Инвентаризация товарных запасов

Инвентаризация остатков на складе – это один из способов контроля торговли. Проводят ее уполномоченные сотрудники или собственник бизнеса.

При полных или выборочных проверках они сверяют данные товарных отчетов с тем, что показывают пересчеты товаров на полках склада.

Цели инвентаризации

Глобальных целей у инвентаризации две:

• Контроль работы персонала

• Оптимизация бизнеса

Для чего нужен контроль персонала?

• Для обнаружения и исправления ошибок

• Для выявления краж

• При обучении новых сотрудников и переобучении персонала при введении новых правил торговли

Какую пользу приносит инвентаризация бизнесу в целом?

• Проверка полноты учета

  Результаты инвентаризации покажут вам, насколько полно существующая система учета отражает реальную картину происходящего на складе. По количеству выявленных ошибок вы можете довольно уверенно делать выводы о том, насколько остро стоит вопрос об изменениях в складском учете.

• Понимание наиболее частых проблем для реорганизации работы склада

  Организация инвентаризации часто требует от руководителей и сотрудников компании больших временных и интеллектуальных затрат. Но рутинную работу по составлению товарных отчетов можно и нужно автоматизировать! Иначе зачем нам современные технологии? Чтобы освободить материально ответственное лицо для решения более глобальных стратегических задач. Например, в появившееся свободное время этот человек может разработать задание на автоматизацию склада или автоматизацию магазина. Более подробно об этом будет сказано в этой статье чуть позже, а сейчас поговорим о том, как должна проводиться инвентаризация.

Проведение инвентаризации – закон один, а требования разные

Бухгалтерия вообще и складской учет в частности – дела серьезные. Поэтому, прежде чем браться за них, не мешает разобраться в требованиях законодательства.

Общие правила проведения инвентаризации довольно подробно описаны в Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств". И многие источники в Интернете ссылаются именно на этот приказ, отвечая на вопросы пользователей о складском учете.

Не каждым источником в Интернете стоит руководствоваться!

Обращаем ваше внимание на дату выхода данного приказа. С июня 1995-го прошло уже более четверти века. Мы живем в заметно изменившихся условиях. Логично предположить, что организация инвентаризации по правилам конца прошлого столетия – не лучшее решение. Это, во-первых.

Это большое облегчение! Ведь сегодня крайне важны сроки проведения инвентаризации товарных запасов. А если во всем следовать этим рекомендациям, то надо каждый раз останавливать на долгое время работу склада. О конкурентоспособности в таком случае можно попросту забыть.

Так как же все-таки правильно проверять сохранность товаров?

К счастью, обязательными к исполнению в части организации процесса сверки остатков являются только 4 пункта статьи 11 402-ФЗ. Они содержат вполне логичные и обоснованные требования:

• вообще проводить сверку фактических и расчетных остатков;

• и фиксировать данные о расхождениях фактического наличия объектов и результатов, которые показывают документы пересчета.

При этом часть 3 той же статьи гласит, что «сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом».

Другими словами, владелец бизнеса сам решает, когда, как часто, кем и каким образом будет проводиться инвентаризация товаров на его складах. Законом не запрещено проверять работников склада раз в неделю или три раза в день – особенно если для частых проверок есть основания.

И это не единственная возможная причина для обязательной инвентаризации.

Когда проведение инвентаризации обязательно для всех?

Инвентаризация обязательна, если:

• пришло время сдавать годовую бухгалтерскую отчетность

• происходит смена материально ответственных лиц

• имущество организации передается в связи продажей или сдачей в аренду

• происходит преобразование или ликвидация предприятия

• на предприятии обнаружили хищения, порчу товаров и т.п.

• часть товара утеряна в результате стихийного бедствия или другого форс-мажора

Проводить инвентаризацию следует и при выбытии более 50 % членов коллектива, в котором установлена коллективная материальная ответственность. А также если кто-то в этом коллективе требует провести проверку.

Итак, причин и поводов для организации инвентаризаций при ответственном хранении предостаточно. Другой вопрос, как осуществлять плотный контроль, не парализуя работу склада и соблюдая правила проведения инвентаризации.

