8 800 250-99-90 круглосуточно

Что такое электронный документооборот (ЭДО)?

Что такое электронный документооборот (ЭДО)?
Касса Лайтбокс
Рейтинг: 4.6

Глобальная цифровизация не обошла и систему работы с документами. Все больше компаний разного масштаба переходят на электронный документооборот (ЭДО), оценив два главных преимущества этого шага – значительная экономия денег и времени.

Пока еще применение ЭДО не носит обязательный характер, но в некоторых случаях по требованиям законодательства рознице без него никак не обойтись: при продаже маркированных товаров, алкоголя, при подаче налоговой отчетности, при участии в госзакупках. Да и ФНС планирует к 2024 году перевести на ЭДО все организации.

В статье разбираемся в актуальной теме: что такое ЭДО, как он работает, как его подключить и в чем его выгоды для бизнеса.

Используемые сокращения

Для лучшей читаемости, далее по тексту будут использоваться сокращения:

  • ЭДО – электронный документооборот;

  • ЭД – электронный документ;

  • ЭП – электронная подпись;

  • ЭЦП – электронная цифровая подпись;

  • УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;

  • СЭД – система электронного документооборота;

  • УПД – универсальный передаточный документ;

  • ПО – программное обеспечение.

Что такое ЭДО?

ЭДО избавляет от необходимости использовать бумажную форму документов и работает с документацией только в электронном виде. Функции он выполняет те же самые: формирует, редактирует, регистрирует, согласовывает, отправляет, хранит документы. Одна из важных функций — передача кодов маркировки через УПД в систему «Честный знак».

С помощью сервиса ЭДО можно передавать все типы документов: как неформализованные (договора, акты сверки, соглашения и т. д.), так и формализованные, то есть для которых законодательством РФ предусмотрены специальные форматы. К примеру, вот перечень форматов, утвержденных ФНС.

С 1 июля 2021 года вводится система прослеживаемости, которая принимает по ЭДО электронные счета-фактуры по новой форме.

Юридическую силу ЭД придает усиленная квалифицированная электронная подпись. В соответствии с ФЗ №63, электронный документ, подписанный УКЭП, равнозначен своему бумажному варианту с рукописной подписью.

Если использовать неквалифицированную ЭЦП, потребуются дополнительные соглашения с контрагентами – о признании документов юридически значимыми. А неформализованный документ можно просто распечатать и подписать вручную. УКЭП же освобождает от лишних забот.

Виды ЭДО

Условно ЭДО делится на два вида: внешний и внутренний.

Во внешнем компания ведет обмен документами с контрагентами, клиентами, партнерами, а также государством. К этому виду ЭДО относятся счета-фактуры, первичная документация, УПД, договора, налоговая и бухгалтерская отчетности, декларации и т. д.

Обмен ЭД, обязательно подписанными УКЭП, в данном случае осуществляется по защищенным каналам связи через операторов ЭДО, которые имеют специальные лицензии.

Внутренний ЭДО подразумевает работу с документами в рамках компании, между структурными подразделениями. Это служебные записки, приказы, инструкции, заявления и другие.

Преимущества ЭДО

Автоматизация делопроизводства заметно облегчает жизнь не только крупным компаниям, но и небольшим торговым точкам, избавляя их от огромного количества бумаг. ЭДО сегодня в тренде и по ряду других неоспоримых преимуществ:

  • Увеличение скорости обмена документами с контрагентами и скорости работы с документами внутри компании в разы (до 75%).

    В современных реалиях много сотрудников работают удаленно, часто контрагенты находятся в других городах и даже странах. Поэтому обмен бумажными документами через почту или службы доставки иногда занимает дни, а электронными – всего несколько секунд. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов.

  • Сокращение денежных расходов на печать, услуги курьеров, почтовую пересылку и помещения для хранения бумажных документов. На пересылку пакета документов компания тратит в среднем 40–50 рублей, с ЭДО отправка в 5–7 раз дешевле.

    По закону срок хранения документов – не менее пяти лет. Поэтому архив, как правило, занимает большую площадь. Электронные документы хранятся на серверах и всегда доступны.

  • Увеличение скорости оплаты от контрагентов. У вас не будет кассового разрыва.

  • Структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве. Есть поиск по разным параметрам: контрагентам, названию, типу, дате и т. д., поэтому найти нужный документ можно в 5-10 раз быстрее.

  • Уменьшение влияния человеческого фактора. Отсутствуют ошибки за счет автоматического формирования документов.

