Автоматизация учета розничной торговли

Если большие сети уже давно используют автоматизацию в розничной торговле, то у некоторых магазинов «у дома» архаичный подход к учету товара. Они все еще работают по старинке: с тетрадями и калькулятором.

В итоге фактические остатки товара не сходятся с данными учета, а инвентаризация превращается в настоящее испытание. Да и вы зачастую не знаете, что есть на полках и складе, какой товар и в каком количестве надо закупить.

Из-за того, что полномочия по учету движения товаров и закупкам отдаются простому продавцу, теряется контроль бизнеса и появляется большой риск недополучить прибыль. Все-таки продавцы должны продавать, а развитие бизнеса — это задача руководителя. Только вот, если вокруг одни тетради с записями и таблички в Excel, времени на понимание текущей ситуации потребуется вагон.

Что делать?

Ответ, как обычно, на поверхности — автоматизировать торговые операции.

И лучше всего воспользоваться комплексным решением. Что это значит?

Комплексная автоматизация в розничных сетях подразумевает, прежде всего, оснащение магазина современным правильно настроенным торговым оборудованием и специальным программным обеспечением.

И если вы считаете, что это дорого, не торопитесь делать поспешных выводов. Еще совсем недавно автоматизация была дорогим удовольствием. Такую программу для розничного магазина могли себе позволить только крупные сети.

Сейчас с помощью современных облачных решений это по карману даже небольшим магазинам «у дома». Цена вопроса автоматизации торговли — от 600 до 1000 руб. в месяц за лицензию.

За эти деньги вы экономите свое время за счет оптимизации сразу нескольких направлений работы, таких как:

• Складской учет. Программа учитывает продажи и другие движения товара: поступление, перераспределение, списание, пересортицу, возврат.

• Кассовая зона. Все кассовые расчеты происходят автоматически. Это значительно ускоряет работу кассира и сокращает время обслуживания клиентов.

• Торговые операции. Станет проще с закупками, приемкой, документооборотом.

• Работа магазина. В своем личном кабинете кассового сервиса вы видите, когда открылись и закрылись смены, что продали, сколько денег в кассе, возвраты и много чего еще интересного.

• Отчетность. Вам не придется вести учет в тетрадях, сводить цифры в разных таблицах и тратить время на подсчет товара. Вы получите любой отчет по движению товаров в 1 клик.

Автоматизация торговли. Как это работает?

1. Вы выбираете товароучетное программу (ТУ), которая вам по душе. Лучше ориентироваться на облачные решения, они гораздо дешевле и ничем не уступают теряющим популярность коробочным версиям.

2. Подключаете к товароучетной программе свои онлайн-кассы.

3. Если нет базы с товарами, заводите ее. Когда номенклатура в кассе уже есть, товарные карточки загрузятся в ТУ без вашего участия.

4. Делаете элементарные настройки системы по очень простым пользовательским инструкциям. И собственно все.

5. Когда кассир пробивает товар на кассе, данные о продаже сразу попадают в товароучетную программу. Сервис списывает товар с остатков. Вы всегда знаете актуальность своих запасов.

6. Программа ведет складской учет и избавляет от учета в тетрадях, составляет за вас отчеты для анализа торговли, автоматически рассчитывает розничные цены, упрощает процесс контроля и делает за вас много других важных дел.

Автоматизация складского учета

Если на складе беспорядок, сложно всем. Собственник не понимает, сколько по факту товаров в наличии и какое количество ему требуется закупить. Работники склада не могут найти нужный товар, создают пересортицу, продают позиции, которые еще не отражены в программе.

В результате после проведения инвентаризации предпринимателю приходится долго разбираться в причинах недостач и излишков, искать виновных, покрывать все расходы. Это не самый экономный вариант.

Итак, вы решились на внедрение системы автоматизации торговли. И это прекрасно. Закрываем глаза и представляем, как весь складской учет из хаоса превращается в прозрачный мир без засад и сюрпризов.

Какие плюсы вы получаете от автоматизации складского учета?

• Контроль остатков и грамотное планирование закупок товаров. Вы понимаете, сколько товаров фактически находится на складе, сколько было продано за неделю, месяц, сезон и т.д. Такая аналитика позволяет планировать объемы покупаемого товара и не переплачивать за ненужные поставки, которые потом просто лежат на складе.