Правила проведения инвентаризации

Внезапность

Начинающим владельцам бизнеса бывает сложно поначалу проявлять недоверие к персоналу. Это становится этической проблемой. Но тут надо принять за аксиому, что ответственный, внимательный и честный работник готов к инвентаризации в любой момент. А создавать комфортные условия для сокрытия выявленных недостач безалаберным и вороватым сотрудникам собственник бизнеса не обязан.

Полнота контроля

Во время проведения инвентаризации внимание всех участвующих в процессе должно быть направлено только на нее. Рекомендуется не допускать к инвентаризации сотрудников, ответственных за складские запасы. Магазин (отдел магазина) или склад закрываются для покупателей. Прием товара также откладывается до момента окончания инвентаризации.

Объективность

Точное понимание фактического остатка возможно только при пересчете товаров на полке. Хорошо, когда можно доверять материально ответственным лицам. Но, как ни крути, доверяй, но проверяй. Каждый может, как минимум, ошибиться.

Личная ответственность

Перед началом инвентаризации ответственные лица должны представить отчеты по движению товара с расписками. Выявление расхождения с ними (если оно обнаружится) отразит акт инвентаризации.

Документирование

В инвентаризационных описи и акте должны быть отражены все выявления пересортицы, недостач и излишков.

Порядок проведения инвентаризации

1. Подготовка

В приказе по форме ИНВ-22 фиксируют следующие данные:

• ФИО членов инвентаризационной комиссии (не менее двух)

• Сроки проведения инвентаризации

• Вид инвентаризации

Это делает руководитель фирмы или ее главный бухгалтер, или другое лицо, ответственное за ведение бухгалтерии.

2. Сверка фактических остатков с расчетными

Совпавшие данные вносят в опись по форме ИНВ-3.

Сличительная ведомость для проверяющих органов - это форма ИНВ-19. “Для себя” форма может быть произвольной.

Если часть товара компании хранится на чужих складах, то это отражают в форме ИН-5.

То, что еще не доставлено на склад, но ожидается, отражают в форме ИНВ-6.

3. Анализ результатов

Перфекционизм - вещь хорошая, но в сфере товарного учета считается допустимым расхождение в размере 2 %. Однако это не значит, что таким расхождением можно вовсе пренебречь. Любые выявленные недочеты должны быть задокументированы.

Порча товаров - это форма ТОРГ-15. Списание - ТОРГ - 16.

4. Итоги

Окончательные результаты инвентаризации - излишки, недостачи, порча, пересортица, бой - отражают в форме ИНВ-26. Также фиксируется денежная сумма потерь.

Если выявлены недочеты в системе хранения товара или имущества, то в идеале должны быть найдены и виновные. Распоряжение об их наказании оформляется отдельным приказом.

Учет в тетрадях – позавчерашний день

В прошлом столетии принятые и отгруженные товары учитывались посредством занесения данных вручную в тетради. Так было почти повсеместно. Результатом становились множественные недостачи и излишки при инвентаризации, а процесс инвентаризации превращался в длительные и мучительные ручные подсчеты. Причем выявленные суммы недостачи порой оказывались на поверку просто ошибками в арифметике. Человеческий фактор… Приходилось все пересчитывать заново.

Бухгалтерские программы – решение не для всех

Специальные бухгалтерские программы (например, 1C Бухгалтерия) могут облегчить жизнь материально ответственному лицу при проведении инвентаризации. Однако они потребуют немалых финансовых вложений для своего внедрения. И компьютеры придется использовать не самые дешевые, и без серверов и сервисной поддержки не обойтись.

И если ваша бухгалтерская программы не интегрирована с кассой, вам придется вручную вносить сюда информацию о каждом перемещении товара. А тут уже подключается человеческий фактор, который повышает вероятность ошибки! И о плотном контроле речь уже не идет.

Что касается Excel -- сам по себе он не освобождает продавца от ручной фиксации поступлений и продаж и ввода всех данных в таблицу.

В итоге даже при отсутствии злого умысла все усилия по компьютеризации могут оказаться тщетными из-за относительной сложности программ для освоения.

Почему так популярна онлайн-касса с товароучетной программой?

