Изменения работы в ЕГАИС в 2023 году

В 2023 году основные изменения коснулись правил учета пива и других слабоалкогольных напитков. Расскажем о новых требованиях подробнее. Также остановимся на том, как учитывать крепкий алкоголь, и как рознице упростить работу со спиртосодержащей продукцией.

Как вести учет пива в 2023 году

С 1 апреля 2023 года началась обязательная маркировка пива — производители и импортеры теперь ставят на кеги коды маркировки и передают данные об этом в систему маркировки.

Рознице при продаже пива пока не нужно сканировать коды на кегах, но есть изменения со стороны системы ЕГАИС. На сайте ФСРАР разместили новый порядок учета пива и последовательность перехода к работе без регистра № 2:

Как учитывать пиво в новом формате

Для перехода к требованиям ФСРАР мы рекомендуем действовать так:

1. Провести инвентаризацию и сверить остатки на обоих регистрах с ЕГАИС. Если будут расхождения — их надо убрать с помощью Актов списания и постановки на баланс.

2. Перевести запасы пива из «Торгового зала» на «Склад» (регистр 1) и отражать продажу пива только с первого регистра. Плюс контролировать, чтобы сотрудники «по привычке» не перемещали в учете поступившую продукцию со склада в торговый зал.

Разработчики некоторых систем учета позаботились о том, чтобы продавцы без проблем перешли на первый регистр. Когда в программе стоит «защита» от операций, которые не соответствуют требованиям, можно спокойно работать и не бояться штрафов.

Такие изменения помогли пользователям Лайтбокс без ошибок перевести учет пива на первый регистр.

Как подготовиться к маркировке пива

Розница начнет передавать информацию в «Честный знак» о проданном пиве с 15 января 2024 года. К этому моменту у продавцов должны быть готовы: касса, способная работать с маркировкой, и 2D-сканер для считывания DataMatrix.

Лучше заранее узнавать, как настроить вашу кассу на продажу маркированных товаров. На какие-то ККТ надо будет установить специальные программы. А есть кассы, в которых гораздо проще добавить необходимые возможности. Например, пользователи Лайтбокс могут подключить модуль «Маркировка» в личном кабинете.

От учета пива перейдем к правилам работы с крепкими спиртными напитками.

Учет крепкого алкоголя в 2023 году

В отличие от пива и других слабоалкогольных напитков, крепкий алкоголь учитывают поштучно. Для организации такого учета ФСРАР генерирует уникальные цифровые идентификаторы (коды) и «зашивает» их в федеральные специальные марки (более привычное название — акцизные марки).

Производители и импортеры запрашивают в ФСРАР необходимое количество акцизных марок и наклеивают их на бутылки. После чего производители и импортеры передают информацию о том, какой алкоголь и с какими марками подготовлен для введения в ЕГАИС. Так у каждой бутылки появляется свой уникальный код, по которому всегда можно отследить, где находится спиртное.

Продавцы алкоголя, когда принимают продукцию по электронным ТТН от других участников рынка (производителей, импортеров, оптовиков) ставят поступление одновременно на два регистра:

• На регистр № 1 — в разрезе партий, по каждой из которых хранится информация о производителе, объеме выпуска, дате розлива.

• На регистр № 3 — для поштучного учета акцизных марок на каждой бутылке в партии.

Есть особенность и в реализации крепкого алкоголя. Она в том, что перед тем как передать бутылку покупателю, необходимо запросить разрешение на продажу в ЕГАИС. Для этого кассир сканирует код на марке, касса отправляет запрос в ЕГАИС, если разрешение получено, в ККТ приходит специальный слип для кассового чека. Если в ЕГАИС продаваемая бутылка не числится за магазином, кассир не сможет её продать.

Реализованная продукция одновременно списывается с обоих регистров и выбывает из ЕГАИС.

Что нужно рознице для продажи алкоголя

Чтобы стать законным участником оборота алкоголя, как крепкого, так и пива, необходимы:

1. Специальная электронная подпись для ЕГАИС Подробнее о её особенностях и получении — здесь.

2. Личный кабинет в ЕГАИС. После регистрации на сайте необходимо скачать RSA-ключ для безопасного соединения с ЕГАИС, а также УТМ (универсальный транспортный модуль) для обмена данными с системой. Пошаговая инструкция по регистрации, а также скачиванию RSA-ключа и УТМ в этой статье.

3. Товароучетная система. Как её выбрать, смотрите здесь.

4. Онлайн-касса, которая может работать с алкоголем. Критерии оценки кассы в этой статье.

5. 2D-сканер для считывания кода с федеральных специальных марок.

Узнать подробнее

Как упростить работу с алкоголем

Розница принимает, учитывает, продает и списывает алкоголь. На каждом из этих этапов могут быть сложности. Упростить работу поможет товароучетная программа, в которой автоматизирована работа с алкоголем. Дальше расскажем про каждый этап подробнее и на примере решения Лайтбокс покажем, что можно ждать от программы.

