Чтобы дело приносило постоянный доход, владельцу бизнеса приходится учитывать множество факторов. Особенно, если его бизнес – торговля продовольственными товарами.
Ошибки при учете и хранении продуктов, в закупках, при обслуживании покупателей, недобросовестность сотрудников приводят к большим издержкам. Автоматизация магазина помогает предпринимателю избежать ошибок, оставаться конкурентоспособным и развивать свой бизнес в современных реалиях.
В статье рассказываем о преимуществах автоматизации розничной торговой точки, какое торговое оборудование и программное обеспечение (ПО) выбрать для продовольственного магазина.
Когда автоматизация продуктового магазина точно нужна, и какие преимущества она дает
Автоматизация точно нужна, если:
у вас не одна торговая точка, а сеть продуктовых магазинов;
более 200 товарных позиций;
есть отдельный склад;
есть доставка;
вы продаете алкоголь и маркированные товары;
вы планируете расширяться.
Продолжать ведение учета в тетрадях или таблицах Excel сегодня могут только совсем маленькие магазины с двумя надежными сотрудниками и ассортиментом товаров до 30 наименований.
Но по нашему мнению, автоматизации требует даже такая продуктовая точка. Тем более что 54-ФЗ обязывает практически всех продавцов (исключений минимум) при расчетах с клиентами использовать онлайн-кассу с фискальным накопителем. А она уже на минимальном уровне автоматизирует продажи.
Автоматизация всех бизнес-процессов магазина – складского учета, кассовых расчетов, документооборота, бухгалтерского учета и других, дает возможность грамотно управлять бизнесом, не зарываясь в бумажные документы.
В любой момент вам доступны цифры о запасах, маржинальных и неликвидных товарах, затратах, выручке. Значительно упрощаются ежедневные рутинные рабочие процессы, и сотрудники работают более эффективно. Это повышает качество обслуживания клиентов и, как следствие, лояльность покупателей к магазину. А чем больше покупателей, тем больше прибыль.
Автоматизация розничной торговли – что конкретно это значит
Владельцу бизнеса выгоднее всего использовать комплексную автоматизацию. Под этим подразумевается оснащение магазина необходимым торговым оборудованием и внедрение специального программного обеспечения (ПО).
При этом оборудование должно хорошо работать и друг с другом и с выбранным ПО. И все это должно соответствовать требованиям современного законодательства.
Что влияет на выбор системы автоматизации
Функционал ПО и возможности техники отличаются. Владельцу продуктового магазина надо выбрать комплект, подходящий конкретно для его бизнеса.
На выбор системы автоматизации влияет формат продовольственного магазина, специфика (категории реализуемых товаров), размер торговой площади, планы на дальнейшее развитие.
Розничные магазины продуктов бывают двух видов:
Магазин самообслуживания. Данный формат сегодня особенно популярен. Его используют и крупные торговые сети, и небольшие розничные точки.
Магазин прилавочного типа. Обычно, это мини-магазинчики «у дома» площадью до 50 кв. метров. Здесь процесс обслуживания клиентов полностью лежит на продавце. Он выбирает, взвешивает, подает товар, плюс принимает оплату через кассовый терминал.
Возможно вы:
Имеете специализированный магазин, например, мясной, рыбный, хлебный.
Продаете весовую продукцию.
-
Торгуете продукцией, которая особенно контролируется государством:
Для реализации товаров, подлежащих обязательной маркировке – бутилированной воды, молочной продукции, нужно зарегистрироваться в системе маркировки «Честный знак».
Для продажи алкоголя требуется регистрация в системе ЕГАИС.
Закупки продукции животного происхождения происходят в электронной системе «Меркурий» и сопровождаются ВСД – ветеринарными сопроводительными документами.
Работа с перечисленными выше системами осуществляется только через электронный документооборот (ЭДО).
Оборудование для автоматизации продуктового магазина
Набор торгового оборудования для автоматизации продуктовой розницы, как правило, включает в себя:
Кассовое оборудование (онлайн-кассу).
Терминал эквайринга для приема оплаты по банковским картам.
-
Электронные весы для продажи весового товара.
Весы могут размещаться в торговом зале или на кассе. Весовое оборудование со встроенным принтером этикеток и сенсорной клавиатурой, размещенное в зале, помогает быстрее обслуживать покупателей и должно подключаться к общей системе учета для синхронизации цен. Нужный вес автоматически списывается и рассчитывается стоимость.
Прикассовые весы устанавливаются на рабочем месте кассира. При расчете с клиентом кассир кладет товар на весы и добавляет его в чек. Касса автоматически загружает данные с весов и считает сумму к оплате. Так покупатель не тратит время на самостоятельное взвешивание товара.
Сканер штрих-кода. При реализации маркированных товаров обязателен 2D-сканер.
