Если большие сети уже давно используют автоматизацию в розничной торговле, то у некоторых магазинов «у дома» архаичный подход к учету товара. Они все еще работают по старинке: с тетрадями и калькулятором.
В итоге фактические остатки товара не сходятся с данными учета, а инвентаризация превращается в настоящее испытание. Да и вы зачастую не знаете, что есть на полках и складе, какой товар и в каком количестве надо закупить.
Из-за того, что полномочия по учету движения товаров и закупкам отдаются простому продавцу, теряется контроль бизнеса и появляется большой риск недополучить прибыль. Все-таки продавцы должны продавать, а развитие бизнеса — это задача руководителя. Только вот, если вокруг одни тетради с записями и таблички в Excel, времени на понимание текущей ситуации потребуется вагон.
Что делать?
Ответ, как обычно, на поверхности — автоматизировать торговые операции.
И лучше всего воспользоваться комплексным решением. Что это значит?
Комплексная автоматизация в розничных сетях подразумевает, прежде всего, оснащение магазина современным правильно настроенным торговым оборудованием и специальным программным обеспечением.
И если вы считаете, что это дорого, не торопитесь делать поспешных выводов. Еще совсем недавно автоматизация была дорогим удовольствием. Такую программу для розничного магазина могли себе позволить только крупные сети.
Сейчас с помощью современных облачных решений это по карману даже небольшим магазинам «у дома». Цена вопроса автоматизации торговли — от 600 до 1000 руб. в месяц за лицензию.
За эти деньги вы экономите свое время за счет оптимизации сразу нескольких направлений работы, таких как:
-
Складской учет. Программа учитывает продажи и другие движения товара: поступление, перераспределение, списание, пересортицу, возврат.
-
Кассовая зона. Все кассовые расчеты происходят автоматически. Это значительно ускоряет работу кассира и сокращает время обслуживания клиентов.
-
Торговые операции. Станет проще с закупками, приемкой, документооборотом.
-
Работа магазина. В своем личном кабинете кассового сервиса вы видите, когда открылись и закрылись смены, что продали, сколько денег в кассе, возвраты и много чего еще интересного.
-
Отчетность. Вам не придется вести учет в тетрадях, сводить цифры в разных таблицах и тратить время на подсчет товара. Вы получите любой отчет по движению товаров в 1 клик.
Автоматизация торговли. Как это работает?
-
Вы выбираете товароучетное программу (ТУ), которая вам по душе. Лучше ориентироваться на облачные решения, они гораздо дешевле и ничем не уступают теряющим популярность коробочным версиям.
-
Подключаете к товароучетной программе свои онлайн-кассы.
-
Если нет базы с товарами, заводите ее. Когда номенклатура в кассе уже есть, товарные карточки загрузятся в ТУ без вашего участия.
-
Делаете элементарные настройки системы по очень простым пользовательским инструкциям. И собственно все.
-
Когда кассир пробивает товар на кассе, данные о продаже сразу попадают в товароучетную программу. Сервис списывает товар с остатков. Вы всегда знаете актуальность своих запасов.
-
Программа ведет складской учет и избавляет от учета в тетрадях, составляет за вас отчеты для анализа торговли, автоматически рассчитывает розничные цены, упрощает процесс контроля и делает за вас много других важных дел.
Автоматизация складского учета
Если на складе беспорядок, сложно всем. Собственник не понимает, сколько по факту товаров в наличии и какое количество ему требуется закупить. Работники склада не могут найти нужный товар, создают пересортицу, продают позиции, которые еще не отражены в программе.
В результате после проведения инвентаризации предпринимателю приходится долго разбираться в причинах недостач и излишков, искать виновных, покрывать все расходы. Это не самый экономный вариант.
Итак, вы решились на внедрение системы автоматизации торговли. И это прекрасно. Закрываем глаза и представляем, как весь складской учет из хаоса превращается в прозрачный мир без засад и сюрпризов.
Какие плюсы вы получаете от автоматизации складского учета?
-
Контроль остатков и грамотное планирование закупок товаров. Вы понимаете, сколько товаров фактически находится на складе, сколько было продано за неделю, месяц, сезон и т.д. Такая аналитика позволяет планировать объемы покупаемого товара и не переплачивать за ненужные поставки, которые потом просто лежат на складе.
-
Быстрое проведение инвентаризации. Обычно инвентаризацию проводят редко из-за сложностей в ее организации: надо свести остатки в учете, максимально распродать товары, чтобы потратить меньше времени, остановить торговлю или выводить сотрудников в ночное время.
С программой складского учета проводить ревизии проще: вы просто выгружаете акт для инвентаризации по группам и сверяете его с товарами в магазине. Это не занимает много времени, не требует закрытия.
-
Сокращение количества краж со стороны работников. Когда учет ведется «на коленке», недобросовестному сотруднику всегда есть чем поживиться. Неучтенный товар легко забрать с собой и перепродать. С программой для складского учета все оприходования, перемещения и продажи будут отражены в программе, поэтому риск мошенничества со стороны сотрудников исключен.
