Федеральный закон 54-ФЗ ставит перед предпринимателями жесткое условие: проводить все финансовые расчеты с покупателями и поставщиками с помощью онлайн-касс. Давайте смотреть и разбираться: действительно ли онлайн-касса — полезный и удобный инструмент, или это очередной “заскок” законодателей.
Для многих предпринимателей онлайн-касса представляется чем-то непонятным, неудобным и не особо нужным: торговали же до этого с простыми кассами, сдавали отчетность в налоговую раз в месяц, и всё было хорошо? Старые кнопочные “автономки” тоже прекрасно справляются с кассовыми операциями, печатают чеки и… И всё, собственно.
На самом деле, если посмотреть чуть внимательнее на закон 54-ФЗ и на сами онлайн-кассы, то картина, которую рисуют себе предприниматели, получается совсем противоположная.
Во-первых, онлайн-передача данных обо всех расчетно-кассовых операциях оператору фискальных данных (ОФД) и в налоговые органы освобождает предпринимателя от рутинной работы по формированию и распечатке различной бумажной отчетности по кассовым операциям. Эта отчетность уже входит в список фискальных документов, отсылаемых в ФНС.
Во-вторых, отпадает необходимость в плановых проверках ФНС: проверка к предпринимателю или в организацию направляется только тогда, когда данные с фискального накопителя кассы перестают поступать в ФНС. Вот тогда ждите гостей.
В-третьих, онлайн-касса — удобный инструмент, который кроме стандартных функций кассового аппарата и удобной кассовой программы, включает в себя дополнительный функционал, значительно облегчающий жизнь предпринимателю, например, товароучетную программу.
Естественно, использование онлайн-кассы подразумевает регистрацию ККТ в налоговой инспекции по месту осуществления деятельности.
Как работает онлайн-касса?
Как описать в двух-трех словах принцип работы онлайн-кассы? Давайте посмотрим, что она делает каждый раз, когда вы оформляете продажу товара или услуги:
1. Покупатель или клиент оплачивает ваш товар или услугу — передает вам (или кассиру) деньги наличными, картой или по безналичному расчету.
2. Необходимая информация (наименование товара, его стоимость, сумму, полученную от покупателя) вводится в кассовый аппарат. Это может осуществляться при помощи сканера штрих-кода или самим кассиром вручную.
3. Онлайн-касса формирует фискальный чек со всеми необходимыми реквизитами.
4. Данные о покупке передаются на фискальный накопитель.
5. Готовый чек заверяется данными с фискального накопителя.
6. Заверенный чек обрабатывается и распечатывается на бумажном носителе — кассовой ленте и вручается довольному покупателю.
7. Онлайн-касса отправляет данные о совершенной операции в электронном виде оператору фискальных данных и получает ответ от сервера ОФД о получении чека.
8. Оператор фискальных данных обрабатывает полученную информацию и пересылает ее налоговой службе.
9. Электронная версия чека отправляется покупателю по его желанию на почту или на смартфон.
Принцип работы онлайн-кассы остается неизменным, независимо от того, продаете ли вы товары или оказываете услуги.
Одно из главных условий работы онлайн-кассы — подключение к сети Интернет. Причем, такое подключение не обязательно должно быть постоянным: данные накапливаются на ФН и сохраняются там. Однако пользователю в течение 30 дней необходимо провести передачу “зависших” чеков в ОФД.
Кстати, требования к скорости Интернета для онлайн-кассы самые минимальные: кассовые чеки и прочие фискальные документы в электронном виде «весят» очень мало. Многие мобильные операторы, в том числе, Лайтбокс, предлагают специальные недорогие тарифы для онлайн-касс.
