Установка и подключение онлайн-кассы
Онлайн-касса - это технологически сложное оборудование. Она имеет встроенный фискальный накопитель (ФН) и записывает на него все кассовые операции. Подключается к Интернет и, кроме выдачи чека покупателю, передает всю информацию о совершенных продажах в налоговый орган через оператора фискальных данных (ОФД). Поэтому установка кассы проходит через регистрацию в этих инстанциях, подключение дополнительного оборудования, настройку Интернета и кассового сервиса в целом. А для тех, кто торгует маркированными товарами и алкоголем, процесс захватывает еще систему Честного знака и ЕГАИС.
Разберемся во всем по порядку. И выясним, насколько сложно провести установку онлайн-кассы самостоятельно.
Кому необходима онлайн-касса?
В 2017 году вышел закон №54-ФЗ, который обязал предпринимателей использовать онлайн-кассы для обслуживания покупателей и осуществления расчетов с ними. Так потребитель сможет получить подтверждение оплаты, а налоговая служба будет знать о доходах предпринимателя или организации.
Переход проходил в несколько этапов. В июле 2021 года перестала действовать последняя отсрочка для ИП с налоговым режимом НПД, которые занимаются продажей продукции собственного производства, самостоятельно оказывают услуги и не имеют наемных работников. Теперь установка онлайн-кассы является обязательным условием работы практически для всех предпринимателей и организаций, которые ведут расчеты с покупателями.
Бессрочно осуществлять свою деятельность без подключения онлайн-кассы могут:
-
самозанятые;
-
компании, которые работают с ИП и юридическим лицам исключительно по безналичному расчету;
-
компании и индивидуальные предприниматели, которые не используют для расчетов автоматическое оборудование. Например, ремонт обуви, продажа мороженного, разливного молока и других напитков в киосках и т.д.
Всех льготников, которые могут осуществлять деятельность без онлайн-кассы можно посмотреть в можно посмотреть в ст. 2 Закона № 54-ФЗ.
Первый этап. Выбираем правильный кассовый аппарат
Основное условие ФНС — кассовое оборудование должно соответствовать требованиям 54-ФЗ. Проверить модель онлайн-кассы на соответствие можно на сайте налоговой службы. Там перечислены все модели, которые можно применять в работе. Список регулярно расширяется и обновляется. Реестр разрешенных моделей онлайн-касс.
При покупке онлайн-кассы обязательно проверьте наличие модели в реестре ФНС, иначе не сможете зарегистрировать ККТ и работать на ней.
За использование кассы, которая не соответствует требованиям 54-ФЗ полагается штраф в размере 10 000 рублей.
Кассовое оборудование делится на:
-
Автономные кассы. Устаревшее кассовое оборудование, которое можно модернизировать в соответствие с требованиями 54-ФЗ, но на нем нельзя будет продавать алкоголь и маркируемые товары и автоматизировать учет товаров.
-
Смарт-терминалы. Современные компактные кассовые аппараты, с сенсорным дисплеем и встроенным принтером для печати чеков. Есть возможность подключать программу для учета товара.
-
Фискальный регистратор. Представляет собой принтер для печати чеков, который подключается к компьютеру, смартфону или планшету с кассовой программой.
-
Облачная касса. Это специальная кассовая программа, к которой подключается фискальный накопитель. Чеки формируются в электронном виде и отправляются покупателю на электронную почту или в смс-сообщении.
На рынке сейчас большой выбор производителей ККТ.
Предприниматели, которые только начинают свой бизнес могут сэкономить на покупке и взять кассу в аренду или в рассрочку.
В аренду онлайн-кассы от Лайтбокс на тарифе Бизнес входит:
-
Онлайн-касса с ФН
-
Эквайринг (опционально)
-
Активация кассы под ключ (подключение к ОФД, регистрация в фНС, настройки)
-
Товароучетная программа
-
Техподдержка 24/7
Второй этап. Выбираем оператора фискальных данных
После покупки онлайн-кассы ее необходимо зарегистрировать в ФНС, но перед этим надо выбрать оператора фискальных данных и заключить с ним договор на обслуживание. ОФД является посредником при передаче данных с кассового аппарата в налоговый орган. Эта организация обязуется обеспечивать конфиденциальное хранение и передачу данных в ФНС.
Выбрать оператора фискальных данных можно на сайте ФНС. Принципиального отличия в операторах фискальных данных нет. У всех схожий набор функций и пакетов услуг. На сайте ОФД у вас будет личный кабинет для подключения кассы.
Третий этап. Получаем электронную подпись
Чтобы дистанционно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, нужна усиленная электронная подпись. Она представляет собой защищенный электронный аналог вашей обычной подписи, с ее помощью можно будет наладить электронный документооборот с контролирующими органами.