-
Повышение эффективности работников. Значительно сократится время на поиск товара перед продажей. Сотрудникам достаточно обратиться к программе, чтобы понять, есть ли товар на складе и в каком количестве.
-
Систематизация товара. Если у вас большой ассортимент товара, то с помощью программы легко разбить его на отдельные группы. Это также значительно упростит поиск нужной единицы.
Подобрать программу для автоматизации торговли
Автоматизация торговых операций
Давайте разберемся, какие бизнес-процессы, кроме ведения учета, у вас есть. Документооборот с поставщиками, назначение цен, маркетинговые акции, возможно, вы продаете маркированные товары. Возможно, вам надо вести бухгалтерский учет, вы осуществляете доставку и дополнительно торгуете через Интернет.
Для автоматизации бизнес-процессов можно и нужно использовать товароучетный сервис.
-
Документооборот. В товароучетном сервисе с помощью шаблонов вы создаете и печатаете торговые документы при приеме, перемещении и возврате товаров: кассовую книгу, акты для инвентаризации и списания, возвратные документы, товарные отчеты. Еще программа автоматически составляет алкодекларации.
-
Заказ товара. В товароучетном сервисе вы видите скорость продаж и остатки по каждому товару и магазину. Это помогает своевременно перераспределить запасы между торговыми точками и оформить заявки на новые поставки.
В товароучетном сервисе кассы Лайтбокс есть еще и контроль остатков с функцией автозаказа. Если вы задаете минимально допустимый порог остатков, система проинформирует вас о его достижении. Также вы можете завести график поставок в систему, и она автоматически сформирует заявку поставщику.
-
Ценообразование. Товароучетный сервис Лайтбокс может сам рассчитывать розничную цену при оприходовании товара. Для этого задайте товару (или группе товаров) один раз фиксированную цену или наценку, и в дальнейшем программа сама будет производить расчет от цены закупки. Переоценка по итогам инвентаризации тоже проходит автоматически.
-
Маркетинговые акции. С помощью товароучетного сервиса вы управляете персональными скидками клиентов, создаете программы лояльности и формируете отчеты об их эффективности.
-
Работа с маркированными товарами. Товароучетная программа кассы Лайтбокс интегрирована с ЭДО, поэтому принимать УПД можно напрямую в своем личном кабинете. Товары из принятых УПД ставятся на баланс автоматически. Программа сама создает карточки на новые товары и поставщиков, формирует возвратные документы.
-
Простая бухгалтерия. Товароучетная программа интегрирована с бухгалтерскими сервисами. Это значительно упрощает вам работу. Вы вносите только первичные данные. Все остальные расчеты программа выполнит самостоятельно, а также создаст налоговую отчетность и платежные документы в банк.
-
Если вы подключите кассу Лайтбокс еще и к сайту, то товароучетный сервис будет учитывать все продажи и автоматически обновит остатки в интернет-магазине.
Контроль работы магазина
Когда все процессы автоматизированы, вам легко контролировать сотрудников и управлять торговыми операциями через свой личный кабинет товароучетного сервиса. В личный кабинет вы можете заходить с компьютера, планшета или смартфона.
Вы получаете полезную информацию:
-
о времени открытия и закрытия смен в каждом магазине;
-
продажах и возвратах;
-
размере выручки и наличности в кассе;
-
выдаче денег из кассы;
-
возвратах;
-
остатках и др.
Вы контролируете складские запасы по точкам продаж. Если задать в товароучетной системе Лайтбокс минимально допустимый уровень остатков по каждому товару, то она проинформирует вас о достижении порога.
А если появятся сомнения в работе сотрудника, вы в любой момент проведете инвентаризацию. Ведь составить акт инвентаризации здесь можно по какой-то отдельной группе товаров. А чтобы сверить с фактическим наличием на складе нескольких позиций, понадобится буквально 10─15 минут. Магазин даже закрывать не потребуется.
Аналитика и отчетность
С помощью товароучетной программы вы всегда в курсе движения товаров, выручки, прибыли, остатков. Больше не нужно сводить цифры в Excel, чтобы узнать популярные, маржинальные и неликвидные товары, прибыль, выручку и другую информацию о результатах торговли. Просто открываете соответствующий отчет и анализируете цифры.
У всех товароучетных программ разный уровень аналитики. Например, в товароучетном сервисе от кассы Лайтбокс более 40 аналитических отчетов.
Заказать товароучетную программу Лайтбокс
Как автоматизировать кассовую зону?
Ваш кассир до сих пор считает на калькуляторе и фиксирует все движение товаров в тетрадь? Изматывают постоянные излишки и недостачи в кассе? Значит, в вашем магазине нет автоматизации. И с этим нужно что-то решать.
Во-первых, автоматизация значительно упростит вам контроль за кассой и облегчит жизнь кассира.
Во-вторых, вы избежи