Для ведения законного бизнеса мало найти гениальную идею и зарегистрировать ИП. Предпринимателю на этапе организации своего дела следует озаботиться четкой и прозрачной системой приема оплаты и отчисления налогов.
В этом деле поможет контрольно-кассовый аппарат.
Согласно статьи 2 п.2.1 54 -ФЗ индивидуальные предприниматели и организации при наличных расчетах с физическими лицами в обязательном порядке обязаны применять онлайн-кассы. Законодательством определено, кому из предпринимателей необходимо подключение онлайн-кассы.
Что же такое контрольно-кассовый аппарат и для чего он нужен?
Контрольно-кассовый аппарат (ККТ, онлайн-касса) — это устройство для контроля и учета продаж.
В 2021 году ИП, работающие во всех сферах, уже установили контрольно-кассовую технику. Есть и исключения, о них можно прочитать в этой статье: Может ли ИП работать без онлайн-кассы (ККМ) в 2021-2022 году?
Начать стоит с выбора модели кассы, которая подойдет именно вам. Существует 5 видов контрольно-кассовых аппаратов:
-
автономные кассы;
-
смарт-терминалы;
-
фискальные регистраторы;
-
облачные кассы;
-
POS-системы.
В зависимости от того, какой из этих кассовых аппаратов вы выберете, будут зависеть правила его обслуживания и в целом специфика использования.
Автономные ККТ — это кнопочные аппараты старого поколения. Хоть их и модернизировали в соответствии с требованиями 54-ФЗ, но это всё же довольно примитивные по части функционала устройства. Такие аппараты не очень удобны в использовании. У них маленькая память, ограниченные возможности и автоматическое обновление на них невозможно. Для этой процедуры придется вызывать специалиста, а это недешёвое и достаточно частое удовольствие. И самое печальное: на автономных кассовых аппаратах уже невозможна установка современных кассовых программ.
Смарт-терминалы — это ККТ, которые, благодаря своей современности и невысокой стоимости, очень востребованы среди предпринимателей. Они похожи на планшет, в них встроен принтер, печатающий чеки, и фискальный накопитель. Эти контрольно-кассовые аппараты не имеют технических ограничений. Моделей достаточно много и отличаются они, и размерами, и функциями, и перечнем поддерживаемого оборудования. Вам просто нужно выбрать подходящий среди имеющихся на рынке. Обновление происходит автоматически, а в некоторых — ещё и бесплатно. Так дела обстоят, к примеру, в кассе Лайтбокс.
Для малого бизнеса самым удобным, быстрым и бюджетным вариантом контрольно-кассового аппарата являются смарт-терминалы.
Фискальные регистраторы — это, само собой, не полноценный контрольно-кассовый аппарат, а только устройство для печати и отправки чеков. Для работы понадобится компьютер (как вариант — ноутбук или планшет), на котором будет установлена кассовая программа. Главный недостаток такого вариант — стоимость выше, чем в случае приобретения смарт-терминала.
Облачные кассы берутся в аренду и применяются в онлайн-продажах. Эти кассы располагаются в специальных центрах. Предприниматели-арендаторы подключаются к кассам удаленно и самостоятельно регистрируют их в налоговой.
POS-системы — это дорогие и сложные кассовые системы. Такие обычно стоят в супермаркетах.
Как только вы определились с моделью контрольно-кассовой техники, можно двигаться дальше.
Какой контрольно-кассовый аппарат подойдёт вам и вашему бизнесу?
Не стоит сразу рассчитывать на дешевый вариант. Есть риск сэкономить, а потом переплатить в несколько раз больше из-за того, что касса абсолютно вам не подошла.
-
Для начала оцените специфику и масштаб вашего бизнеса. Это кофейня, где покупатели делают заказ у прилавка? Или у вас интернет-магазин, и касса нужна не только в торговой точке, но и курьеру? Ответ на этот вопрос сразу очертит круг устройств, из которых вы будете выбирать дальше. Первый пункт — мобильность.