До 1 июля 2021 года ЭЦП можно было получить в коммерческих организациях, и стоила эта услуга от 900 рублей. Теперь налоговые органы будут бесплатно выдавать цифровые подписи предпринимателям в своем удостоверяющем центре или доверенных удостоверяющих центрах. Такую квалифицированную электронную подпись можно будет использовать для подписания электронных документов, получения всех государственных и коммерческих услуг.
Получить электронную подпись можно по предварительной записи в налоговую службу по месту жительства. При себе необходимо иметь паспорт и СНИЛС, для идентификации личности.
Цифровая подпись записывается на специальном носителе, сертифицированном ФСТЭК России или ФСБ России, который предоставляет заявитель. Приобрести их можно у дистрибьюторов производителей и в специализированных интернет-магазинах.
Четвертый этап. Регистрация онлайн-кассы в ФНС и ОФД
Пройти регистрацию кассового аппарата можно онлайн или в налоговой службе при личном визите. Для дистанционной регистрации кассового оборудования необходимо зайти на сайт ФНС в раздел «Учет контрольно-кассовой техники». Выбрать «Зарегистрировать ККТ» и внести все необходимые параметры. Пошаговую инструкцию регистрации онлайн-кассы в ФНС можно найти в нашей статье «Регистрация кассы в фнс».
Если во время регистрации все данные внесены верно, то в графе «Состояние» появится подпись «Присвоен Регистрационный номер ККТ». Заключительным шагом регистрации будет формирование и печать отчета о фискализации кассы. Затем заходим вновь в личный кабинет налогоплательщика и выбираем столбец с регистрационным номером кассы. Открываем карточку ККТ и нажимаем «Завершить регистрацию». В открывшемся окне заполняем графы в соответствии с отчетом о регистрации кассы. Выбираем «Подписать и отправить». Все, регистрация окончена.
Для подключения кассового аппарата в ОФД необходимо зайти в личный кабинет на сайте оператора и нажать кнопку «Добавить кассу» или «Зарегистрировать аппарат». Откроется окошко, в котором следует внимательно заполнить параметры:
-
регистрационный номер кассового аппарата, которые присвоили в налоговом органе;
-
серийный номер ККТ, указанный производителем;
-
модель ККТ;
-
номер фискального накопителя.
Для проверки правильной работоспособности и связи с оператором фискальных данных, надо выбить пробный чек на небольшую сумму. Проверить указаны ли все нужные данные в самом чеке, а также поступила ли информация фискального документа к ОФД. Для этого зайдите в личный кабинет на сайте оператора фискальных данных.
Если вы самостоятельно регистрируете кассу, то обратите внимание на самые распространенные ошибки:
-
стоимость товара в чеке указана с НДС, но вы не должны ее платить;
-
в чеке не указано имя кассира;
-
в чеке не верно указаны реквизиты, дата и время пробития чека;
-
в налоговые органы уходят ошибочные данные.
Как подключать кассу к ОФД?
Для полноценной работы и обмена данными с оператором фискальных данных, онлайн-касса должна быть подключена к Интернету через кабель, мобильный Интернет, Wi-Fi. На самой кассе необходимо активировать режим передачи данных.
Установку ККТ и ее настройку можно сделать самостоятельно или доверить специалистам. На первый взгляд ничего сложного, но можно допустить ошибки, которые принесут проблемы с налоговыми органами.
Установить кассу самостоятельно или доверить специалисту?
Установить кассовое оборудование и пройти регистрацию в налоговом органе и ОФД можно самостоятельно. Но тогда придется вникнуть во все нюансы подключения, чтобы избежать ошибок. Будьте готовы к тому, что на это может уйти ни один день.
Если во время регистрации ККТ допустить ошибки, то она может не пройти регистрацию в ФНС или ОФД. Такие нарушения грозят предпринимателям проблемами с налоговым органом и штрафами. Если при регистрации фискального накопителя будет допущена ошибка, то он придет в негодность. Исправить ошибку уже будет невозможно и ФН придется приобретать новый.
Мы рекомендуем доверить установку кассы специалистам.
Что можно приобрести в дополнение к онлайн- кассе:
-
Сканер для считывания штрих-кодов. Удобный прибор для быстрого оприходования товаров, обслуживания покупателей.
Для работы с QR-кодами и DataMatri кодами маркированных товаров нужен специальный 2D сканер. -
Ящик для денег. Удобно и безопасно хранить деньги. Бывают механические и электромеханические.
-
Весы. Если торговля осуществляется в развес, то это обязательный аксессуар.
-
Принтер для печати бирок и этикеток.
Выбирая онлайн-кассу, необходимо учесть какое дополнительное оборудование вам может понадобиться.
Дата публикации: 11.10.2021
