8 800 250-99-90 круглосуточно

Как работает онлайн-касса

Как работает онлайн-касса
Касса Лайтбокс
Рейтинг: 5

По закону 54-ФЗ при расчетах за товары и услуги почти все предприниматели и организации должны использовать онлайн-кассы. Но мало выбрать и установить подходящую технику. Кассу еще необходимо «узаконить», а также научиться с ней работать. Подготовили для вас пошаговую инструкцию: как предпринимателю пользоваться кассовым аппаратом, чтобы не было проблем с законом и штрафов.

Этапы подготовки кассы к работе и организация работы

  • Предварительный — выбор техники.

  • Первый — получение квалифицированной электронной подписи (КЭП).

  • Второй — выбор оператора фискальных данных (ОФД) и регистрация ККТ в налоговой.

  • Третий — настройка под ваш бизнес.

  • Четвертый — организация ежедневной работы.

На каждом шаге есть свои нюансы, о которых дальше расскажем подробнее.

Предварительный шаг — с чего начать, когда кассы нет

Если у вас уже есть ККТ, переходите к следующему шагу. Остальным рекомендуем выполнить такие действия:

  • Проверьте, нужна ли вашему бизнесу онлайн-касса. В 54-ФЗ достаточно «льготников» — тех, кто может работать без ККТ.

  • Выберите подходящую технику. Обратите внимание, что несмотря на большое количество разных касс на рынке, все они делятся на четыре типа: автономные, смарт-терминалы, фискальные регистраторы и облачные кассы. У каждого типа есть свои плюсы и минусы. Об отличиях автономных касс от смарт-терминалов можно прочитать в этой статье. Про остальные виды кассового оборудования и в целом про выбор техники рассказывали здесь.

  • Перед тем как купить кассу, присмотритесь к аренде. Возможно, этот вариант будет для вас более подходящим. Аренду и покупку сравнили в этой статье.

Для работы по 54-ФЗ, кроме кассы, вам также необходимо выбрать фискальный накопитель (ФН). Модель ККТ, на которой вы остановились, а также ФН проверьте в соответствующем реестре ФНС — кассовой техники и фискальных накопителей.

Специалисты Лайтбокс бесплатно проконсультируют по выбору контрольно-кассовой техники. Оставьте заявку, наш менеджер свяжется с вами в ближайшее рабочее время.

Оставить заявку


Шаг 1 — получение КЭП

КЭП нужна для заключения договора с ОФД, регистрации кассы, а в будущем для ее перерегистрации.

Электронные подписи получить бесплатно в налоговой могут:

  • индивидуальные предприниматели;

  • сотрудники юрлиц, который представляют свою организацию без доверенности, обычно это руководитель (генеральный директор, директор и т.п.).

Для получения КЭП нужно:

  • оставить заявку в личном кабинете ИП или организации ,

  • записаться на прием в ФНС и прийти в назначенное время с паспортом и СНИЛСом. Также предварительно нужно приобрести и взять с собой  специальную флешку — токен, сертифицированный ФСТЭК (Федеральной службой по техническому и экспортному контролю). Подойдет например, Рутокен или JaCarta.

Выданная в налоговой КЭП будет действительна в течение 15 месяцев. До окончания этого срока подпись можно продлить онлайн через личный кабинет, после — только посетив инспекцию. 

Шаг 2 — выбор ОФД и регистрация кассы в налоговой

Работать на незарегистрированной ККТ нельзя — это будет считаться применением кассы с несоблюдением законодательства. Согласно ст. 14.5 КоАП за такое нарушение владельцу бизнеса грозят штрафы:

  • до 3000 руб. на должностное лицо и ИП;

  • до 10 000 руб. на организацию.

Перед регистрацией кассы необходимо заключить договор с оператором фискальных данных. Список ОФД, аккредитованных налоговой, находится на сайте службы. Выбирайте любую организацию из списка и заключайте с ней договор.

Если вы планируете продавать маркированные товары, обратите внимание, чтобы в договоре с ОФД были условия о передачи реализованных кодов маркировки в «Честный знак».