  • Прозрачность. Круглосуточное отслеживание движения документов, всегда видна их стадия. Все действия контрагентов фиксируются. ЭДО внутри организации позволяет добавлять этапы обработки, ограничить область видимости для конфиденциальности, назначить ответственного за каждый этап.

  • Руководитель может в любой момент из любой точки мира осуществлять любые операции с ЭД, а также согласовывать и подписывать документы.

  • ЭЦП безопаснее рукописной. Подделать ее невозможно.

  • У сотрудников организации появляется единый подход к формированию и обработке документов (регистрация, согласование и т.д.), повышение исполнительской дисциплины. Их работоспособность вырастает на 25-50%.

ЭДО для работы с маркированными товарами

Если вы ищите ЭДО, чтобы вести документооборот по приемке маркированных товаров, то вовсе не обязательно к этой системе подключаться напрямую и оплачивать тариф оператору.

Все чаще для работы с маркировкой предприниматели выбирают онлайн-кассы или товароучетные сервисы, которые уже интегрированы с ЭДО. Это дешевле и удобнее, а самое главное, избавляет от множества проблем, которые появились у розничных продавцов с введением обязательной маркировки.

Так вы сразу решаете вопросы с законом об онлайн-кассах, приемкой документов на маркированные товары от поставщика и экономите на внедрении ЭДО.

Например, если использовать решение, которое предлагает касса Лайтбокс, можно будет принимать УПД прямо на кассе. В этом случае все УПД будут автоматически поступать в кассовый сервис, а товар окажется на балансе сразу после подписания документов электронной подписью.

Процесс приемки становится быстрее

  • Вы сможете сортировать и находить УПД по разным признакам (по поставщику, дате, виду продукции, статусу и т. д.).

  • Принимать товар агрегированными упаковками (коробками, пачками, паллетами, блоками). Достаточно будет считать штрихкод с самой упаковки: товароучетная система зарегистрирует каждую единицу товара с ее уникальным кодом.

  • Автоматически создавать возвратные документы и направлять их поставщику.

Вы защищаете свой бизнес от штрафов

  • Кассовый сервис МСТ проконтролирует МРЦ и возраст покупателя, что актуально для тех, кто торгует сигаретами.

  • Проверит подлинность поставки. На кассе Лайтбокс достаточно отсканировать код маркировки товара из партии и кассовый сервис сам проверит его наличие в УПД.

  • Запретит продажи марок, которых нет на балансе.

Хотите узнать подробнее про решение Лайтбокс для работы с маркировкой? Оставляйте заявку, наш сотрудник вышлет вам презентацию.

Оставить заявку

Как перейти на ЭДО?

Если вы приняли решение отказаться от бумаги в пользу электронных технологий, надо:

  1. Изменить учетную политику организации – прописать в ней факт работы с ЭД, подписанными УКЭП.

  2. Составить схему существующего документооборота. После перехода на ЭДО все должно остаться неизменным, но только в электронном виде.

  3. Выбрать техническое решение для внедрения СЭД внутреннего внутри организации: веб-версия или интеграция.


    Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие сотрудников (отправку уведомлений, выдачу заданий, передачу документов и т. п.).


    Ее выбор основывается на потребностях компании, также играют роль стоимость системы, возможности, наличие техподдержки, опыт разработчиков, конкурентные особенности, степень согласованности с существующими в организации бизнес-процессами.


    Веб-версия не соприкасается с информационными системами компании и подходит небольшому бизнесу, когда вы не работаете с документами каждый день.


    Как правило, СЭД устанавливается на выделенный или существующий сервер компании и интегрируется с учетной системой организации. Тогда автоматизация документооборота будет привычном интерфейсе используемой программы.

  4. Получить УКЭП.

Для этого вам надо обратиться в один из удостоверяющих центров (УЦ) с пакетом необходимых документов. Услуга платная. УКЭП требуется всем сотрудникам, которые подписывают документы.

Комплект УКЭП состоит из сертификата ЭП, записанного на защищенный носитель (похож на флешку), и специального ПО (иначе криптопровайдера) для защиты документов. Самый популярный криптопровайдер – КриптоПро. ПО устанавливается на конкретный компьютер или поставляется в составе сертификата ЭП. Подробно об ЭЦП и условиях ее получения мы писали в нашей статье.