• Быстрое проведение инвентаризации. Обычно инвентаризацию проводят редко из-за сложностей в ее организации: надо свести остатки в учете, максимально распродать товары, чтобы потратить меньше времени, остановить торговлю или выводить сотрудников в ночное время.

  С программой складского учета проводить ревизии проще: вы просто выгружаете акт для инвентаризации по группам и сверяете его с товарами в магазине. Это не занимает много времени, не требует закрытия.

• Сокращение количества краж со стороны работников. Когда учет ведется «на коленке», недобросовестному сотруднику всегда есть чем поживиться. Неучтенный товар легко забрать с собой и перепродать. С программой для складского учета все оприходования, перемещения и продажи будут отражены в программе, поэтому риск мошенничества со стороны сотрудников исключен.

• Повышение эффективности работников. Значительно сократится время на поиск товара перед продажей. Сотрудникам достаточно обратиться к программе, чтобы понять, есть ли товар на складе и в каком количестве.

• Систематизация товара. Если у вас большой ассортимент товара, то с помощью программы легко разбить его на отдельные группы. Это также значительно упростит поиск нужной единицы.

Подобрать программу для автоматизации торговли

Автоматизация торговых операций

Давайте разберемся, какие бизнес-процессы, кроме ведения учета, у вас есть. Документооборот с поставщиками, назначение цен, маркетинговые акции, возможно, вы продаете маркированные товары. Возможно, вам надо вести бухгалтерский учет, вы осуществляете доставку и дополнительно торгуете через Интернет.

Для автоматизации бизнес-процессов можно и нужно использовать товароучетный сервис.

Узнать подробнее

• Документооборот. В товароучетном сервисе с помощью шаблонов вы создаете и печатаете торговые документы при приеме, перемещении и возврате товаров: кассовую книгу, акты для инвентаризации и списания, возвратные документы, товарные отчеты. Еще программа автоматически составляет алкодекларации.

• Заказ товара. В товароучетном сервисе вы видите скорость продаж и остатки по каждому товару и магазину. Это помогает своевременно перераспределить запасы между торговыми точками и оформить заявки на новые поставки.

  В товароучетном сервисе кассы Лайтбокс есть еще и контроль остатков с функцией автозаказа. Если вы задаете минимально допустимый порог остатков, система проинформирует вас о его достижении. Также вы можете завести график поставок в систему, и она автоматически сформирует заявку поставщику.

• Ценообразование. Товароучетный сервис Лайтбокс может сам рассчитывать розничную цену при оприходовании товара. Для этого задайте товару (или группе товаров) один раз фиксированную цену или наценку, и в дальнейшем программа сама будет производить расчет от цены закупки. Переоценка по итогам инвентаризации тоже проходит автоматически.

• Маркетинговые акции. С помощью товароучетного сервиса вы управляете персональными скидками клиентов, создаете программы лояльности и формируете отчеты об их эффективности.

• Работа с маркированными товарами. Товароучетная программа кассы Лайтбокс интегрирована с ЭДО, поэтому принимать УПД можно напрямую в своем личном кабинете. Товары из принятых УПД ставятся на баланс автоматически. Программа сама создает карточки на новые товары и поставщиков, формирует возвратные документы.

• Простая бухгалтерия. Товароучетная программа интегрирована с бухгалтерскими сервисами. Это значительно упрощает вам работу. Вы вносите только первичные данные. Все остальные расчеты программа выполнит самостоятельно, а также создаст налоговую отчетность и платежные документы в банк.

• Если вы подключите кассу Лайтбокс еще и к сайту, то товароучетный сервис будет учитывать все продажи и автоматически обновит остатки в интернет-магазине.

Контроль работы магазина

Когда все процессы автоматизированы, вам легко контролировать сотрудников и управлять торговыми операциями через свой личный кабинет товароучетного сервиса. В личный кабинет вы можете заходить с компьютера, планшета или смартфона.

Вы получаете полезную информацию:

• о времени открытия и закрытия смен в каждом магазине;

• продажах и возвратах;

• размере выручки и наличности в кассе;

• выдаче денег из кассы;

• возвратах;

• остатках и др.

Вы контролируете складские запасы по точкам продаж. Если задать в товароучетной системе Лайтбокс минимально допустимый уровень остатков по каждому товару, то она проинформирует вас о достижении порога.

