ЕГАИС (единая государственная автоматизированная информационная система) была введена для государственного контроля за оборотом алкоголя и борьбы с контрафактом.
Для пивной отрасли, в том числе розничных магазинов, продающих пиво, сделаны определенные послабления в учете алкогольной продукции по сравнению с производителями и продавцами маркированной спиртосодержащей продукции:
-
нет акцизных марок и других требований поштучного учета алкоголя по правилам ЕГАИС 3.0;
-
не надо проводить фиксацию продажи каждой бутылки в инфосистеме.
Но в части подготовки к работе в ЕГАИС требования жесткие и для пивной розницы ─ нужно зарегистрироваться в системе, установить УТМ и использовать товароучетный сервис.
О том. как выбрать программу для работы с ЕГАИС, расскажем в этой статье. Информация будет полезна продавцам и пива, и крепких алкогольных напитков.
Зачем для работы в ЕГАИС нужна программа учета?
Обмен информацией между магазином и ЕГАИС осуществляется через универсальный транспортный модуль (УТМ), который после регистрации в ЕГАИС скачивают в личном кабинете системы.
УТМ предназначен только для передачи информации, через него не получится загружать и отправлять документы. Поэтому нужна специальная программа, которая позволяет это делать.
Самым распространенным решением является товароучетная программа, интегрированная с ЕГАИС. После установки УТМ проводится его настройка с товароучетным сервисом.
Есть ли бесплатные программы для ЕГАИС?
Бесплатных программ нет, как и единой цены на сервисы. Кроме стоимости, решения отличаются возможностями и уровнем автоматизации процессов. Например, есть программы, которые создают за вас возвратные документы поставщику, сравнивают остатки с ЕГАИС, составляют Акты постановки на баланс и списания, формируют алкодекларацию.
Чем больше операций автоматизировано, тем меньше пользователь делает что-то вручную и, следовательно, меньше совершает ошибок. А цена ошибки при нарушении правил работы с алкоголем высока ─ штрафы, согласно ст.14.19 КоАП:
-
10 ─ 15 тыс. руб. на должностных лиц и ИП;
-
150 ─ 200 тыс. руб. на организацию.
Кроме выписки штрафов, могут конфисковать продукцию.
Поэтому при оценке программы учета для ЕГАИС сначала изучите возможности сервисов, а уже потом сравнивайте стоимость. Тем более, что цены у разных производителей отличаются несильно.
На что обратить внимание при выборе товароучетной программы для работы с ЕГАИС?
Требования к учету пива проще, чем к учету крепкого алкоголя, но очень часто в магазинах продают разные спиртные напитки, поэтому программа должна одинаково хорошо работать со всем ассортиментом.
Продавцам пива нужно выполнять такие требования:
-
принимать документы от поставщиков из ЕГАИС, сверять их с поставкой, подтверждать (полностью или с разногласиями) или отклонять;
-
приходовать продукцию на баланс;
-
списывать реализованное пиво в ЕГАИС Актами на списание;
-
ежеквартально сдавать алкодекларацию.
Продавцы крепкого алкоголя, кроме приемки товара, должны:
-
ставить продукцию на поштучный учет в разрезе марок;
-
фиксировать продажу каждой бутылки в ЕГАИС.
Товароучетная система ─ это не программа для подтверждения накладных, она также должна уметь работать со всеми документами, перечисленными в Приказе РАР от 17.12.2020 № 397, а значит решать как минимум такие задачи:
-
принимать ТТН из ЕГАИС;
-
подтверждать закупки или отправлять Акты разногласий (отказа) в систему;
-
ставить продукцию на баланс;
-
перемещать и списывать алкоголь;
-
запрашивать остатки в ЕГАИС;
-
поддерживать поштучный учет (для крепкого алкоголя).
Без таких возможностей вы не сможете работать по правилам ФСРАР. Если в программе предусмотрены только такие операции, то все остальное придется выполнять вручную. Это потребует много времени и внимания и не исключит ошибок.
Разработчики товароучетных программ чаще всего не останавливаются на базовых функциях, а предусматривают дополнительные возможности для продавцов.
Чтобы было понятно, как это работает, давайте рассмотрим все этапы работы с алкоголем и покажем, что дает правильная автоматизация на примере товароучетной системы Лайтбокс. Это одно из решений с большими возможностями по доступной цене.
Чтобы узнать подробнее про Лайтбокс Учет для ЕГАИС, оставьте заявку, наш специалист позвонит вам в ближайшее рабочее время.