Денежный ящик для хранения и защиты наличных денег от краж.
Дисплей покупателя для отображения информации о стоимости чека.
Принтер чеков.
Принтер этикеток. Печать этикеток со штрих-кодами пригодится для перемаркировки, для создания этикеток на продукцию собственного производства (если такое есть), для печати акционных этикеток.
Набор техники – условный, он может быть дополнен другими устройствами или сокращен. Все зависит от индивидуальных условий.
Для некоторых маленьких магазинов вполне хватит компактного и функционального смарт-терминала.
Программное решение для автоматизации магазина продуктов
Чтобы автоматизировать учет товаров в небольшом розничном магазине продуктов, предпринимателю достаточно приобрести и установить товароучетный сервис (ТУ).
И лучше ориентироваться на современные облачные решения – кроме учета товаров и оптимизации основных бизнес-процессов они предоставляют удаленный контроль над работой магазина. По функционалу облачные решения ничуть не хуже теряющих популярность коробочных версий. И к тому же стоят недорого – от 600 до 1500 руб. в месяц за лицензию.
Что учесть при выборе программы для товароучета:
-
Можно ли подключить к сервису вашу существующую онлайн-кассу?
Мы советуем использовать кассовую программу и товароучетный сервис от одного разработчика. Потому как при обмене данными между программами от разных разработчиков могут возникать ошибки.
-
Какие функции есть в товароучетной программе?
Существующие на рынке ТУ системы отличаются друг от друга набором функционала и ценой. И даже если программа стоит дорого, это не значит, что в ней есть все необходимые вам функции.
Насколько ТУ сервис понятен и прост в освоении и управлении?
Стоимость обновлений, если они платные.
Как работает техподдержка? Как с ней связаться и сколько она стоит?
Как работает автоматизация
Вы находите подходящую для вашего бизнеса товароучетную программу (ТУ).
Подключаете к ней онлайн-кассы и делаете простые настройки по инструкциям разработчика для пользователей.
Создаете актуальную базу данных, если ее еще нет. Как это сделать, читайте в этой статье. Если база товаров в кассе уже сформирована, она загрузится в ТУ автоматически.
В момент формирования и пробития чека на кассе, данные о продаже тут же попадают в товароучетный сервис, и товар списывается с остатков.
Программа выполняет за вас все важные дела и экономит ваше время – ведет складской учет, составляет отчеты, рассчитывает цены и много другое. С ее помощью, вы держите все под контролем, увеличиваете товарооборот и прибыль.
Возможности системы автоматизации магазина на примере товароучетного сервиса Лайтбокс
В комплекте с товароучетной программой Лайтбокс вы получаете бесплатную кассовую программу. Вместе они автоматизируют все бизнес-процессы магазина и предоставляют вам следующие возможности:
Автоматизация складского учета
Учет всех движений товара и складских операций: оприходование, поступление, продажа, перераспределение, списание, пересортица, возвраты поставщику. Данные обновляются моментально. Это уменьшает кражи продуктов со стороны персонала.
Контроль остатков. Благодаря базе данных с актуальными остатками на складе вы всегда в курсе, что и сколько продано за определенный период (неделю, месяц, сезон), какой товар залежался, какого товара не хватает, что приносит наибольшую прибыль и т. д., а значит, грамотно планируете закупки. Если задать в ТУ системе Лайтбокс минимальный уровень остатков по каждому продукту, она известит вас о достижении его порога.
Простая и быстрая инвентаризация без закрытия магазина. Ваша задача минимальная – выгрузить акт инвентаризации и сверить данные с фактическими остатками. Возможна частичная инвентаризация по группам товаров.
Систематизация товара по группам упрощает поиск нужной единицы и повышает эффективность работы сотрудников.
Автоматизация торговых операций
Документооборот
С помощью шаблонов вы создаете и печатаете (или сразу отправляете по e-mail) торговые документы при оприходовании, перемещении и возврате товаров: кассовую книгу, товарные накладные и отчеты, акты для инвентаризации и списания, возвратные документы. Еще программа автоматически составляет алкодекларации.
Ценообразование
Автоматический расчет цены при оприходовании товара, как на единицу товара, так и на группу товаров. Переоценка по итогам инвентаризации тоже проходит автоматически. Доступно установление цен для товара, для группы товаров, по категории товара, поставщику, магазину, сети магазинов.
Маркетинговые инструменты
С помощью скидок, акций, распродаж, подарочных сертификатов, программ лояльности вы привлечете больше клиентов. Длинных очередей и недовольных клиентов у вас больше не будет.
Работа с маркированными товарами
ТУ сервис интегрироан с ЭДО, поэтому принимать УПД при оприходовании маркированных товаров можно напрямую в своем личном кабинете. Программа автоматически ставит на баланс товары из при