Если касса умеет работать без Интернета, пробивать чеки без подключения к Интернету, а “зависшие” чеки отправлять самостоятельно после восстановления интернет-связи — это очень удобно: предпринимателю не придется делать это вручную. Но так умеют делать не все модели онлайн-касс. Если ваш бизнес предполагает такие перебои с Интернетом (например, выездная торговля в удаленных или труднодоступных местах), стоит озаботиться покупкой такой умной кассы.
Вообще, для того чтобы вести бизнес экономно и с удовольствием, важно выбрать правильную онлайн-кассу, иначе со временем вам, скорее всего, придется ее модернизировать или менять на новую. Давайте поговорим об этом немного подробнее.
Какие бывают онлайн-кассы?
Онлайн-кассы бывают трех типов: автономные кассы, смарт-терминалы и фискальные регистраторы.
Автономные кнопочные онлайн-кассы. Это та же самая старая кнопочная касса, в которую встраивается фискальный накопитель и модуль для передачи данных по Интернету. Решение дешевое, но не самое лучшее, так как для того, чтобы сделать простое обновление ПО или добавить товары в базу, каждый раз понадобится подключение к компьютеру. Не получиться разобраться - придется звать специалиста, за деньги, разумеется.
Смарт-терминалы. Это смартфоны или планшеты с предустановленным кассовым ПО, объединенные в одном корпусе с фискальным накопителем и принтером чеков, с возможностью подключения дополнительного оборудования. Это уже самодостаточный компьютер, который умеет добавлять товары в базу простым сканированием штрих-кода, а обновления ПО на смарт-терминалы, как правило, приходят автоматически.
Фискальные регистраторы. Это устройство — принтер чеков с фискальным накопителем, который подключаются к компьютеру, планшету или другому управляющему устройству с установленной кассовой программой. Его функционал аналогичен смарт-терминалу, но из-за того что приходится приобретать управляющее устройство, стоимость такого “комплекта” получается выше, чем стоимость смарт-терминала.
Насколько удобнее работать со смарт-терминалом по сравнению с автономной кнопочной кассой? Гораздо удобнее. Мы даже приготовили специальный материал в блоге, где досконально разобрали плюсы и минусы каждого из этих типов онлайн-касс. С фискальными регистраторами мы так же подробно разбирались в другой статье.
Что еще умеют современные онлайн-кассы?
Кроме стандартных функций контрольно-кассовой техники (ККТ) соответствующим требованиям 54-ФЗ, современная умная онлайн-касса может выполнять кучу дополнительной полезной работы, облегчая жизнь предпринимателю.
Проще говоря, умная онлайн-касса (она же смарт-терминал) - это полноценный мини-компьютер, работающий под управлением операционной системы — андроид или своей собственной ОС. В смарт-терминал предустанавливается специальная кассовая программа, которая наделяет его всеми необходимыми основными и дополнительными функциями. Вот некоторые возможности, которые предоставляет онлайн-касса (на примере кассы Лайтбокс):
-
У смарт-терминалов есть личный кабинет. Он значительно облегчает организационные процессы. Например, здесь можно работать с товарной номенклатурой. Не всегда же удобно заводить новые товары или что-то редактировать на кассе? Тут есть аналитика продаж. К личному кабинету подключаются все кассы предпринимателя, поэтому владелец в режиме онлайн видит статистику по всем магазинам.
-
Удобная работа с товарной номенклатурой: заводить товарную базу, добавлять позиции в чек проще простого. Про работу с товарной номенклатурой мы подробно писали в этой статье.
-
Большой экран и интуитивно понятный кассиру интерфейс, который минимизирует ошибки.
-
Обновления подгружаются автоматически, поэтому мониторить изменения закона и, случись чего, вызывать специалиста не понадобится.
-
Полная автоматизация расчетов, которая значительно сокращает время обслуживания покупателей. Например, удобно реализована работа с весовым товаром: при подключении кассы к весам она автоматически подсчитает стоимость взвешенного товара и добавит ее в чек.
-
Очень много полезных функций, сверх тех, которые регламентирует 54-ФЗ: отложенный чек», смешанная оплата, возврат, скидки.