ЭЦП бывает облачной и хранится на защищенном сервере в удостоверяющем центре. В этом случае вы не будете привязаны к рабочему месту, где установлена ЭП. Облачная ЭП доступна при наличии сети Интернет и может применяться везде, где требуется.

Есть вариант купить ЭЦП в компании, где приобретаете онлайн-кассу. Главное, уточните заранее, помогает ли ЦТО или разработчик ПО в этом вопросе.

Например,касса Лайтбокс помогает.

Изменения, касающиеся получения ЭЦП в 2021-2022 годах

С 1 января 2022 г. УКЭП для ИП, юридических лиц и нотариусов будет бесплатно изготавливать только ФНС России. Однако, с 1 июля до 31 декабря 2021 года, действует переходный период и получить сертификат УКЭП в ФНС бесплатно можно уже в эти дни.

УКЭП для физических лиц, а также лиц, действующих от имени юридического лица по доверенности, можно будет получить с 01.01.2022 г. в коммерческих удостоверяющих центрах после их переаккредитации. Подробности здесь.

Изменения в законе об электронной подписи (ФЗ-476) здесь.

  1. Выбрать оператора ЭДО и заключить договор с ним.

Различные операторы отличаются условиями и тарифами. На что еще стоит обратить внимание при выборе:

  • Наличие соглашения об уровне качества (SLA).

  • Интеграция с системой маркировки «Честный знак».

  • Возможность интеграции с учетной системой вашей компании.

  • Настроенный роуминг с другими операторами ЭДО. Пригодится, если ваш контрагент – клиент другого оператора.

  • Демо-доступ для проверки функциональности сервиса.

Процесс внедрения ЭДО у небольшого бизнеса занимает одну-две недели.

Сомневающимся в переходе на ЭДО, будет полезен калькулятор для расчета эффективности внедрения ЭДО в организации, размещенный на сайте ФНС. Можете воспользоваться.

Для малого бизнеса, который продает маркированные товары, разработан бесплатный сервис ЭДО Лайт. Он доступен в личном кабинете участника системы маркировки, позволяет обмениваться УПД между продавцами и покупателями и передавать коды маркировки в систему.

Как работает ЭДО?

Электронный документооборот очень похож на электронную почту, но есть и существенные особенности.

Прежде, чем начать ЭДО с вашим контрагентом, нужно отправить ему приглашение, подписанное вашей УКЭП. Он должен ответить на приглашение, подписав ответ своей ЭП. Только после этого у вас будет действовать взаимный обмен электронными документами.

Рассмотрим, как выглядит внешний ЭДО:

  • Ваш контрагент формирует документ, подписывает его УКЭП и отправляет вам.

  • Вы получаете ЭД и если согласны с ним, действуете так: нажимаете кнопку "подписать", вводите пароль от своей ЭЦП и нажимаете кнопку "отправить". Документ переходит в статус «ожидается подтверждение». Сразу после этого вашему контрагенту приходит уведомление, после которого можно отгружать товары, переводить оплату или совершать другие действия, описанные в документе.

  • Если вы не согласны с полученным ЭД, его надо отклонить. Нажимаете соответствующую кнопку, указываете причины отклонения, и документ переходит в статус «ожидается исправление».

  • Если вы нашли ошибку после того, как подписали и отправили документ, надо воспользоваться функцией аннулирования. Так можно поступить в любой момент, когда вы нашли в нем ошибку. Но если отправитель уже начал исправлять документ, аннулировать его не получится. Аннулирование чаще инициируется отправителем, для получателя правильно использовать опцию "отклонить".

На каждую операцию в ЭДО есть свое извещение, чтобы всегда видеть в каком статусе находится ваш документ. Просто удалять документ в системе не рекомендуется. Это допустимо только в случае, когда контрагент никак на него не реагирует.

Для небольшого бизнеса достаточно подписывать и отсылать до 5-ти пакетов ЭД в месяц, даже для работы с маркировкой. Учитывайте это при выборе тарифа у оператора ЭДО.

Сколько стоят электронные документы, затраты на переход на ЭДО

Статья расходов 1000 бумажных документов 1000 электронных документов

Печать (3 руб - одна сторона, пакет документов - 3 листа)

18 000 руб.

-

Электронная подпись

-

2 000 руб.

Лицензия средства криптозащиты

-

1 200 руб.

Доставка

40 000 руб.

заказным письмом

7 000 руб.

Итого

58 000 руб.

10 200 руб.

Для автоматизации небольших магазинов предприниматели часто выбирают товароучетный сервис и кассы от Лайтбокс. Почему?