Дальше владельцу кассы необходимо поставить ее на учет в налоговой. Для этого нужно записаться на прием в ФНС и лично обратиться за услугой к сотруднику налоговой.

Или зарегистрировать кассу в режиме онлайн:

  • в личном кабинете на сайте ФНС;

  • на Госуслугах;

  • в кабинете ОФД, с которым заключен договор.

Для регистрации кассы заполните заявление, в котором укажите:

  • Полное название организации или ФИО индивидуального предпринимателя + ИНН.

  • Место установки кассы (например, магазин, кафе и т.п.) + адрес, который должен совпадать с адресом в документах на собственность (аренду) помещения. Если ККТ будет использоваться для онлайн-продаж, тогда в заявлении указывают адрес сайта.

  • Название и заводской номер модели ККТ.

  • Модель ФН и его заводской номер.

  • Особенности применения ККТ (если есть) — к ним, например, относятся оказание услуг, интернет-продажи, торговля лотерейными билетами и выплата выигрышей, продажа маркированных товаров, агентская деятельность. В заявлении перечислены все особенности, вам достаточно поставить «галочки» напротив соответствующих пунктов.

  • Информацию об ОФД (название и ИНН оператора).

Готовое заявление отправьте в налоговую. Там  проверят информацию и присвоят кассе регистрационный номер, который появится в вашем личном кабинете.

После этого проведите процедуру фискализации. Для этого на вашей кассе введите параметры регистрации (название или ФИО и ИНН владельца, сведения о кассе и ФН и др.), а также регистрационный номер, полученный из налоговой. Затем сформируйте и распечатайте Отчет о регистрации ККТ. На фискализацию у вас есть 24 часа с момента получения номера от налоговой и 20 попыток ввода.

Важно! При фискализации кассы будьте внимательны с номером ККТ и ФН. В случае ошибки фискальный накопитель будет заблокирован, и придется покупать новый.


В Отчете о регистрации будет номер, который надо ввести в личном кабинете на сайте ФНС. В налоговой для учета ККТ внесут данные в журнал учета и регистрационную карточку, которую разместят в вашем личном кабинете. Только после этого можно считать, что регистрация завершена и можно переходить к настройке кассы.

Шаг 3 — настройка ККТ

Настройка кассы — это ввод в программу ККТ информации, необходимой для формирования фискальных документов с правильными реквизитами. Добавьте в кассу:

  • ФИО сотрудников, которые будут работать на кассе.

  • Товары (услуги) с единицами измерений, ценами и ставкой НДС.

  • Налоговый режим, по которому работает магазин.     

Сложность настройки зависит от кассы. Например, автономные кассы подключают к компьютеру, через который и выполняется процедура. Причем товары не просто заводят, но еще присваивают им определенные коды, которые кассир должен вводить на кассе для формирования чека.

Смарт-терминалы настраиваются проще — как планшет или смартфон: чтобы добавить данные на экране выбирают соответствующий раздел меню и вводят информацию. При желании смарт-терминал можно настроить в личном кабинете на компьютере.

После настройки касса готова к работе — теперь вы можете рассчитываться с клиентами, соблюдая требования 54-ФЗ.

Как проще подготовить онлайн-кассу к работе

Чтобы не вникать в процессы регистрации, фискализации и настройку кассы, воспользуйтесь услугой Лайтбокс. Наши специалисты:

  • Заключат договор с ОФД на 1 или 3 года. Зарегистрируют кассу на сайте ОФД и в налоговой.

  • Помогут подключить онлайн-кассу и настроить ее под ваш бизнес.

  • При необходимости подключат вас к ЕГАИС и «Честному знаку».

  • Проведут обучение ваших сотрудников по работе с кассой

Кстати, в арендную плату за кассы Лайтбокс включен договор с ОФД, а также услуги по регистрации и настройке, поэтому вам не придется платить за них отдельно. 


Шаг 4 — как работать на кассе

В ежедневные обязанности кассира или другого сотрудника, который рассчитывается с покупателями, входят:

  • Открытие смены на кассе.