Приемка в товароучетной программе
| Возможность | Что дает |
|
Загрузка ТТН из ЕГАИС как на компьютере, так и на кассе. |
|
|
Сортировка ТТН по поставщикам, датам и другим признакам. |
Быстрый поиск электронных документов. |
|
При приемке ТТН вывод на экран количества единиц измерения (штук, литров) в партии после загрузки накладной. |
Можно посчитать бутылки и сразу понять, совпадает ли количество. Для приемки пива этого достаточно. При приемке же крепкого алкоголя цифры помогают понять, сколько бутылок осталось отсканировать. |
|
При сканировании бутылок во время приемки крепкого алкоголя на экране появляются:
|
Исключены ошибки при приемке маркированного алкоголя. |
|
Автоматическое создание Актов разногласий или отказа. После сканирования бутылок программа проверяет все ли марки, которые были в ТТН проверены. Всё, чего не хватило, например, марка не читалась или бутылок не оказалось в поставке, заносится в Акт разногласий. Акт отказа составляется программой в том случае, когда поставщик перепутал получателей или поставил не то, что написано в документах. Информация передается в ЕГАИС |
Быстрое составление возвратных документов без ошибок. В данном случае акты заполняет программа, а не вы. Остается отправить готовые документы поставщику. |
|
Приемка паллетами и ящиками ─ после сканирования штрихкода на упаковке все марки, входящие в партию, встают на баланс. |
Экономия времени при приемке крепкого алкоголя, ведь вам не придется сканировать каждую бутылку из заводской партии. В приемке пива требований к сканированию бутылок нет. |
|
Выборочная проверка ─ можно отсканировать часть бутылок из поставки, и если все в порядке, принять ТТН полностью. |
|
|
«Доверительная» приемка ─ при желании проверка марок отключается, программа разрешит подтвердить ТТН без сканирования. Лучше использовать на проверенных поставщиках. |
|
|
Автоматическая постановка на баланс после подтверждения закупок алкоголя. |
Крепкий алкоголь будет оприходован в разрезе марок, а пиво ─ количественно автоматически. Вручную ставить на баланс не придется. |
|
Автоматическое создание карточек на новый товар ─ всю необходимую информацию программа подтянет из ТТН, пользователю останется только завести цену. |
Не нужно вручную заводить карточки, это экономит время и исключает ошибки. |
Также обращайте внимание, настроен ли обмен информацией между товароучетной программой и онлайн-кассой. Например, если данные из товароучетного сервиса не передаются в кассу и обратно, вам придется дважды заводить карточки на товары. А это, во-первых, двойная работа, а во-вторых, выше вероятность ошибок.
Реализация
Если вы продаете разливное пиво, а ваши поставщики составляют ТТН в штуках (кегах), вам надо перед реализацией перевести штучные единицы измерения в литры или порции. Такая возможность может быть в товароучетном сервисе и/или в кассовой программе.
Удобнее, когда вскрытие тары можно проводить на кассе, так как продавец не зависит от сотрудника, который работает в программе для товароучета.
Если такой возможности нет, надо вручную списывать приход в кегах, а потом ставить на баланс литры.
Хранение и учет
| Возможность | Что дает |
|
Складской учет После поступления, реализации, списания программа автоматически пересчитывает остаток товара. |
Всегда актуальная информация о запасах алкоголя. |
|
Автоматическое создание Акта на списание пива в конце смены на основании продаж в течение дня. |
Не придется вручную собирать информацию для Акта списания пива. До 2021 года продавцы пива обязаны были вести Журнал учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции, и могли оттуда взять информацию о продажах. Но с 2021 года Журнал отменили, поэтому надо или автоматизировать составление Акта или вести учет вручную (в Excel). |
|
Автоматическое выравнивание остатков в учете магазина и ЕГАИС. Программа сверяет информацию о запасах в ЕГАИС и торговой точке. В случае расхождения составляет Акты постановки на баланс или Акты списания. Их остается только провести в ЕГАИС. |
Не нужно вручную сверять данные между ЕГАИС и учетом магазина и составлять документы. |
|
Отчет со сверкой остатков по старым маркам с ЕГАИС |
Понятно, какие бутылки надо перевести на поштучный учет. |
Отчетность
У продавцов пива и предпринимателей, реализующих алкоголь в общепите, есть обязанность по подаче алкогольных деклараций. Отчитываться нужно ежеквартально.
| Возможность | Что дает |
|
Автоматическое создание алкодекларации сразу в нужном формате xml. Программа учитывает все товародвижение и подтягивает данные в алкодекларацию |
Подготовка отчетности быстро и без ошибок. |
После чего алкодекларацию останется только подписать КЭП и отправить в контролирующие органы через личный кабинет на сайте ФСРАР.