Приемка продукции

При приемке алкоголя необходимо загрузить документы из ЕГАИС, сверить их с поставкой и подтвердить ее, если расхождений нет.

В случае расхождений составить Акт разногласий или Акт отказа. Акт отказа обычно составляют, когда поставка полностью не совпадает с документами, например, в ТТН перепутан получатель.

Возможные сложности во время приемки:

• Нужно ставить в каждый магазин компьютер для работы в ЕГАИС.

• Много ТТН от поставщиков — нужно время, чтобы найти нужную.

• Долго проверять большие поставки.

• Ошибки при подготовке Актов разногласий.

Как помогает Лайтбокс:

• Накладные можно принимать не только на компьютере, но и на кассе, значит, не обязательно покупать компьютеры в магазины.

• Есть сортировка электронных накладных по дате, поставщику и другим признакам для быстрого поиска документов.

• Выборочная проверка алкоголя — можно просканировать только часть бутылок, и если нет ошибок, подтвердить поставку.

• Приемка без проверки — когда поставщик проверенный, можно подтвердить поставку без сканирования марок.

• Автоматическое создание Акта разногласий, когда есть расхождения между поставкой и документами. Программа добавит в Акт те марки, которых нет в ТТН.

Хранение алкоголя

При хранении алкоголя важно своевременно пересчитывать остатки и сверять их с ЕГАИС. Когда в учете магазина больше алкоголя, чем числится в ЕГАИС, необходимо подготовить Акт на списание, если бутылок меньше — Акт постановки на баланс.

Удобно, когда документы автоматически составляет программа, а продавцу достаточно проверить готовые Акты и отправить в ЕГАИС для фиксации документов и выравнивания остатков.

Защита от штрафов во время реализации

Если при приемке и хранении продукции нет ошибок, сложностей при розничных продажах быть не должно.

Но есть опасность нарваться на штрафы, так как федеральный закон от 22.11.1995 № 171-ФЗ установил запреты на продажу алкоголя по времени и возрасту покупателей. Кроме этого, нельзя реализовывать спиртное по цене ниже, чем МРЦ (минимальная розничная цена).

Штрафы за нарушения:

• Реализация в запрещенное время (после 23.00) — 20–40 тыс. руб. для должностных лиц или ИП, 100–300 тыс. руб. на организацию. Возможна конфискация алкоголя.

• Продажа спиртного несовершеннолетним — 100–200 тыс. руб. на должностных лиц и ИП, 300–500 тыс. руб. на юрлицо.

• Реализация ниже МРЦ — 50 тыс. руб. или дисквалификация на срок до 3 лет на должностных лиц, 100 тыс. руб. на организацию.

Как помогает Лайтбокс:

• На онлайн-кассе или в личном кабинете можно установить запрет на продажу алкоголя в определенные дни или часы и не волноваться, что кассир нарушит правила.

• Программа подсказывает продавцу, с какой даты рождения можно продавать спиртное в конкретный день.

• Перед продажей касса сравнивает розничную цену с МРЦ, и если розничная цена ниже, на экране появляется предупреждение.

Узнать подробнее

Чем Лайтбокс помогает продавцам пива

Кроме своевременного обновления программы при изменениях законодательства и необходимых функций (приемка документов из ЕГАИС, постановка на баланс, списание), в решении Лайтбокс предусмотрены дополнительные возможности, которые упрощают работу:

1. Автоматическое создание Акта на списание проданного пива в конце каждой смены. Готовые документы достаточно отправить в ЕГАИС. После отмены обязательного ведения журналов продаж, такая возможность экономит время, так как избавляет от необходимости записей и подсчета реализованного пива.

2. Подготовка Актов постановки на баланс или списания в случае расхождений между данными об остатках в учете магазина и ЕГАИС.

3. Вскрытие тары на кассе — смена единиц измерения разливного пива прямо на кассе. Продукцию, которую поставили с единицей измерения «кеги», можно перевести в литры, шутки и другие единицы измерения, в которых продается пиво.

4. Автоматическое формирование алкогольных деклараций сразу в формате xml. При подготовке документа используются новые коды на алкогольную продукцию, введенные в 2022 году. Готовый файл остается отправить в ФСРАР.

Узнать подробнее

Почему розничные продавцы алкоголя выбирают решение Лайтбокс

Есть несколько причин:

1. Можно выбрать кассу для любого помещения — есть компактные модели с диагональю 5,5 дюйма, универсальная касса с 7-дюймовым экраном и кассовый компьютер.

2. Кассу можно купить в рассрочку или взять в аренду. Арендная плата начинается от 900 рублей в месяц.

3. Много дополнительных возможностей для упрощения работы со спиртным, о которых мы писали выше.

4. Бесплатное и автоматическое обновление программы при изменении правил работы с алкоголем и другого законодательства.

5. Возможность быстро и без проблем подключить модуль «Маркировка».

6. Техподдержка 24/7.

Дата публикации: 02.06.2023