Что такое фискальный накопитель?

erid:2VtzqwQKjfR

С июля 2017 года произошел переход на обязательное использование онлайн-кассы. Тогда же фискальный накопитель (ФН) заменил ЭКЛЗ (электронную кассовую ленту защищенную) в кассах.

В настоящее время использование  онлайн-кассы с фискальным накопителем –  требование закона 54-ФЗ для всех продавцов. За нарушение этого условия предпринимателю грозит штраф.

В статье разбираемся, что такое фискальный накопитель, зачем он нужен, как его правильно выбрать и использовать.

Что такое ФН в кассовом чеке

ФН – это обязательный реквизит как бумажного, так и электронного чека. Как правило, он размещается в конце чека и означает заводской номер фискального накопителя.

Рядом с ФН располагаются реквизиты: ФД – порядковый номер чека (фискального документа) и ФП – специальный цифровой код документа, который формирует ФН при отправке данных ОФД (фискальный признак документа). 

Срок службы ФН

Существуют накопители со сроком действия ключа фискального признака на 15 месяцев и на 36 месяцев. Указанные сроки – это максимальное время работы ФН после его активации.

Какой ФН использовать, определяет не сам предприниматель, а закон ( п.6 ст.4.1 54-ФЗ). Срок вашего ФН напрямую зависит от применяемого режима налогообложения и специфики бизнеса.

Когда обязателен ФН на 36 месяцев:

• при оказании услуг населению,

• при работе на специальных режимах налогообложения: УСН, ЕСХН, ПСН.

При этом если работа носит сезонный характер, если предприниматель одновременно применяет несколько режимов налогообложения из пункта выше, при применении кассовой техники в автономном режиме (в удаленной местности) и по иным основаниям, устанавливаемым Правительством Российской Федерации, предприниматели вправе использовать фискальный накопитель сроком 15 месяцев.

ФН на 15 месяцев должны использовать юридические лица или ИП:

• если ведут торговлю подакцизными товарами,

• платежные агенты,

• при использовании ОСН или спецрежима в совмещении с ОСН.

Формально продавцы из второго списка могут установить ФН с любым сроком службы, но не все так однозначно. Так, согласно техническим паспортам фискальных накопителей, срок действия ФН на 36 месяцев при применении общей системы налогообложения, реализации подакцизных товаров, а также применения кассы в автономном режиме автоматически пересчитывается до 13 месяцев (письмо ФНС России от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2586). В связи с этим переплачивать за ФН на 36 месяцев смысла нет.

Как выбрать ФН

Чтобы правильно выбрать и купить ФН нужно:

1. Определиться со сроком службы устройства.

   Кроме перечисленных выше условий, стоит учесть еще одно. Объем памяти фискального накопителя ограничен, и при большом объеме продаж (более 200 чеков в день), архив ФН может переполниться гораздо раньше срока окончания службы ФН.

   Про технические ограничения по срокам службы мы уже упоминали чуть выше. Здесь же скажем еще об одном моменте, на который стоит обратить внимание при выборе ФН.

   Объем памяти у ФН на 15 и на 36 месяцев одинаковый и рассчитан примерно на 230-250 тысяч чеков. Это значит, что если пробивать 650-700 чеков в день, архив ФН переполнится уже через год. После несложных подсчетов делаем вывод – при объемах продаж более 400 чеков в день выгоднее приобрести ФН на 15 месяцев, ведь у ФН на 36 память кончится гораздо раньше срока окончания службы, а стоит он в 1,5 раза дороже. ФН на 36 оптимален при формировании примерно 200 чеков в день.

2. Выбрать модель ФН. Сегодня можно использовать только модели новых образцов  – ФН-1.1М и ФН-1.2. В отличие от старых накопителей, новые модели поддерживают все три действующих формата фискальных данных.
3. Одно из главных условий, которое должно соблюдаться при выборе фискального накопителя – соответствие модели ФН реестру ФНС. Список разрешенных моделей размещен на сайте налоговой www.nalog.ru.

Фискальные накопители можно купить на сайте Лайтбокс.