Правильность оформления всех показателей в сличительных ведомостях при подключении к кассе товароучетной программы становится по большей части делом техники. Влияние человеческого фактора стремится к нулю. Затраты на оснащение магазинов и обучения персонала минимальны. Учет остатков ведет товароучетная программа. Она же при необходимости моментально формирует акты инвентаризации по заданным параметрам. При наличии отклонений создает акты списания, оформляет пересортицу или оприходует товар. Ручного труда и временных затрат мизер!

Все шаблоны документов уже есть. Большинство полей в них заполняется автоматически. Итог: вероятность ошибки минимальна.

Как и в любом другом, в разделе «Инвентаризация» образец заполнения бланка уже сформирован. А программа сама мотивирует пользователя быть внимательным при заполнении полей формы и проверять внесенные данные перед сохранением документа.

Минимум ручного ввода данных

Немалая часть данных о товаре и его движении вносится не вручную. Информация о продажах, возвратах, выдачах подтягивается из кассы. Товары заносятся при помощи сканирования штрих-кода или Datamatrix-кода и основные реквизиты в карточке уже заполнены.

Прозрачно и подконтрольно

В системе фиксируются не только даты отгрузки, но и время совершения каждой операции по приемке, возврату, списанию, продаже товара и т.п. Оформить документы задним числом для сокрытия, например, хищения незаметно не получится. Выявить, кто вносил данные в систему, а также кто имел доступ к складу в интересующий период, также несложно.

Автоматический расчет остатков

Все данные по расчетным остаткам формируются автоматически программой в реальном времени. Причем для крупных торговых сетей предусмотрена возможность выбрать организацию или магазин, по которым необходимо сформировать отчет.

А внутри магазина можно получить расчет остатков

• по конкретному поставщику,

• по определенной товарной группе,

• по отдельному товару.

Для этого всего лишь надо выбрать нужные пункты выпадающего меню полей «Группа товаров» и «Поставщик» или вбить наименование товара в соответствующем поле. После этого нажимаем кнопку «Сформировать», и опись составляется автоматически.

Причем информация по остаткам отображается не только в формате количестве единиц товара, но также в разрезе закупочных и розничных цен на дату проведения инвентаризации. Эта информация может представлять интерес для сотрудника, отвечающего за организацию закупок.

Акты списания, переоценка, документы на оформление пересортицы и возврата поставщику, а также внутренние перемещения оформляются автоматически.

Если товароучетная программа интегрирована с бухгалтерским сервисом, то данные для формирования отчетов будут передаваться туда автоматически . При этом поступления будут фиксироваться по накладным, а , например, в 1С передаваться общей суммой продажи.

Узнать подробнее про товароучетную программу Лайтбокс

Виды инвентаризации

Подводя некоторые итоги вышеизложенному, перечислим возможные виды инвентаризации.

Итак, в зависимости от целей, причин и прочих факторов инвентаризация может быть:

• плановой (например, обязательная при подведении итогов года)

• внеплановой (для проверки качества работы персонала)

• сплошной (сверка всех остатков)

• выборочной (по отдельным товарным группам или магазинам сети)

• целевой (если есть вопросы по отдельным товарным позициям)

• независимой (если ее проводят сотрудники специализированной фирмы)

О последней еще не было сказано. А вопрос актуален. И звучит он следующим образом.

Контролировать лично или заказывать независимую инвентаризацию?

В западных странах передача задач по проведению инвентаризации на аутсорсинг давно стала нормой.

В России пока не каждый директор магазина готов доверять акту сверки, составленному сотрудником сторонней организации. Но крупные торговые сети уже осознают, насколько быстрее и качественнее составляются акты инвентаризации, проводятся оприходования излишков и выявления недостач, если этим занимаются специализированные фирмы.

Небольшой бизнес крайне редко привлекает для инвентаризации сторонние компании. Все чаще экземпляры описи составляют бухгалтера. Тем более, что при использовании товароучетных программ подбить расчетные остатки и оформить результаты, труда не составляет.

Нюансы проведения инвентаризации на складе, в магазине, в кассе.

Склад

Обычно проверки здесь часты: раз в неделю, две недели, месяц, редко - квартал.

