную политику организации – прописать в ней факт работы с ЭД, подписанными УКЭП.

2. Составить схему существующего документооборота. После перехода на ЭДО все должно остаться неизменным, но только в электронном виде.

3. Выбрать техническое решение для внедрения СЭД внутреннего внутри организации: веб-версия или интеграция.

   
   

   Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие сотрудников (отправку уведомлений, выдачу заданий, передачу документов и т. п.).

   
   

   Ее выбор основывается на потребностях компании, также играют роль стоимость системы, возможности, наличие техподдержки, опыт разработчиков, конкурентные особенности, степень согласованности с существующими в организации бизнес-процессами.

   
   

   Веб-версия не соприкасается с информационными системами компании и подходит небольшому бизнесу, когда вы не работаете с документами каждый день.

   
   

   Как правило, СЭД устанавливается на выделенный или существующий сервер компании и интегрируется с учетной системой организации. Тогда автоматизация документооборота будет привычном интерфейсе используемой программы.

4. Получить УКЭП.

Для этого вам надо обратиться в один из удостоверяющих центров (УЦ) с пакетом необходимых документов. Услуга платная. УКЭП требуется всем сотрудникам, которые подписывают документы.

Комплект УКЭП состоит из сертификата ЭП, записанного на защищенный носитель (похож на флешку), и специального ПО (иначе криптопровайдера) для защиты документов. Самый популярный криптопровайдер – КриптоПро. ПО устанавливается на конкретный компьютер или поставляется в составе сертификата ЭП. Подробно об ЭЦП и условиях ее получения мы писали в нашей статье.

ЭЦП бывает облачной и хранится на защищенном сервере в удостоверяющем центре. В этом случае вы не будете привязаны к рабочему месту, где установлена ЭП. Облачная ЭП доступна при наличии сети Интернет и может применяться везде, где требуется.

Изменения, касающиеся получения ЭЦП в 2021-2022 годах

С 1 января 2022 г. УКЭП для ИП, юридических лиц и нотариусов будет бесплатно изготавливать только ФНС России. Однако, с 1 июля до 31 декабря 2021 года, действует переходный период и получить сертификат УКЭП в ФНС бесплатно можно уже в эти дни.

УКЭП для физических лиц, а также лиц, действующих от имени юридического лица по доверенности, можно будет получить с 01.01.2022 г. в коммерческих удостоверяющих центрах после их переаккредитации. Подробности здесь.

Изменения в законе об электронной подписи (ФЗ-476) здесь.

1. Выбрать оператора ЭДО и заключить договор с ним.

Различные операторы отличаются условиями и тарифами. На что еще стоит обратить внимание при выборе:

• Наличие соглашения об уровне качества (SLA).

• Интеграция с системой маркировки «Честный знак».

• Возможность интеграции с учетной системой вашей компании.

• Настроенный роуминг с другими операторами ЭДО. Пригодится, если ваш контрагент – клиент другого оператора.

• Демо-доступ для проверки функциональности сервиса.

Процесс внедрения ЭДО у небольшого бизнеса занимает одну-две недели.

Для малого бизнеса, который продает маркированные товары, разработан бесплатный сервис ЭДО Лайт. Он доступен в личном кабинете участника системы маркировки, позволяет обмениваться УПД между продавцами и покупателями и передавать коды маркировки в систему.

Как работает ЭДО?

Электронный документооборот очень похож на электронную почту, но есть и существенные особенности.

Прежде, чем начать ЭДО с вашим контрагентом, нужно отправить ему приглашение, подписанное вашей УКЭП. Он должен ответить на приглашение, подписав ответ своей ЭП. Только после этого у вас будет действовать взаимный обмен электронными документами.

Рассмотрим, как выглядит внешний ЭДО:

• Ваш контрагент формирует документ, подписывает его УКЭП и отправляет вам.

• Вы получаете ЭД и если согласны с ним, действуете так: нажимаете кнопку "подписать", вводите пароль от своей ЭЦП и нажимаете кнопку "отправить". Документ переходит в статус «ожидается подтверждение». Сразу после этого вашему контрагенту приходит уведомление, после которого можно отгружать товары, переводить оплату или совершать другие действия, описанные в документе.

• Если вы не согласны с полученным ЭД, его надо отклонить. Нажимаете соответствующую кнопку, указываете причины отклонения, и документ переходит в статус «ожидается исправление».

• Если вы нашли ошибку после того, как подписали и отправили документ, надо воспользоваться функцией аннулирования. Так можно поступить в любой момент, когда вы нашли в нем ошибку. Но если отправитель уже начал исправлять документ, аннулировать его не получится. Аннулирование чаще инициируется отправителем, для получателя правильно использовать опцию "отклонить".

На каждую операцию в ЭДО есть свое извещение, чтобы всегда видеть в каком статусе находится ваш документ. Просто удалять документ в системе не рекомендуется. Это допустимо только в случае, когда контрагент никак на него не реагирует.

Для небольшого бизнеса достаточно подписывать и отсылать до 5-ти пакетов ЭД в месяц, даже для работы с маркировкой. Учитывайте это при выборе тарифа у оператора ЭДО.

Сколько стоят электронные документы, затраты на переход на ЭДО

Для автоматизации небольших магазинов предприниматели часто выбирают товароучетный сервис и кассы от Лайтбокс. Почему?

Здесь есть все инструменты для автоматизации розничной торговли:

• Онлайн-кассы. Если у вас уже есть касса, мы можем установить на нее свое кассовое ПО.

• Складской учет. Оприходование товаров, перемещение, списание, контроль и анализ остатков, заказы поставщикам и др. Решения по оптимизации ассортимента, снижению издержек становятся очевидными.

• Онлайн-бухгалтерия. Есть интеграция с 1С-Бухгалтерия, Контур.Эльба, Мое дело.

• Полный цикл работы с ЕГАИС, маркировкой и ФГИС “Меркурий”

• Автоматизация документооборота.

Нужна консультация

• Более 50 аналитических отчетов ─ выручка, прибыль, учет продаж, неликвиды, остатки (на определенную дату, за определенный период, по поставщикам) и другие.

• Маркетинговые инструменты. Программы лояльности, скидки, акции и другие инструменты для повышения продаж.

• Контроль остатков в интернет-магазине. Если вы дополнительно торгуете через Интернет, то при подключении кассы Лайтбокс к сайту, ТУ сервис учтет все продажи и автоматически будет обновлять остатки в интернет-магазине.

Оставьте заявку, и мы перезвоним вам и расскажем про решения от Лайтбокс подробнее

Оставить заявку

Дата публикации: 18.06.2021