И это только малая часть функций, которые доступны владельцам онлайн-касс Лайтбокс. Полный список возможностей кассы Лайтбокс можно прочитать в инструкции к определенной модели.
К смарт-терминалам или фискальным регистраторам можно дополнительно установить товароучетную программу и использовать ее для автоматизации торговых операций и складского учета, аналитики и маркетинговых активностей. Без товароучетной программы не обойтись и тем, кто работает с ЕГАИС, системой «Меркурий» и другими системами учета маркированных товаров. Кроме этого, смарт-терминал можно интегрировать с системой электронного документооборота, и работать с документами прямо на кассе. например, принимать универсальные передаточные документы (УПД) на маркированный товар.
Как выбрать онлайн-кассу
Рынок ККТ предлагает огромное количество моделей современных онлайн-касс самых разных конфигураций, с самым разным дополнительным функционалом, от различных производителей. В этом разнообразии очень просто запутаться и сложно выбрать именно то, что вам нужно.
На что стоит обращать внимание, планируя покупку онлайн-кассы? Мы приготовили для вас коротенький чек-лист, а с более подробным “разбором полетов” можно ознакомиться в этой специальной большой статье.
-
Технические параметры кассы: работа без электропитания, интернет-связь, Wi-Fi и т.д. Для разъездного бизнеса важны будут габариты и вес кассы.
-
Возможность оперативно менять цены и номенклатуру на кассе.
-
Стоимость кассовой программы. У большинства производителей базовый функционал бесплатен, а за дополнения придется платить.
-
Обновления ПО: автоматические или нет, платные или нет. Насколько удобно будет обновлять кассу, нужен ли будет для этого специалист, или вы сможете сделать это сами.
-
Как организована работа с маркированным товаром, и сколько придется платить за дополнительный функционал для работы с маркировкой.
-
Насколько удобна и эффективна техподдержка, работает ли она в выходные и праздники. Сколько стоит услуги такой техподдержки.
-
Товароучет и возможность интеграции кассы с таким сервисом.
-
Возможность установки дополнительного ПО для кассы, например, сервиса по продаже билетов или сервиса для такси.
-
Один ли разработчик у кассового ПО и дополнений к нему. Как правило, дополнительное ПО одного и того же разработчика без проблем совмещается с основным.
-
Легко ли настроить обмен данными между кассой и системой бухучета или с интернет-магазином? Есть ли вообще у кассы возможность такой интеграции?
Цены на онлайн-кассы тоже отличаются: кнопочные автономки стоят гораздо дешевле смарт-терминалов и решений с фискальным регистратором, но зато они требуют гораздо больше дополнительных вложений, ресурсов на обслуживание и ограничены в функциональности.
Зато смарт-терминал можно взять в аренду, и платить небольшие ежемесячные платежи. Большинство производителей и продавцов предлагают своим покупателям удобные программы аренды онлайн-касс с последующим выкупом по истечении определенного срока.
Почему предприниматели выбирают онлайн-кассы Лайтбокс?
Как мы уже говорили, производителей онлайн-касс много, и каждый предлагает свои фишки и решения для покупателя. Почему мы рекомендуем обратить внимание на кассы Лайтбокс?
Первое и, наверное, самое важное для покупателя — большой выбор. В линейке кассы Лайтбокс есть и небольшие легкие мобильные модели, которые будут особо удобны для работы на выезде, есть и большие смарт-терминалы для больших магазинов и супермаркетов, есть и модели среднего размера, которые подойдут для любой торговой точки. Кроме касс, сразу же можно купить и дополнительное оборудование, например, терминал эквайринга или сканер штрих-кодов.
-
Все модели онлайн-касс Лайтбокс вовремя и бесплатно получают обновления ПО, которые проходят в автоматическом режиме.
