Кассиры часто исполняют обязанности директора магазина (особенно если у вас небольшой магазин в одном из регионов России). Если вы хотите превратить свой магазин в прибыльный, то вам необходимо контролировать кассира. А это значит,что нужно проводить проверки кассовых операций и кассовых документов, товарных чеков, вести учет денежных средств, выручки и остатки на складе.
Почему контроль кассовых операций необходим?
1. Потери прибыли из-за воровства. Согласно статистике Crystal Systems Itergrations из-за воровства кассиров происходят потери дневной выручки магазина - до 30%.
Если кассир ворует, он может стать причиной закрытия магазина.
2. Налоговая оштрафует "за несоблюдение кассовой дисциплины". Для ООО - 40-50 тыс.руб., для самозанятых и ИП - 4-5 тыс.руб. Также за нарушение правил работы на кассе вы получите штраф 4-5 тыс.руб.
Что воруют?
1. Кассиры крадут наличную выручку. Кража денежных средств — это самое распространенный и простой вариант. И даже при том, что воровские схемы уже давно известны, воровство денег продолжается.
Один из примеров: продавец Григорий в свою смену делает выручку 100 000 ₽. Он в сговоре со своим родственником и просит его покупать товар на 2 000 ₽. Вечером родственник “возвращает” покупку, точнее просто упаковку под видом полноценного товара. Григорий оформляет возврат. 2000 ₽ изымает из кассы и делится с сообщником.
2. Также кассиры воруют товар.
Например, продавец Екатерина незаконно вынесла из магазина около 20 пачек бумаги, которую должна была продавать. Выносила она ее понемногу каждый день, без проводки по кассе. Потери обнаружились не сразу. Екатерина к тому моменту уже уволилась.
Другой пример: Игорь продавал стройматериалы. Когда у него дома случился ремонт, Игорь договорился с поставщиком, чтобы тот отгрузил бракованный материал. В результате он списал товар:забрал его себе.
Как понять, что у вас воруют?
-
Есть недостачи денежных средств в кассе — когда в конце рабочей смены получается нехватка денег в кассе и несоответствие продаж через кассу и реальных.
-
У вас появились отрицательные остатки.
-
Плохие результаты инвентаризации и появление пересортицы тоже могут быть результатом нечестных действий. Пересортица товаров – это избыток одного вида товара в категории при одновременном недостатке другого вида товара в этой же категории.
-
Были операции по аннулированию чека или отмене товарных позиций, редактирование чека.
-
Вы увидели, что некоторые чеки долго не закрываются.
-
Продавец чаще других продавцов применяют скидки. Или проводит скидки, которые вы не согласовывали ранее.
-
Есть операции по отмене чека или удалению несколько позиций в чеке.
-
Зафиксировано открытие денежного ящика без закрытия в конце смены и печати чека.
-
Нарушение периодичности выписки кассовых чеков.
Например, Григорий за весь день продал товара на 30 000 ₽. А в конце рабочей смены написал в отчете, что выручил 25 000 ₽. Куда исчезли 5000? Это большой вопрос. Вполне вероятно, что кассир украл часть выручки из кассового терминала.
Конечно, это грубо и условно. Возможно, что у появления разницы есть разумное объяснение. Надо разбираться в ситуации вместе с Григорием и директором магазина, и стоит рассчитывать на ответственность работника.
Если вы заподозрили кражу, то вот типовые схемы воровства кассиров.
Какие существуют схемы воровства в магазине?
Существует 10 основных типов схем (в реальности возможно множество их вариаций). Особенно они актуальны тогда, когда в магазине возможны наличный и безналичный способы расчета с покупателем.