-
Как в торговой точке обстоят дела с Интернетом? Есть ли проводной? Может быть на этаже есть общедоступный Wi-Fi? Или единственный вариант подключения к сети — это мобильный интернет? Подключение должно быть обязательно для отправки данных в налоговую во время формирования и печати чека. Пункт второй — связь.
-
Если ваш товар продается на развес — вам необходимы весы. Если вы продаете маркированный товар, то вам точно понадобится ещё и сканер, а сама касса должна уметь распознавать коды DataMatrix коды. Пункт третий — дополнительное оборудование.
Обо всех нюансах выбора кассы мы написали в статье 10 важных критериев для выбора онлайн-кассы
Если вам нужна помощь в выборе модели — оставьте заявку на сайте, и мы перезвоним вам в ближайшее рабочее время. Поможем подобрать вам модель, которая подойдёт для вашего бизнеса, предложим самое выгодное решение и подскажем, как воспользоваться нашими предложениями по рассрочке и аренде.
Начало работы и обслуживание контрольно-кассовых аппаратов
1. Регистрация, подключение и настройка ККТ
Регистрация ККТ на сайте налоговой одинакова для любой модели контрольно-кассового аппарата. Этот процесс лучше доверить специалисту, а не пытаться всё сделать самостоятельно по инструкции.
При ошибке вы не сможете сделать шаг назад и исправить ошибку. В определённых моментах ошибка может привести к незапланированным тратам и ремонту контрольно-кассовой техники.
Порядок регистрации ККТ:
-
Выбор оператора фискальных данных.
-
Получение электронной подписи.
-
Регистрация кассы в ФНС.
-
Регистрация кассы в ОФД.
Подключение и настройка — аналогично. Лучше потратить сравнительно немного на работу профессионала, чем потом разгребать последствия самостоятельной настройки.
2. Обслуживание и затраты на него
Основным в обслуживании ККТ будет контроль и своевременная замена фискального накопителя.
Замена ФН производится в двух случаях:
-
по истечении срока действия фискального накопителя (есть всего два вида — на 15 и 36 месяцев);
-
когда закончится объём фискального накопителя
Как только закончится срок действия или объём ФН, касса заблокируется, и продолжать работу можно будет только после замены фискального накопителя.
Не забудьте, что старые ФН всё равно следует хранить в течение 5 лет на тот случай, если они понадобятся при проведении налоговых проверок.
Закупка дополнительного торгового оборудования, необходимого для полноценного ведения бизнеса, тоже важная статья расходов.
3. Продление договора с ОФД
Договор, который вы заключаете с оператором фискальных данных, тоже имеет свой срок. Стандартно он составляет 1 или 3 года, а стоимость — примерно 3000 рублей в год. Как только срок действия договора закончится, вам необходимо самостоятельно озаботиться его продлением.
4. Обновление кассовой программы
Как для операционной системы на ПК или смартфоне выходят обновления, так и для контрольно-кассовых аппаратов появляются новые фишки. Среди них есть и такие, которые нужны из-за изменений в законе.
Для обновления автономных касс, вам потребуется помощь специалиста, а вот смарт-терминалы всегда обновляются автоматически. А вот платно или бесплатно — это зависит от политики разработчика.
В кассах Лайтбокс, например, все обновления устанавливаются бесплатно.
5. Интернет-соединение
Проблемы с Интернетом могут стать причиной неработающей кассы. Иногда это временные технические неполадки, а иногда — неоплата связи.
В любом случае лучше иметь контрольно-кассовый аппарат, который может выбивать чеки даже без Интернета, а данные в налоговую отправлять уже после восстановления соединения.
Так работают кассы Лайтбокс: формируют и выбивают чек без связи, а как только связь возвращается — автоматически отправляют данные в ОФД, и вам не нужно беспокоиться о том, что из-за технических проблем могло случиться нарушение.
Почему предприниматели выбирают контрольно-кассовую технику от Лайтбокс?
Кассы Лайтбокс — это техника, которая выручит своего хозяина, а не добавит ему проблем. Выгода и удобство использования — вот почему для бизнеса выбирают кассы Лайтбокс.
