Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД) и как ее оформить

19 декабря 2022 года был опубликован Федеральный закон № 536-ФЗ, который вносит изменения в документ N 476-ФЗ от 27.12.2019. Согласно этим нововведениям, дата начала обязательного использования машиночитаемой доверенности (МЧД) назначена на 1 сентября 2023 года. 

С этого срока физическое лицо-представитель организации может отправить документы, если подпишет электронной подписью и одновременно отправит МЧД.

В статье детально разбираемся, что такое МЧД, как ее получить и использовать в 2023 году.

МЧД — что это и для кого она нужна

Машиночитаемая доверенность – это не что иное, как электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации.

Согласно 476-ФЗ МЧД используется для подтверждения полномочий сотрудника, наделенного правом подписывать электронные документы (ЭД) от имени компании.

Изменения в области применения электронной подписи. Внедрение МЧД

Порядок применения электронной подписи корректировался на протяжении 5 этапов в течение 3 лет (подробнее о них вы можете прочитать здесь). Каких изменений ждать организациям сейчас?

• 31 августа 2023 года заканчивается переходный период применения МЧД и КЭП (квалифицированной электронной подписи) юридического лица или ИП по доверенности.
• С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры из реестра Минцифры России  выдают квалифицированные сертификаты только для физических лиц.
• Запрещается применение квалифицированных сертификатов по доверенности ЮЛ и ИП, выданными коммерческими удостоверяющими центрами.
• С 1 сентября 2023 года при использовании КЭП доверенное лицо должно приложить и машиночитаемую доверенность для подтверждения своих полномочий.

Способы подписания электронных документов

По новому порядку, чтобы подписать электронный документ, сотруднику понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП) плюс машиночитаемая доверенность. Руководитель организации вправе подписывать документы без МЧД.

До 1 сентября 2023 года МЧД сотрудники могут работать по любой из двух схем:

• по-старому — применять электронную подпись юрлица, в которой указаны данные сотрудника,
• по-новому — использовать МЧД и электронную подпись физлица, оформленную на сотрудника (без указания данных юрлица).

Обязательными машиночитаемые доверенности станут 1 сентября 2023 года — без них сотрудник не сможет подписать документы от лица компании.

Советуем переводить сотрудников на собственные подписи уже сейчас. Это позволит продолжить работу в сентябре в привычном ритме: продолжать сдавать отчетность, подписывать акты и договоры и тд.

Единые требования к МЧД: форма, содержание

Форма МЧД утверждена приказом Минцифры № 857, онасоздается в формате XML (текстовый формат, предназначенный для хранения и передачи данных) и подписывается ЭП руководителя организации в формате XMLdSIG или CAdES (утвержден приказом того же ведомства № 472).

Что должна содержать МЧД:

• Название документа

• Сведения о доверителе (для ФЛ, ИП, ЮЛ или иностранной организации).

• Сведения о поверенном/представителе (включая паспортные данные поверенного, СНИЛС и ИНН).

• Дату совершения доверенности.

• Срок действия доверенности.

• Перечень полномочий/представителя с кодами (OID) по классификатору полномочий или просто текстовое описание полномочий, если нет кода (идентификатора).

• Номер доверенности

• Усиленную КЭП доверителя.

• Сведения (интернет-ссылку) об информационной системе для проверки данных о прекращении действия МЧД раньше срока, в том числе  при отзыве доверенности доверителем.

• Возможность (право, полномочие) передоверия (основание – статья 187 ГК РФ).

Требования к XML-файлам изложены в приказе ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021 года.

Если информационная среда не умеет открывать XML документы, допускается составить МЧД в формате PDF.

Несколько слов о классификаторе полномочий

Онлайн-классификатор формируется Минцифрой России и ведется головным удостоверяющим центром. Здесь аккумулируются все виды полномочий поверенного, которые могут быть указаны в машиночитаемой доверенности.

Классификатор помогают формировать участники ЭДО путем направления на согласование списка полномочий. В случае одобрения списка, каждому полномочию присваивается уникальный идентификатор (OID) и название. Эти данные вместе датой одобрения заносятся в классификатор.