| № | Что сделал кассир? | Как вести контроль кассира и на что обратить внимание? |
|
1 |
Кассир взял деньги за товары, выдал сдачу и не закрыл чек (под выдуманным предлогом отказался его выдать). Покупатель уходит. Кассир аннулирует чек и забирает деньги себе. |
Проведены операции по отмене чека, а при пересменке не сходится сумма денег в кассе. Если у кассира отмен достаточно много, следует проводить проверку. Скорее всего вы недосчитаетесь товара при инвентаризации. Появляются отрицательные остатки. |
|
2 |
Кассир оформил фиктивный возврат, которого на самом деле не было, а деньги “вернул” к себе в карман. В этой махинации у кассира может быть даже реальный сообщник, который покупает и возвращает товар (или пустую упаковку от него, как в примере выше). |
Есть кассовые операции по возврату товара и выдачи денег из кассы. При инвентаризации недосчитываетесь товара на складе. Появятся отрицательные остатки |
|
3 |
При продаже дорогого товара кассир берет деньги наличными, а по кассе проводит дешевый товар. Разницу в стоимости продавец забирает себе. |
Плохие результаты ревизии и инвентаризации, есть пересортица. |
|
4 |
Кассир затягивает с выдачей чека в кассе. Покупатель уходит, не дождавшись. Кассир удаляет самый дорогой товар или даже несколько товаров и присваивает деньги за них. |
Частые операции по удалению товара в чеке, при пересменке у вас не сходится количество денег в кассе и количество проданного товара. Недосчитываетесь товара при инвентаризации. Возникают отрицательные остатки |
|
5 |
Кассир указал в чеке скидку. А по факту продал без скидки и разницу в цене забрал себе. Чек в этом случае тоже не выдавался, иначе бы покупатель заметил разницу. Или имела место отмена чека без скидки, а следом выбит чек со скидкой. |
Кассовые чеки со скидками. Если скидки разрешены, то попробуйте провести сравнение кассиров по количеству скидок. Если покажется явный перекос в сторону какого-то кассира - это повод для его проверки. |
|
6 |
Сообщник кассира (под видом покупателя) клеит на упаковку весового товара штрих-код от более легкого и дешевого товара, и кассир «не видит» подмены. Еще вариант, кассир заранее напечатал штрих-код для весового товара и приклеил на руку. При продаже он сделал вид, что сканирует штрих-код на упаковке, а на самом деле подставляет к сканеру руку. |
При инвентаризации - пересортица, излишки одного товара и нехватка другого. Данные о количестве проданных товаров из кассовой программы разойдутся с количеством товаров, проданных по факту. При пересменке не сходится сумма денег в кассе. |
|
7 |
Кассир указал неверные тип товара, вес, количество товара в упаковке. По факту продал йогурт, а в чеке указал газированную воду. То есть продал на сумму больше, в чеке пробил меньше, а разницу — украл. |
При инвентаризации - пересортица, излишки одного товара и нехватка другого |
|
8 |
Открыл чек и продавал товар нескольким клиентам по одному открытому чеку. Чек покупателям не выдавался и продажи в кассе не фиксировались. А все деньги от покупателей кассир присваивал себе. |
Длительное время открытого чека. При инвентаризации вы недосчитываетесь товара, а при пересменке результаты ревизии покажут нехватку товара или денег. |
|
9 |
Продал упаковку товара, но отсканировал только единицу. Например, взял деньги за упаковку йогурта, по кассе провел одну бутылку. Опять же разницу забрал себе. |
Украл часть выручки. (возможно, это была просто халатность, но это не точно). |
|
10 |
Кассовая лента “внезапно” кончилась. Кассир организует оперативный перезапуск кассового аппарата, из-за чего данные о продаже потерялись. Кассир заводит новый чек с указанием меньшей стоимости, чем была раньше, а продает по старой цене и забирает себе разницу. |
При проверке ККТ недостачи, зафиксированы операции по перезапуску кассы. При инвентаризации вы недосчитываетесь товара, а при пересменке результаты ревизии покажут нехватку товара или денег. Могут быть и отрицательные остатки. |
|
11 |
Кассир договорился с поставщиком — последний привез скоропортящийся товар (или бракованный). Кассир списал часть товара и использовал его по своему усмотрению. |
Обычно кассир в сговоре с одним-двумя поставщиками. Поэтому частоту списания следует проверить по кассиру и найти связь с этими поставщиками. Если она есть, затевайте проверку. |
Мы показали основные примеры мошенничества кассиров. Наверняка, их существует больше. Тем не менее своевременный контроль и правильно подобранные методики помогут выявить и их.
Говорят, не пойман — не вор. Но если известны схемы воровства, то поймать вора становится проще.
Конечно, такие проблемы на кассе легко предупредить с помощью дополнительного контроля.
