Поштучный учет алкоголя

Полный переход на поштучный учет алкогольной продукции в ЕГАИС произойдет с 1 августа 2021 года.

Рассказываем о дополнениях в правилах работы с алкоголем от декабря 2020 года, а также о том, как магазинам поступить с запасами со старыми марками, как «закрыть» второй регистр и получится ли перейти на новый формат работы после 1 августа 2021 года.

Также остановимся на особенностях поштучного учета и на том, как его упростить в рознице.

• Все новые правила в 2021 году и полный переход на поштучный учет с 1 августа

  • Как рознице подготовиться к переходу на новый формат работы?

  • Продажа слабоалкогольных напитков: есть ли изменения?

• Поштучный учет алкоголя: в чем суть?

• Приемка алкоголя в розничных магазинах

  • Как упростить приемку алкоголя в рознице?

• Поштучный режим: учет алкоголя в рознице по правилам ЕГАИС 3.0

  • Можно ли упростить процесс поштучного учета алкоголя?

• Ответственность за нарушение правил работы с алкоголем

• Что делать, если товароучетный сервис не может «обнулить» регистр № 2

  • На что обратить внимание при выборе программы для товароучета?

• Оценка товароучетного сервиса на примере решения от кассы Лайтбокс

• Готовое решение от кассы Лайтбокс для работы с алкоголем

• Подводим итоги

Все новые правила в 2021 году и полный переход на поштучный учет с 1 августа

ФСРАР (Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка) об окончательном переходе на поштучный учет с 1 ноября 2020 года. При этом остатки, которые учитывались по старым правилам должны были постепенно выйти из оборота.

По разъяснениям ФСРАР после 1 ноября 2020 года можно было продавать партионную продукцию с Регистра № 2, но ее нельзя было передать между обособленными подразделениями.

В декабре 2020 года ФСРАР дополнила правила работы с крепким алкоголем в 2021 году:

1. C 01.01.2021 изменены сроки подтверждения ТТН ─ вместо 3-х и 7-и дней, подтверждение ТТН должно быть в тот же день, когда осуществлена приемка. Таким образом, дата подтверждения сопроводительных документов должна совпадать с датой ТТН в ЕГАИС (Приказ ФСРАР от 17.12.2020 № 397).

2. С 15.01.2021 в случае расхождений фактических остатков на регистре № 2 с ЕГАИС нельзя использовать документ «Постановка на баланс на второй регистр». Единственное основание, которое можно использовать для корректировки остатков ─ «Пересортица».

3. С 01.02.2021 отзывать Акты списания при обнаружении ошибок можно будет только в течение 7 календарных дней. После истечения этого срока для корректировки остатков придется обращаться в ФСРАР.

4. С 01.02.2021 станут отслеживать период, в течение которого электронные накладные находятся «в пути». В тех случаях, когда ТТН не будет подтверждена получателем в течение 60 дней с даты документа, весь алкоголь автоматически встанет обратно на баланс отправителя. Это относится к накладным, сформированным после 01.01.2021.

   Если причиной такой ситуации станет нарушение получателем правил работы в ЕГАИС: продукцию получил, а электронные ТТН не подтвердил ─ поставщик может обратиться в ФСРАР и списать с себя отгруженный алкоголь.

   При этом получателя могут привлечь к ответственности по ст.14.19 КоАП за нарушение правил учета.

5. С 01.04.2021 запрещено переводить крепкий алкоголь на второй регистр, кроме случаев, когда надо «перекрыть» отрицательные остатки в торговом зале.

6. С 01.08.2021 надо полностью перейти на поштучный учет:

   • полный запрет на перевод продукции на регистр № 2;

   • нельзя продавать алкоголь со второго регистра;

   • не получится привязать штрих-коды алкоголя со старыми марками к партии, а значит, поставить продукцию на регистр № 3, кроме случаев корректировки пересортицы.

Кроме этого, произойдет усиление контроля за документооборотом внутри ЕГАИС:

• Поставщики будут следить за своевременным подтверждением ТТН со стороны получателей, чтобы система автоматически не возвращала отгрузки на баланс.

• Всем участникам рынка, которые составляют Акты списания, придется внимательнее относится к цифрам, иначе для исправления документов надо будет обращаться в ФСРАР.

Еще с 01.01.2021 алкодекларации надо сдавать по новым правилам: вместо 11 и 12 формы сдать 7 и 8 (Приказ Минфина и ФСРАР от 17.12.2020 № 396). Но первый квартал можно отработать по-старому.

Как рознице подготовиться к переходу на новый формат работы?