А если появятся сомнения в работе сотрудника, вы в любой момент проведете инвентаризацию. Ведь составить акт инвентаризации здесь можно по какой-то отдельной группе товаров. А чтобы сверить с фактическим наличием на складе нескольких позиций, понадобится буквально 10─15 минут. Магазин даже закрывать не потребуется.

Аналитика и отчетность

С помощью товароучетной программы вы всегда в курсе движения товаров, выручки, прибыли, остатков. Больше не нужно сводить цифры в Excel, чтобы узнать популярные, маржинальные и неликвидные товары, прибыль, выручку и другую информацию о результатах торговли. Просто открываете соответствующий отчет и анализируете цифры.

У всех товароучетных программ разный уровень аналитики. Например, в товароучетном сервисе от кассы Лайтбокс более 40 аналитических отчетов.

Заказать товароучетную программу Лайтбокс

Как автоматизировать кассовую зону?

Ваш кассир до сих пор считает на калькуляторе и фиксирует все движение товаров в тетрадь? Изматывают постоянные излишки и недостачи в кассе? Значит, в вашем магазине нет автоматизации. И с этим нужно что-то решать.

Во-первых, автоматизация значительно упростит вам контроль за кассой и облегчит жизнь кассира.

Во-вторых, вы избежите очередей за счет того, что значительно быстрее будете обслуживать покупателей.

Рассмотрим на примерах, как это работает.

Какие плюсы от автоматизации кассовых операций?

Для оптимизации работы кассовой зоны вам понадобится современная онлайн-касса. Не всё торговое оборудование подойдет. Например, автономные кассы тут не справятся. К ним и программу для автоматизации склада не подключишь, да и кассовые операции они не упрощают, а, наоборот, усложняют. Из недорогих вариантов подойдут смарт-терминалы.

Чем функциональность автономных касс отличается от смарт-терминалов, мы подробно рассказали в этом материале.

Пример 1. Клиент оплачивает товар по безналу

Если кассовые операции не автоматизированы, то кассир сначала формирует чек в кассе, а затем вручную набирает сумму для оплаты на терминале эквайринга. Ошибки здесь не исключены. Когда процессы автоматизированы, эквайринг уже интегрирован с кассой, и кассиру не приходится отдельно вводить на пин-паде сумму чека.

Пример 2. Кассир допустил ошибку

Если кассир допустил ошибку при расчетах, например, указал неверно цену, посчитал не так сумму чека или неверно выдал сдачу, это увеличивает время обслуживания клиентов, приводит к очередям и негативу.

Современная же касса заменяет кассиру калькулятор, самостоятельно подсчитывает сумму чека, сдачу, стоимость весового товара и даже размер скидки. Кассиру остается только распечатать чек.

Пример 3. Штрихкод товара не сканируется

Все пропало, если других способов внести товар в чек нет. А вот план Б есть в современных кассовых аппаратах.Для поиска в номенклатуре предусмотрены еще несколько вариантов:

• голосовой поиск;

• поиск по наименованию товара;

• выбор из специальной панели избранных товаров на экране кассы.

Обновление и редактирование товарных позиций в современных кассах проводится как через саму кассу, так и в личном кабинете без остановки работы кассира.

Пример 4. Кассир работает с весами

В маленьких магазинах «у дома» при продаже товара на развес кассир сначала взвешивает товар, потом самостоятельно рассчитывает итоговую сумму и вносит ее в чек.

То ли дело при автоматизации, когда весы подключаются к кассе. Касса «видит» вес товара и сама подсчитывает стоимость. Ошибки исключены, да и время на обслуживание клиента значительно сокращается.

Пример 5. Клиент забыл купить товар

Бывают случаи, когда клиент забывает купить товар, но вспоминает об этом только на кассе. Что делать кассиру? Когда нет автоматизации, кассир не может закрыть чек. Он не обслуживает других покупателей до тех пор, пока забывчивый клиент не вернется с товаром на кассу.

При автоматизации все проще. У кассира есть возможность отложить чек и продолжить работу с другими клиентами в очереди. Такая функция есть не во всех кассах. Но мы знаем точно, что смарт-терминалы Лайтбокс так могут.