Как предотвратить?
Вы знаете, как контролировать действия кассиров, старших кассиров и других сотрудников магазина? Вот 8 видов мер.
-
В должностных инструкциях обязательно должна быть предусмотрена личная материальная ответственность за недостачу.
-
Коллективная материальная ответственность.
Если ответственность продавца-кассира за товар будет материальной, то воровать он будет не так нагло и меньше.
-
Инвентаризации (ревизии) — когда кассовые операции проверяются, количество складского остатка сравнивается с продажами через кассу. То есть недостачи денежных сумм определяются математически.
Если вы ведете учетов товаров вручную, инвентаризация, особенно частая, становится проблемой. При этом не исключены ошибки в расчетах. При плохих результатах проверки, приходится вновь и вновь перепроверять. Поэтому предприниматели все чаще от тетрадного учета и учетах в таблицах Excel уходят в сторону специальных программ по товарному учету.
Инвентаризация наиболее эффективна тогда, когда проводится внезапно.
В товароучетной программе Лайтбокс, например, можно проводить инвентаризацию по группам товаров. Это значит, что группу вы можете сформировать, например, по категории (молоко). Если хотите проверить не замешан ли кассир в сговоре с поставщиком, выгружайте остатки по конкретному поставщику в этом магазине. Вам останется только провести фактический подсчет. Но с таким небольшим списком к проверке это можно сделать минут за 15. Даже магазин закрывать не понадобится.
-
Видеокамеры. Они снимут на видео факт кражи, и съемка станет почти неоспоримым доказательством при разбирательстве. Логика простая: если кассир чувствует себя “в зоне слежения видеокамеры”, то кассир обязан вести себя честно.
-
Найм охранников. Их присутствие будет препятствовать махинациям кассиров.
-
Контроль кассовых операций. Касса должна не просто фиксировать кассовые операции, но формировать отчет для владельца. Так вы увидите отмены чека, возвраты, удаленные товары, историю по перезапускам кассы. Отлично, если на кассе вы можете настроить запрет по удалению позиций из чека.
-
“Умные” кассы для автоматизации торговли и проверка ККТ в магазине на сомнительные операции.
В кассах Лайтбокс, например, кассиры авторизуются в начале смены, а кассовая программа ведет запись кассовых операций. Поэтому распознать “опасные” действия конкретных кассиров совсем не трудно. Современная касса фиксирует результаты деятельности: выручка, сколько наличкой, сколько по эквайрингу, сколько денег выдано, на какую сумму были возвраты, отмены операций. А владелец бизнеса может все это видеть в личном кабинете кассового сервиса даже со смартфона.
Сколько кассир продал и по каким ценам, во сколько он открыл и закрыл смену, остаток кассы - вся информация доступна, чтобы провести проверку. Продать товар по “своей” цене тоже не получится: кассир заносит в чек товар уже с ценой из базы. Доступ же к редактированию у сотрудника с правами доступа “Администратора”.
В купе с товароучетной программой достаточно просто разобраться в причинах недостач и расхождениях в остатках.
3. Вести товарный учет желательно не вручную, а подключить к онлайн-кассе специальную программу. Она будет вести учет продаж, выдачу денег и поступлений. Вам не придется считать на калькуляторе сколько чего продано и на какую сумму, вычислять остатки товаров и сумму выручки. Такая информация пригодится и вашему главному бухгалтеру.
Картина «пришло-ушло-осталось» с товароучетной программой станет максимально прозрачной. Свалить свои махинации на недобросовестного поставщика и ошибки в ваших расчетах у кассира уже не получится.
Предприниматели, которые подключили к онлайн-кассам товароучетную систему Лайтбокс, отмечают снижение недостач практически до нуля. Радуют и результаты инвентаризаций.
Подключить товароучетную систему Лайтбокс вы можете к своей онлайн-кассе. Оставьте заявку, наш специалист проконсультирует вас.
Даже простое внедрение такой системы контроля кассовых операций, ведения бухгалтерского и управленческого учетов в магазине дисциплинирует сотрудников.
Вот несколько историй о предпринимательской борьбе с воровством с помощью умной кассы Лайтбокс.
Истории предпринимателей
Дата публикации: 23.03.2021