-
Работа в режиме “офлайн” — то, о чем говорилось немного выше. Касса Лайтбокс сформирует и распечатает чек даже при отсутствии интернет-соединения, а при восстановлении подключения к Интернету, отправит сохраненные данные в ОФД.
-
Кассу Лайтбокс не придется менять на “более навороченную модель”. Функционал кассовой программы и дополнительных приложений от Лайтбокс очень широк. Для расширения возможностей нужно просто выбрать другой тариф.
-
Экономия на эквайринге. В кассах Лайтбокс встроен функционал по приему быстрых платежей. Поэтому вы можете принимать безналичную оплату без терминала эквайринга и экономить на комиссии, ведь ставка здесь всего 0,4-0,7%.
-
Товарный учет. В кассу Лайтбокс он уже встроен, поэтому вам не придется подключать отдельный сервис для этого.
-
Удаленный контроль со смартфона — приложение “Касса Лайтбокс. Мой бизнес”. Оно устанавливается на ваш смартфон, и вы в режиме 24/7 можете просматривать все основные показатели торговли в реальном времени: выручку, средний чек, количество возвратов и т.д.
-
кассу Лайтбокс можно взять в аренду с последующим выкупом. За небольшую ежемесячную арендную плату вы получите готовую к работе, зарегистрированную во всех инстанциях, смарт-кассу, с круглосуточной техподдержкой и горячей заменой в случае поломки.
Кроме этого,касса Лайтбокс готова прийти на помощь предпринимателю в организации службы доставки, в создании интернет-магазина и запуске интернет-торговли. Но и это еще не всё.
Тем, кто приобретает кассу Лайтбокс впервые, мы помогаем с самыми важными и необходимыми бизнесу делами:
-
Активируем кассы под ключ
-
Настраиваем эквайринг
-
Подключаем к программам бухучета
-
Подбираем банк и тариф РКО
-
Бесплатно регистрируем ООО и ИП
Естественно, все владельцы кассы Лайтбокс получают надежную информационную и техническую поддержку и качественный сервис.
Кому необходима онлайн-касса?
С 2017 года использовать онлайн кассы были обязаны:
-
ООО и ИП на общей и упрощенной системе налогообложения, которые и ранее обязаны были применять контрольно-кассовую технику.
-
Розничные магазины, торгующие подакцизными товарами, вне зависимости от формы собственности и режима налогообложения.
-
ООО и ИП, осуществляющие интернет-торговлю, интернет-магазины (магазины, которые применяли в расчетах только электронные деньги, получили отсрочку до 2018 года).
С 1 июля 2018 года на онлайн-кассы перешло еще больше предпринимателей. Теперь к тем, кто работает уже работает с онлайн-кассами добавились предприятия (ИП и ООО) в сфере общепита и вендинга (при наличии наемных сотрудников), ИП на патентной системе налогообложения, имеющие наемных сотрудников.
До 1 июля 2019 года отсрочку от применения онлайн-касс имели ООО и ИП, которые занимаются розничной торговлей, общепитом или вендингом без наемных работников. Такую же отсрочку получили некоторые предприятия, специализирующиеся на оказании услуг. теперь же они обязаны использовать онлайн-кассы.
Есть некоторые категории предпринимателей, которые и после 1 июля 2019 года смогут работать без онлайн-касс. Правда, насколько долго им будет позволено так работать — вопрос остается открытым.
С 1 июля 2020 года во всех регионах России уже действует так называемый Закон о самозанятых, который ввел еще один налоговый спецрежим — налог на профессиональный доход. Нужна ли самозанятым онлайн-касса, или они могут обойтись без нее — рассказываем в статье, посвященной этому вопросу.
Касса Лайтбокс предлагает предпринимателям готовые решения: широкой выбор онлайн-касс, от стационарных моделей до мобильных касс. Каждый найдет здесь своего надежного помощника в большом океане бизнеса.
Дата публикации: 19.05.2019
