Регистрация ККТ в ОФД

Как пройти регистрацию кассового аппарата в ОФД?

Всем организациям и ИП, которые проводят денежные расчеты с клиентами, необходимо применять кассовый аппарат. Это обязательное условие легальной предпринимательской деятельности согласно пункту 1 ст. 5 Федерального закона № 54 от 22.05.2003.

Прежде чем начать применять контрольно-кассовый аппарат, его необходимо:

1. Зарегистрировать в Федеральной налоговой службе. Пошаговую инструкцию регистрации онлайн-кассы в ФНС можно найти здесь.

2. Зарегистрировать у оператора фискальных данных (ОФД).

Передача данных с контрольно-кассовой техники в ФНС осуществляется в электронном формате с помощью оператора фискальных данных, за исключением отдаленных территорий, где нет Интернета.

Данные организации обеспечивают конфиденциальность, защиту и хранение информации в течение 5 лет. Весь список операторов фискальных данных можно найти на сайте ФНС

Требования к кассе для подключения к ОФД

Для подключения кассы к ОФД она должна иметь следующие характеристики:

• на ККТ должен быть указан индивидуальный серийный номер производителя;

• наличие возможности подключения к Интернету для передачи данных;

• наличие принтера для печати фискальной документации;

• возможность установить фискальный накопитель.

Более новые модели контрольно-кассовых аппаратов имеют возможность печати на чеке QR-кода.

Общий принцип регистрации онлайн-кассы в ОФД

Перед регистрацией кассового оборудования в налоговом органе, необходимо подписать договор с ОФД. Сделать это можно электронным способом или лично.

Заключенный договор с ОФД вам понадобится для дальнейшей регистрации кассового оборудования в ФНС.

Независимо от выбранной компании-оператора фискальных данных процесс регистрации кассы практически одинаковый и состоит из шагов:

1. Чтобы подключить ККТ к ОФД, вы предоставляете выбранному оператору:

• название организации;

• юридический адрес;

• номер ИНН и ОГРН;

• контакты организации.

2. Для заключения договора с оператором также понадобится квалифицированная цифровая подпись.
Получить ее можно в аккредитованном удостоверяющем центре, срок действия 12-15 месяцев.

Подключить ОФД

3. Регистрация оборудования в личном кабинете ОФД. После заключения договора с ОФД и регистрации кассы в ФНС, предстоит подключить онлайн-кассу к ОФД в личном кабинете выбранного оператора. Предприниматель должен зайти в личный кабинет на сайте оператора и нажать кнопку «Добавить кассу» или «Зарегистрировать аппарат». Откроется окошко, в котором следует внимательно заполнить параметры:

• регистрационный номер кассового аппарата, которые присвоили в налоговом органе (проверить РНМ ККТ можно на сайте ФНС);

• заводской номер ККТ, указанный производителем в паспорте;

• модель ККТ;

• модель фискального накопителя, которая указана в паспорте ФН.

Завершить регистрацию необходимо проверкой внесенных данных, затем нажать кнопку ОК.

4. Проверка работоспособности. Отправку фискальных документов в ФНС через ОФД онлайн-касса будет осуществлять при полной активации и настройке. Чтобы проверить правильность передачи сведений с кассового оборудования и подключения к ОФД, выбивается тестовый кассовый чек на небольшую сумму. При этом необходимо указать номер телефона и электронную почту для отправки тестового чека. Если онлайн-касса подключилась к ОФД, то электронный чек придет в СМС на указанный номер. Функция отправки чека на электронную почту доступна у всех операторов, а сообщение на телефон входит в список дополнительных услуг, которые предоставляет оператор фискальных данных. Информацию о дополнительных услугах и условиях предоставления можно уточнить у оператора перед подключением.

5. Оплата выбранного тарифа. Оператор фискальных данных выставляет счет на оплату, согласно выбранному тарифу.

Как видите, сам процесс регистрации достаточно простой, документы можно подать в электронной форме. При дальнейшей работе необходимо в личном кабинете периодически проверять отправляются ли данные оператору. Делать это рекомендуется раз в месяц, чтобы не возникло проблем с представителями налоговых органов.