Основные причины для инвентаризации на складе:

• Необходимость своевременного выявления и устранения ошибок

• Обнаружение воровства/подозрение на него

• Увольнение материально-ответственного лица

• Пересменка (особенно если смена длится неделю или около того)

В последнем случае бывает сложно каждый раз проверять все, но желательно хотя бы сверить остатки на наиболее мелкие товары. Их легче украсть.

Кладовщик не может быть членом инвентаризационной комиссии, но он должен присутствовать при проверке, иначе при обнаружении недостачи он может оспорить в суде претензии со стороны владельца бизнеса.

До конца инвентаризации нельзя:

• перемещать товары внутри склада

• принимать товар

• отгружать товар

Если отгрузка в процессе инвентаризации все-таки производится, то она должна быть согласована с руководством компании и задокументирована. Форма ИНВ-2 фиксирует число товара до и после отгрузки, форма ИНВ-4 - инвентаризация отгрузки.

Для упрощения и ускорения проведения инвентаризации на большом складе используют терминал сбора данных, интегрированный с товароучеткой.

По итогам пересчетов товаров на полках и сверки с расчетными остатками составляют сличительную ведомость ИНВ-19. При выявлении недостачи оформляется акт списания по форме ТОРГ-16.

Магазин

Основная особенность инвентаризации магазина в том, что она обычно проводится ночью. Так магазин может быть всегда открытым для покупателей в рабочие часы.

Есть еще вариант инвентаризации -- оставить открытыми все отделы, а количество выявленных недостач скорректировать на количество товаров, которые могут быть в корзинах покупателей на пути к кассе. Это возможно для тех крупных магазинов, где есть данные по средней сумме продаж в час. Ее можно вычесть из недостачи.

Получить подробную презентацию

У пользователей товароучетной программы Лайтбокс есть еще и третий вариант - проводить инвентаризацию по группам товаров без закрытия магазина. Для инвентаризации в опись берутся остатки по определенной группе. Останавливают продажу только по ней. Группы делают небольшие, чтобы уложиться на проверку минут за 15-20.

Для снижения вероятности ошибки при пересчете желательно, чтобы его производили независимо друг от друга два сотрудника. Совпавшие данные можно смело заносить в ведомость ИНВ-19 и составлять при необходимости акты списания.

По результатам инвентаризации магазина могут быть:

• выявлены группы товаров, подлежащих особому контролю,

• наложены штрафы на ответственных лиц,

• назначена дополнительная внеплановая инвентаризация.

Касса

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с ФЗ “О бухгалтерском учете” и приказом Минфина об инвентаризации.

Кассир присутствует при инвентаризации, но не входит в инвентаризационную комиссию.

Задача комиссии - проверка качества работы кассира, а именно:

• контроль корректности проведения кассовых операций

• контроль корректности оформления документации

• выявление ошибок

• выявление задвоенных накладных

• обнаружение краж

В последнем случае проверка обязательно должна быть внеплановой, а точнее - внезапной.

Одно из основных отличий при проверке кассы от ревизий склада и магазина в том, что тут пересчитывают не товары, а деньги. Соответственно, по результатам оформляют формы ИНВ-15 (наличные) и ИНВ-16 (бланки строгой отчетности).

При смене материально ответственного лица документы оформляются не в двух (как обычно), а в трех экземплярах:

• для сдающего дела,

• для принимающего дела,

• для бухгалтера.

Акт о сверке наличных - это форма КМ-9.

Важно: свидетельством нарушений в работе кассира является не только недостача, но и излишки. Причем недостача не всегда возникает по вине кассира. Но любое отклонение фактической суммы от расчетной - повод для выяснения причин и выявления виновных.

Что будет, если инвентаризацию не проводить вовсе?

Как ни удивительно, но законом не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Но если отвечать на вопрос: “Что будет?”, то ответ: “Будет полная неразбериха!” А вот результатом этой неразберихи рано или поздно станут нарушения, за которые ответственность уже предусмотрена( кражи, хищения, невыполнения договорных обязательств и т.д.).

А задним числом навести порядок в товарном учете и работе персонала будет очень сложно. Так что вникайте, изучайте правила, осваивайте технологии и держите руку на пульсе бизнес-процессов своего предприятия. Пусть он развивается на радость вам и вашим покупателям!

Дата публикации: 07.04.2021