Здесь есть все инструменты для автоматизации розничной торговли:

  • Онлайн-кассы. Если у вас уже есть касса, мы можем установить на нее свое кассовое ПО.

  • Складской учет. Оприходование товаров, перемещение, списание, контроль и анализ остатков, заказы поставщикам и др. Решения по оптимизации ассортимента, снижению издержек становятся очевидными.

  • Онлайн-бухгалтерия. Есть интеграция с 1С-Бухгалтерия, Контур.Эльба, Мое дело.

  • Полный цикл работы с ЕГАИС, маркировкой и ФГИС “Меркурий”

  • Автоматизация документооборота.

  • Более 50 аналитических отчетов ─ выручка, прибыль, учет продаж, неликвиды, остатки (на определенную дату, за определенный период, по поставщикам) и другие.

  • Маркетинговые инструменты. Программы лояльности, скидки, акции и другие инструменты для повышения продаж.

  • Контроль остатков в интернет-магазине. Если вы дополнительно торгуете через Интернет, то при подключении кассы Лайтбокс к сайту, ТУ сервис учтет все продажи и автоматически будет обновлять остатки в интернет-магазине.

Оставьте заявку, и мы перезвоним вам и расскажем про решения от Лайтбокс подробнее

Оставить заявку

Дата публикации: 18.06.2021





Оценить:
касса за полцены
Лайтбокс 5 и 7 за 6 000 руб
только в декабре
Регистрация ИП и ООО в ФНС
Регистрация ИП и ООО в ФНС
Под ключ. Без походов в налоговую и МФЦ. Без госпошлины
Аренда
Два месяцааренды кассы за полцены
Арендуйте кассу Лайтбокс и платите за нее в два раза меньше
Эквайринг
Экономьте на эквайринге
Безналичный расчет через СБП на кассе Лайтбокс со ставкой 0,4-0,7%
Касса на прокат
Делаем скидку
при аренде 3-х и более касс

Читайте также


Программа для работы с ЕГАИС ─ продажа пива и маркированного алкоголя
ЕГАИС (единая государственная автоматизированная информационная система) была введена для государственного контроля за оборотом алкоголя и борьбы с контрафактом.
Автоматизация учета розничной торговли
Если большие сети уже давно используют автоматизацию в розничной торговле, то у некоторых магазинов «у дома» архаичный подход к учету товара. Они все еще работают по старинке: с тетрадями и калькулятором.
Обязательная маркировка товаров
Наверное, каждый человек видел квадратные коды на пачках табачных изделий и алкоголя – идентификаторы, которые должны предотвратить появление контрафакта на прилавках и помочь с контролем оборота продукции.
ЭЦП для работы с ЕГАИС
По требованиям Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ учет производства и оборота алкоголя учитываются в ЕГАИС. Чтобы зарегистрироваться в системе и работать с документами, всем участникам рынка нужна электронная подпись для ЕГАИС.
ЭЦП для маркировки товаров
В настоящее время в России активно внедряется обязательная маркировка. В 2021 году уже маркируются следующие категории товаров: шубы, табак, парфюмерия, лекарства, фототехника, шины, обувь, некоторые товары легкой промышленности. До конца года к ним присоединится молочная продукция, а также бутилированная питьевая вода.
Обязательная маркировка одежды
Маркировка уверенно шагает по стране. В планах правительства к 2024 году охватить ей весь товарный рынок России.

Подпишитесь и будьте в курсе последних новостей по 54-ФЗ

Один раз в месяц будем присылать подборку лучших материалов.
Спасибо
Вы успешно оформили подписку!
Получить консультацию
Спасибо за заявку!
Мы позвоним вам в ближайшее рабочее время: с 8.00 до 20.00 по Мск
Хотите получить наше лучшее предложение по цене?

Укажите Ваш контактный телефон и засекайте время!

Спасибо за заявку!
Мы позвоним вам в ближайшее рабочее время: с 8.00 до 20.00 по Мск
Выберите ваше местоположение
Выберите ваше
местоположение
Стать партнером
Регистрация на мероприятие
Оставить свой отзыв

Ваши контактные данные (e-mail и телефон) не будут публиковаться
или передаваться третьим лицам

Спасибо за обратную связь!
Вы помогаете нам стать лучше!
Благодарим вас за обращение в техподдержку Лайтбокс Кассы.
Постараемся ответить вам как можно быстрее.