Доступ всех желающих к классификатору осуществляется круглосуточно и бесплатно с помощью портала Госуслуг. 

Узнать подробнее

Правила создания, порядок хранения и предоставления МЧД, отмена МЧД

Постановления Правительства РФ, уточняющие правила создания, порядок предоставления и хранения МЧД, а также отмену машиночитаемой доверенности еще ждут утверждения. Пока имеется следующая информация:

• Для создания МЧД применяется любой удобный интерфейс. Формировать и подписывать доверенность можно на сайтах Федеральных органов исполнительной власти, на сайтах операторов ЭДО и УЦ, в специальном программном обеспечении, используемом организацией.

• МЧД предоставляется вместе с подписываемым пакетом документов – должен быть указан номер МЧД, либо ссылка на место хранения документа.

В августе 2023 налоговой службой создано хранилище для МЧД, созданных по единой утвержденной форме. Хранилище построено на базе распределенного реестра. Ожидается, что такая система унифицирует проверку полномочий и систему оборота МЧД, позволит всем участникам оперативно получать актуальную информацию по документам.  29 декабря 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2021, подписанный Президентом РФ.

Он упрощает отзыв электронных доверенностей. Согласно новому документу сведения об отмене МЧД будут публиковаться в специальном реестре, который создается в рамках единой информационной системы нотариата.

Как касса Лайтбокс может помочь малому бизнесу?

Что мы предлагаем своим клиентам:

• Онлайн-кассы, сразу интегрированные с ЭДО.

• Помощь в выборе оператора ЭДО и подключения к нему. Обучением работе в ЭДО.

• Помощь в получении ЭЦП.

• Консультации по созданию и использованию электронной МЧД.

Почему предприниматели выбирают кассы от Лайтбокс для автоматизации бизнес-процессов?

Здесь есть все инструменты для автоматизации торговли:

• Бесплатная кассовая программа и ее обновления.

• Автоматизация документооборота.

• Есть функция экономия чековой ленты. Вы можете отменить печать бумажного чека, если покупателю он не нужен, или включить функцию экономию чековой ленты, чтобы на бумажном чеке реквизиты были размещены компактно, и он стал короче.

• Более 50 аналитических отчетов.

• Расширенный функционал.

• Складской учет. Оприходование товаров, перемещение, списание, контроль и анализ остатков многое другое.

• Онлайн-бухгалтерия. Интеграция с 1С-Бухгалтерия, Контур.Эльба, Мое дело.

• Работа с ЕГАИС и маркировкой.

• Круглосуточная техподдержка.

• Есть предложения по аренде и рассрочке онлайн-касс.

Узнать подробнее

Итог

Машиночитаемая доверенность передает право подписания важных ЭД сотруднику организации, чем значительно облегчает работу с электронными документами в компании и освобождает время руководителя.

Законодательная база по МЧД

Появление МЧД неразрывно связано с нововведениями в правилах получения ЭЦП. Поэтому Министерство цифрового развития (Минцифры) России утвердило несколько документов, регламентирующих отдельные моменты по применению доверенности:

• Приказ от 18.08.2021 г. № 858 – единые требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях работника.

• Приказ от 18.08.2021 г. № 857 – единые требования к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи.

• Приказ от 18.08.2021 г. № 856 – порядок формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему.

Все три приказа работают с 1 марта 2022 года и будут действовать до 1 марта 2028 года. Никаких других документов пока принято не было.

Чтобы оформить доверенность было проще, налоговая служба России запустила в работу сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме». Здесь вы сможете оформить МЧД по всем правилам.

Сервис сформирует машиночитаемую доверенность в формате xml, который вы скачаете и сможете использовать.

Сервис создает доверенности на основе нормативных актов:

• Статья 185 ГК РФ от 30.11.1994 № 51-ФЗ. Общие положения о доверенности.
• Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ (с изменениями и дополнениями).
• Приказ ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@ «Об утверждении формата доверенности».
• Другие законы и акты, которые вносят изменения в налоговый кодекс и перечисленные нормативные акты.

Дата публикации: 10.08.2023