Какие форматы фискальных данных (ФФД) поддерживают ФН

Требования к фискальным накопителям определены 54-ФЗ в  статье 4.1.

В 2023 году действуют три формата фискальных документов, утвержденных ФНС – ФФД 1.05, ФФД 1.1 и новый ФФД 1.2. Они обеспечивают единый формат кассовых чеков. Версия формата ФФД 1.0 запрещена с 1 января 2019 года.

Формат ФФД 1.2 разработан специально для продаж маркированных товаров, чтобы касса могла отправлять запрос в «Честный знак» и проверять код маркировки.

Текущая версия ФФД отображается в чеке об открытии смены, в отчете о регистрации.

Замена ФН

Есть несколько случаев, когда понадобится замена накопителя:

• Блокировка ФН, если данные в ОФД не передавались в течение 30 дней (это могут быть технические причины, или проблемы со стороны ОФД). Поэтому в отчете о закрытии смены  всегда проверяйте поле «Количество непереданных ФД» – оно должно быть пустым.

• Техническая неисправность ФН.

• Истечение срока службы ФН.

• Переполнение памяти устройства.

• Неверно введен регистрационный номер ККТ. Фискальный накопитель позволяет однократно указать эту информацию при постановке онлайн-кассы на учет. Поэтому при указании неверного номера потребуется замена ФН. Так что стоимость такой ошибки при регистрации ККТ эквивалентна стоимости покупки нового устройства.

Когда память или срок службы накопителя подходят к концу, онлайн-кассы предупреждают владельцев об этом специальными сообщениями на экране. Не увидеть его сложно. Предупреждения появляются и в личном кабинете ОФД.

Для замены фискального накопителя нужно закрыть архив старого ФН, купить и установить новый ФН, затем перерегистрировать кассу с ФН в налоговой по причине «Замена ФН». 

Пользователям касс Лайтбокс доступна перерегистрация ККТ в ФНС через интерфейс кассы. Подробности здесь.

По закону положено хранить старый ФН в течение 5 лет для возможности налоговой проверки.

Регистрация ККТ и ФН

Приобретенный ФН, как и онлайн кассу,  требуется зарегистрировать в ФНС. Вы это можете сделать самостоятельно, через ЛК налогоплательщика (понадобится электронная цифровая подпись — ЭЦП). Но лучше обратиться к специалистам. Ведь даже одна ошибка при заполнении данных может привести к блокировке ФН и покупке нового.

При регистрации ФН привязывается к конкретному владельцу и конкретной кассе раз и навсегда. Его нельзя перепродать, сдать или взять в аренду, переставить в другую кассу.

Мы не рекомендуем проводить регистрацию онлайн-кассы самостоятельно. Этот процесс требует определенных навыков, а ошибки приводят к некорректной работе ККТ. К сожалению, допущенные при активации кассы неточности, исправить нельзя. Поэтому вам придется покупать новый фискальный накопитель и перерегистрировать технику.

Почему предприниматели выбирают услуги Лайтбокс

Узнать подробнее

С Лайтбокс вы экономите на оборудовании и дополнительных услугах. Мы предлагаем:

1. Кассы в аренду от 900 руб./мес или в рассрочку под 0%.

2. Подключение эквайринга по выгодному тарифу от 1,3%.

3. Подключение СБП со ставкой всего 0,4-1% для экономии на безналичных платежах.

4. Помощь с выбором выгодного тарифа на РКО: за 20 минут и без визита в банк. Подбираем предложения от 10+ надежных банков-партнеров (ВТБ, Альфа Банк и другие).

5. Готовую интеграцию всех касс Лайтбокс с товароучетной программой. Вы получаете автоматизированный складской учет, простое и понятное взаимодействие с ЕГАИС и Честным знаком, функции защиты от штрафов, более 50 аналитических отчетов.

Кассовая программа на всех онлайн-кассах Лайтбокс обновляется автоматически и бесплатно. Техподдержка работает круглосуточно.

Реклама. АО «Пи Джи групп», ИНН 9715311385

Дата публикации: 29.09.2023