Как выбрать оператора фискальных данных?

Суть работы организаций, предоставляющих услуги по обработке и хранению фискальных данных, практически одинаковая и стоимость на услугу не особо отличается. Основные отличия в пакетах услуг, возможностях личного кабинета, в котором обрабатываются и хранятся фискальные данные с кассового аппарата.

Ознакомьтесь с отзывами о работе выбранного ОФД. Как выполняет свои обязанности служба поддержки, есть ли возможность обратиться в любое время суток? Если коллега вам рекомендует свою организацию, но не помнит ее название, то найти их можно на сайте ФНС по ИНН оператора.

При выборе оператора стоит заранее уточнить функции и возможности личного кабинета ОФД. Они помогут предпринимателю узнать подробности всей работы организации: сформировать отчет о выручке и среднем чеке, отчет за день, месяц, квартал или год. Некоторые ОФД могут сформировать отчет и выгрузить его в таблице excel.

Оформить в аренду

Можно ограничиться стандартным набором услуг ОФД и пользоваться функциями онлайн-кассы. Например, в кассах Лайтбокс  доступна подробная аналитика. Касса формирует более 50 отчетов: считает выручку за любой период, рассчитывает прибыль, средний чек, ведет учет остатков. К личному кабинету вы можете подключить все онлайн-кассы и смотреть общую статистику или по каждой точке. Благодаря этому можно быстро распечатать любой отчет.

Очень удобно для контроля бизнеса использовать приложение Лайтбокс. Касса для смартфонов. Вся статистика у вас под рукой.

Регистрировать самостоятельно или доверить специалисту?

Зарегистрировать кассовое оборудование в ФНС и ОФД можно самостоятельно, но даже опытные предприниматели пользуются услугами специалистов под ключ.

На это есть несколько причин:

1. Сложный и ответственный процесс. Придется разобраться во всех тонкостях регистрации и работы кассового оборудования. На это придется выделить определенное количество времени.

2. Даже следуя подробной инструкции, у неопытных пользователей случаются ошибки. В процессе регистрации кассового аппарата есть свои нюансы, разбираться с которыми придется самостоятельно.

3. Ошибки могут повлечь за собой неправильную регистрацию, а следовательно штрафы и проблемы с ФНС. Достаточно ошибиться в одной строке и фискальный накопитель забракован. Покупка нового обойдется примерно в 10000 рублей.

Если у вас нет времени или боитесь сделать ошибку, то регистрацию и настройку ККТ можно доверить специалистам. Они зарегистрируют кассу в ОФД и ФНС, а также сделают все необходимые настройки.

Если вы владелец кассы Лайтбокс, оставьте заявку, с вами свяжется наш специалист.

Заказать услугу регистрации ККТ

Распространенные ошибки при регистрации кассы в ОФД и ФНС

Регистрация кассового аппарата не сложный процесс, но требует особого внимания. Самая распространенная ошибка — это неточная информация, предоставленная в ОФД и ФНС. Например:

• ошибка в личных данных предпринимателя;

• неверно указана модель кассового оборудования;

• неверные параметры настройки ОФД;

• ошибка в серийном номере кассы;

• неверный номер договора с ОФД.

Такие ошибки надо немедленно исправить и переоформить кассовый аппарат. Заявление на исправление ошибок подается в бумажном или электронном виде. Налоговый инспектор проверяет достоверность информации, после чего вносит изменения в карточку регистрации кассы и отправляет ее предпринимателю.

Еще есть ряд частых проблем:

• несоответствие данных регистрации и настроек онлайн-кассы. Эта информация не синхронизируется автоматически, поэтому необходимо тщательно проверять перед регистрацией.

• неправильно ввели номер регистрации. Эта ошибка грозит выходом из строя фискального накопителя;

• неправильно указали ОФД. Например, при выборе другого оператора подали запрос в налоговый орган, но не поменяли данные в самом кассовом оборудовании;

• превышен лимит смены фискального накопителя, максимум это допускается делать 12 раз.

Дата публикации: 11.10.2021