Самый простой способ ─ распродать остатки алкоголя со старыми марками чем раньше, тем лучше, но не позднее 31 марта. Если это невозможно, следуйте алгоритму:

1. Проведите инвентаризацию запасов, которые числятся на втором регистре.

2. Запросите в ЕГАИС учетные остатки по вашему торговому залу. Возможно, что в системе за вами числится алкоголь, которого уже нет.

3. Сверьте цифры. В случае расхождений:

   • составьте Акт списания с основанием «Пересортица», убедитесь, что он отразился в ЕГАИС;

   • сформируйте еще один Акт постановки на баланс тоже с основанием «Пересортица» и отправьте его в ЕГАИС.

   Таким образом, вы сможете выровнять остатки. Это важно сделать до того, как вы будете обнулять второй регистр.

4. Перенесите запасы торгового зала на регистры № 1 и 3.

5. Убедитесь, что количество бутылок на первом регистре равно количеству марок на третьем.

Если марка с бутылки утеряна, то для списания такого алкоголя надо обратиться в МРУ (межрегиональное управление) ФСРАР своего федерального округа. Документ с описанием проблемы должен быть подписан руководителем организации, подпись заверена печатью.

Продажа слабоалкогольных напитков: есть ли изменения?

Продавцы пива работают так же, как работали. Для ИП и организаций, которые реализуют пиво и другие слабоалкогольные напитки, в ведении учета ничего не изменится:

• приход товаров от поставщика на Регистр № 1;

• перемещение продукции на Регистр № 2 для реализации;

• фиксация в журнале учета объема розничных продаж;

• подготовка в конце смены Акта списания и проведение его в ЕГАИС;

• сверка остатков.

Товароучетный сервис ежедневно автоматически будет создавать Акты на списание пива и других слабоалкогольных напитков в конце смены. Готовые документы останется только провести в ЕГАИС.

Поштучный учет алкоголя: в чем суть?

Применяется только к крепкому алкоголю с содержанием спирта более 16,5%. Не распространяется на продажу пива и других слабоалкогольных напитков.

Учет в ЕГАИС 3.0:

1. ЕГАИС генерирует ЦИ (цифровые идентификаторы), каждый из них уникален и не повторяется.

2. ЦИ «зашивают» в марки ─ акцизные для импортеров и федеральные специальные для производителей в РФ.

3. Импортеры алкоголя получают марки в ФТС (Федеральной таможенной службе), а российские изготовители ─ в ФСРАР (Федеральной службе по регулированию алкогольного рынка).

4. Марки наклеивают на каждую бутылку при ввозе или производстве крепких алкогольных напитков.

5. Когда формируют партию, сканируют марку на каждой входящей в нее бутылке и, таким образом, ставят продукцию на учет в ЕГАИС. Система сразу проверяет коды акцизных и федеральных марок: есть ли в наличии, не передавались ли уже в розницу и не были ли уничтожены.

6. Дальше алкоголь перемещается от производителей (импортеров) к оптовикам, а затем в розницу. При этом связка: бутылка + код марки + номер партии ─ остается неизменной.

   Оборот алкогольной продукции оформляется ТТН (товарно-транспортными накладными). Поставщики (производители и оптовики) составляют ТТН двух видов:

   • электронные для ЕГАИС;

   • бумажные для перевозчиков.

Розничные магазины загружают электронные ТТН из ЕГАИС и проверяют поставленный алкоголь.

На сайте ФСРАР указано, что число позиций в бумажных и электронных накладных может не совпадать, но общее количество спиртосодержащей продукции должно быть одинаковое.

В результате в ЕГАИС по каждой бутылке видны все ее перемещения и местонахождения в текущий момент. Марка списывается из ЕГАИС после продажи алкоголя или другого выбытия, например, разбили в магазине и списали.

Приемка алкоголя в розничных магазинах

Магазины взаимодействуют с ЕГАИС и работают с документами через товароучетные сервисы, которые интегрированы с ЕГАИС. Такие сервисы ─ обязательное условие для приемки, продажи и учета алкоголя.

Поставщик через ЕГАИС направляет покупателю ТТН, в которой перечислены партии и коды входящих в них марок. При поступлении продукции сотрудники магазина в обязательном порядке сверяют поставку с электронными документами. Только так можно убедиться, что поставщик ничего не перепутал и отправил алкоголь, указанный в накладной.

Для проверки ТТН загружают из ЕГАИС в товароучетный сервис и проводят сканирование марок на каждой бутылке. Сотрудники сканируют, а сервис сопоставляет коды с тем, что указано в ТНН.