Защита от штрафов
Кроме штрафов за нарушение работы в ЕГАИС по ст.14.19 КоАП, продавцов спиртных напитков могут привлечь к ответственности и по другим причинам. Продвинутая товароучетная система поможет не допустить таких ситуаций.
| Штрафы | Что делает товароучетный сервис? |
|
При розничных продажах позже 23 часов (ст. 14.16 КоАП):
Дополнительно возможна конфискация продукции. |
Позволяет установить дни и часы, когда нельзя продавать спиртные напитки. После чего продавец не сможет пробить на кассе и пиво, и крепкий алкоголь. |
|
За реализацию алкоголя несовершеннолетним (ст. 14.16 КоАП):
При неоднократных нарушениях предусмотрена уголовная ответственность. |
Каждый день в кассе появляются подсказка ─ дата рождения покупателя, с которой ему можно продавать алкоголь. Кассиру не надо ничего высчитывать, только проверить паспорт покупателя. |
|
За продажу алкоголя ниже МРЦ (ст. 14.6 КоАП):
|
Программа считывает из ТТН вид продукции, ее крепость и объем, сравнивает цену с МРЦ, установленной законодательством, и предупреждает, если розничная цена в магазине ниже МРЦ. |
Пример товароучетной программы со всеми возможностями
Все перечисленные возможности есть в решении от кассы Лайтбокс ─ это одна из самых продвинутых и недорогих программ на рынке. С ее помощью вы практически полностью автоматизируете работу с алкоголем и защититесь от ошибок сотрудников, а значит, от штрафов.
Нужно ли подключать онлайн-кассу к товароучетной программе для ЕГАИС продавцам пива?
Таких требований нет. Пиво, в отличие от крепкого алкоголя, продают как любой другой товар, связь с ЕГАИС во время формирования и выдачи кассового чека не нужна.
Но если интеграция кассы с товароучетным сервисом есть, то преимуществ масса:
-
проще проводить приемку, так как Акты разногласий и отказа создаются автоматически;
-
проще списывать пиво в ЕГАИС ─ вам не придется тратить время на подготовку Акта списания, его формирует программа;
-
алкодекларацию останется только подписать и отправить.
Но если, кроме пива, вы продаете и крепкий алкоголь, подключать кассу к программе для ЕГАИС вам нужно обязательно.
Совет: лучше выбирать кассовую программу и товароучетный сервис от одного производителя, так как при обмене данными между программным обеспечением от разных разработчиков могут быть ошибки.
Поменять кассовую программу и перенести товарную базу достаточно просто, особенно если вы работаете на решении с фискальным регистратором. В этом случае вам нужно только закачать новый кассовый софт на компьютер, ноутбук или планшет, выполнить настройку программы и работать.
Если у вас смарт-терминал, при установке новой программы могут быть сложности, но специалисты обычно находят выход.
Еще один важный критерий выбора товароучетного сервиса ─ техподдержка
При выборе программы для работы в ЕГАИС уточните график работы техподдержки, способы обращения, и надо ли за нее платить отдельно.
Бывают, например, такие варианты графиков:
-
круглосуточно, без выходных;
-
только в рабочие часы, с выходными и праздниками;
-
бесплатно в определенное время, обращения в другие часы надо оплачивать.
Возможные способы обращения:
-
email;
-
чат;
-
телефон, в том числе горячая линия.
Специалисты техподдержки некоторых компаний подключаются удаленно, чтобы быстрее решить проблему.
Что касается цен, стоимость поддержки колеблется от «бесплатно» до 900 руб. в месяц.
Если, кроме алкоголя, вы продаете табачную продукцию
В этом случае обратите внимание, как в товароучетной программе и онлайн-кассе организована работа с маркированными товарами, придется ли устанавливать дополнительные приложения и доплачивать за них.
Решения по маркировке делятся на три вида:
-
только продажа;
-
полный цикл ─ от приемки документов до продажи;
-
гибкие решения ─ полный цикл подключается по желанию.
Еще есть разница в организации работы. В каких-то товароучетных программах работа со всеми информационными системами (ЕГАИС, маркировка, ФГИС «Меркурий») организована в режиме «одного окна», а в некоторых ─ для каждой системы свое приложение.
Касса Лайтбокс ─ гибкое решение для работы с маркированными товарами. Вы сами решаете, что вам нужно подключить: только продажи или полный цикл, в который входят приемка документов из ЭДО и товарный учет. Вы можете начать с продаж, а со временем добавить работу с документами. При этом ничего дополнительно устанавливать не придется, просто продолжите работу, но уже с дополнительными возможностями.
Работа с ЕГАИС, системой маркировки и ФГИС «Меркурий» в кассе Лайтбокс организована по принципу «одного окна», поэтому вам не придется переключаться между разными программами.
Подробнее о маркировке табака читайте в статье «Розничная торговля табачными изделиями».
Выводы
Розничные продавцы любого алкоголя должны зарегистрироваться в ЕГАИС и установить товароучетную программу. Сервисы бывают разные:с минимально необходимой функциональностью и с широкими возможностями, когда большинство операций автоматизировано, и ошибки сведены к минимуму.
Поскольку отказаться от использования товароучетного сервиса нельзя, лучше выбрать решение, которое будет помогать, а не усложнять работу.
Готовы ответить на ваши вопросы. Оставьте заявку.
Дата публикации: 26.03.2021