Пример 6. Клиент расплачивается картой и наличными

Представьте ситуацию: клиент на кассе оплачивает товар по карте, денег на ней оказалось недостаточно, и он решает внести остаток наличными. Кассиру приходится сначала отменить чек, потом разбить его на два. Это занимает время.

При автоматизации кассир просто выбирает на кассе смешанный способ оплаты и проводит платеж.

Возможность есть не во всех кассах. Но мы знаем точно, что смарт-терминалы Лайтбокс так могут.

Подобрать кассу Лайтбокс для автоматизации торговли

Автоматизация кассовой зоны позволит вам оптимизировать расчетные операции и сэкономить время на обслуживании клиентов. Бонус ─ лояльность покупателей к вашему магазину и рост выручки.

Если вы решите автоматизировать кассовую зону, рекомендуем ознакомиться с критериями выбора кассового оборудования. Нюансов много. Мы подробно рассказали о них в статье «10 важных критериев для выбора онлайн-кассы».

Кассы Лайтбокс со встроенной товароучетной системой

В кассах Лайтбокс автоматизированы все кассовые операции и есть товароучетная система. Поэтому приобретая их, вы запросто автоматизируете все свои магазины.

При аренде кассы Лайтбокс товароучетная система уже включена в тариф. Если же вы решите покупать кассу Лайтбокс, то подключение товароучетной системы обойдется недорого ─ всего 600 руб. в месяц за лицензию.

Касса Лайтбокс 7

Экран 7"

Печать чека за 7 сек

Подключение сканера, весов

Заказать

Касса Лайтбокс 5

Экран 5,5”

Печать чека за 6 сек

Встроенный 1D/2D фотосканер

Заказать

Касса Лайтбокс 5 PRO

Экран 5,45”

Сканирует любые штрихкоды за 0,1 сек, даже в полной темноте

Безналичные платежи 0,4-0,7% (СБП)

Заказать

Почему предприниматели для автоматизации небольших магазинов выбирают товароучетный сервис от кассы Лайтбокс?

В товароучетном сервисе от кассы Лайтбокс есть все инструменты для автоматизации торговли и ведения учета:

• Складской учет. Все, что нужно для склада: оприходование товаров, перемещение, списание, контроль и анализ остатков, заказы поставщикам и др.

• Онлайн-контроль за складом и работой сотрудников. Доступен в личном кабинете из любой точки мира, потому что зайти в систему вы можете даже со смартфона.

• Ценообразование. Автоматический расчет цены на единицу или группу товаров при постановке на баланс.

• Анализ работы магазина. Более 40 аналитических отчетов ─ выручка, прибыль, учет продаж, остатки, неликвиды и др.

• Быстрая инвентаризация без закрытия магазина. Достаточно отсортировать остатки по выбранным категориям товаров, выгрузить файл и сверить данные с фактом. По итогам инвентаризации составить акт списания или оформить пересортицу.

• Автоматизация документооборота. Оформление всех необходимых документов, в т.ч. для ЕГАИС и систем маркировки. Автоматическое внесение данных поставщиков и покупателей в базу, удобный поиск в справочнике.

• Маркетинговые инструменты. Программы лояльности, скидки, акции и другие инструменты для повышения продаж.

• Работа с ЕГАИС и системами маркировки.

Узнать подробнее

Преимущества сервиса:

• Бесплатное автоматическое обновление при изменении законов. Вам не придется нанимать для этого технического специалиста и платить ему деньги.

• Автоматизация онлайн-торговли. Товароучетная программа Лайтбокс интегрирована с платформами для интернет-магазинов и сервисами для онлайн-продаж.

• Онлайн-бухгалтерия. Есть интеграция с 1С-Бухгалтерия, Контур.Эльба, Мое дело.

• Работа с ЕГАИС и автоматизация торговли алкогольной продукцией ─ приемка и возврат ТТН от поставщиков, списание и перемещение алкогольной продукции. Дополнительные функции для упрощения поштучной приемки алкоголя.

• Удаленный контроль за сотрудниками и система управления персоналом из любого уголка мира: время открытия и закрытия смен, количество кассиров в смену и др.

Узнать подробнее о сервисе

Автоматизируйте розничную торговлю с помощью современных технологий.

Если у вас есть вопросы, задайте их нашим специалистам.

Дата публикации: 31.10.2019