-
Бесплатное автоматическое обновление.
Экономия на вызовах специалистов получается неплохая, потому что все модели касс Лайтбокс обновляются автоматически. Пользователю остается лишь принять их на своем контрольно-кассовом аппарате.
-
Работа в офлайн-режиме.
Перебои со связью и отключился Интернет? Для кассы Лайтбокс это не проблема. Она пробьёт чек без соединения, а при восстановлении связи автоматически отправит данные ОФД.
-
Есть функция экономия чековой ленты.
Вы можете отменить печать бумажного чека, если покупателю он не нужен, или включить функцию экономии чековой ленты, чтобы на бумажном чеке реквизиты были размещены компактно и он стал короче.
-
Расширенный функционал.
Бизнес развивается, и нужны новые функции, например, товарный учет или расширенная аналитика? На кассе Лайтбокс достаточно просто сменить тариф. Кстати, все кассовые функции вам доступны на кассовом аппарате даже в Базовом тарифе.
-
Экономия на эквайринге.
Касса Лайтбокс уже готова к приему быстрых платежей. Поэтому вы можете принимать безналичную оплату через СБП со ставкой 0,4 - 0,7%, не используя терминал и экономя на эквайринге.
СБП — это выгодная альтернатива эквайрингу. Для приема безналичных оплат не требуется устанавливать терминал эквайринга. Платежи принимаются по QR-коду: кассир формирует его на экране кассы или в чеке, а покупатель считывает его через камеру смартфона и оплачивает в банковском приложении.
Какая ответственность за работу без контрольно-кассовых машин?
Предприниматель несет ответственность за работу без ККТ и нарушения в кассовой дисциплине.
-
Продажа товаров и оказание услуг без использования кассы на основании ст.14.5 КоАП наказывается штрафом:
-
должностные лица и ИП могут заплатить от ¼ до ½ выручки от продаж, но не менее 10 тыс. руб.;
-
юр. лица от ¾ до всей суммы доходов, которые не были проведены через онлайн-кассу, но не меньше 30 тыс. руб.
-
-
Выявление продаж без кассы при повторной проверке и выручке от 1 млн. руб. может привести к дисквалификации должностных лиц в организации на 1-2 года и к приостановке деятельности ИП,организаций до 90 дней.
-
Штраф за нарушение выполнения требований к онлайн кассе Использование кассовых аппаратов без их перерегистрации (п. 4 статьи 14.5 КоАП РФ):
-
для индивидуальных предпринимателей - от 1,5 до 3 тысяч рублей.
-
для юридических лиц - от 5 до 10 тысяч.
-
-
Штраф за нарушение чекового документооборота
-
Ошибка в данных чека: номер фискального накопителя, регистрационный номер ККМ, номер, дата и время проведения чека, место, где чек выдан, и т.д. В этом случае нужно сформировать сопроводительный чек.
-
Нарушена отправка электронных чеков по требованию клиентов.
-
Чек не поступил в ОФД из-за поломки онлайн-кассы или отсутствия интернета.
-
-
Данные нарушения регулируются п. 6 статьи 14.5 КоАП РФ:
-
Должностные лица и ИП - 2 тыс. рублей.
-
Юр. лица - в 10 тыс. рублей.
При первом нарушении предприниматели получат предупреждение. Повторное влечет уже уголовную ответственность. Например, директора отлучат от ведения дел до 2-х лет при неправильном чековом обороте. Для индивидуального предпринимателя этот срок меньше - 3 месяца (90 суток) остановки деятельности. Это же наказание распространяется за совершение торговых операций в обход кассы, а также если контрольно-кассовую технику бизнесмен не применил повторно и если сумма расчетов была более 1 млн. рублей.
-
Важно понимать, что ответственность за нарушение кассового закона лежит на владельце магазина, ИП. Поэтому персонал заранее важно обучать всем нюансам ведения кассовых операций.
Дата публикации: 30.12.2021