  • Формирование и выдача бумажных чеков покупателю или отправка электронных чеков по требованию клиента на его телефон или email.

  • При необходимости оформление возврата товаров и проведение корректировочных операций.

  • Закрытие смены на кассе.

Открытие смены

Перед тем как начать работу, кассир должен проверить:

  • Качество интернет-связи, в том числе при использовании мобильного интернета.

  • Наличие кассовой ленты.

  • Работоспособность терминала эквайринга, сканера, весов и другой техники.

Если всё в порядке, сформировать и распечатать отчет об открытии смены. Это фискальный документ, который касса отправляет ОФД. Без открытия смены не получится распечатывать чеки и принимать оплату.

В некоторых кассовых программах открытие смены автоматизировано, например, в решении Лайтбокс перед распечаткой первого чека сначала сформируется необходимый отчет и только после этого кассир сможет вести расчеты с покупателями.

Кассовые чеки

Если ваша касса есть в реестре налоговой, и кассовая программа своевременно обновляется, чеки должны содержать все реквизиты, установленные ст.4.7 закона 54-ФЗ. Подробно о правилах формирования кассового чека рассказали в статье.

Удобство же проведения кассовых операций и количество ошибок зависят от технических характеристик ККТ, а также от программы, которая установлена на кассе. Например:

  • Неудобно, когда для добавления товара в чек надо вводить код на клавиатуре, гораздо комфортнее сканировать штрихкод на упаковке.

  • Ошибок больше, если кассир рассчитывает сумму скидки на калькуляторе, а когда это делает касса, расчеты точно будут верными.

  • Гораздо удобнее просматривать чек перед распечаткой на сенсорном экране диагональю 5—7 дюймов, и практически невозможно это сделать на экране высотой до 5 сантиметров.

Например, в кассах Лайтбокс есть все необходимые функции, которые автоматизируют кассовые операции и значительно упрощают работу кассира.

Возврат товаров и корректировочные операции

Покупатель может вернуть некачественный товар, а также качественный, но только в случаях, определенных Законом о защите прав потребителей. Каждый кассир должен уметь оформить возврат. О том, как правильно это сделать мы рассказывали в этой статье.

Корректировочные операции проводятся, чтобы исправить ошибки, которые налоговая может расценить как нарушение 54-ФЗ. Например, покупателю не выдали чек из-за поломки кассы, или в чеке «пробили» неправильную ставку НДС. Исправления обязательно надо проводить через кассу, чтобы информация была передана ОФД. Подробно о корректировках читайте здесь.

Закрытие смены

Закрытие смены — это процедура, во время которой формируется фискальный документ — Отчет о закрытии смены. Иногда его называют Z-отчетом. Созданный документ необязательно распечатывать и визировать подписью сотрудника — документ можно хранить в памяти ФН.  

В отличие от открытия смены, которую сложно пропустить, так как не получится пробивать чеки, о закрытии смены важно помнить. Дело в том, что по 54-ФЗ максимально смена может быть открыта 24 часа. После этого ФН перестает формировать фискальные признаки для чеков, поэтому ОФД не сможет проверить такие документы и отправить подтверждение о приемке. Значит, даже если вы сможете пробивать чеки, они будут противоречить законодательству.

Если вы или сотрудники забыли закрыть смену, ваши действия зависят от того, сколько прошло времени:

  • Меньше 24 часов, например, в 9.00 вы увидели, что смена не закрыта, а накануне её открыли в 10.00, прошло только 23 часа — просто формируйте отчет о закрытии смены. Тут же можете открыть новую и проводить продажу товаров или услуг обычным порядком.

  • Больше 24 часов — действия на кассе должны быть такими же, как и в предыдущем пункте. Отличие только в том, что вам необходимо подготовить заявление в налоговую, в котором нужно описать ситуацию. Такой документ позволит отделаться предупреждением вместо штрафов за нарушение порядка работы с кассой (до 10 тыс. руб. на организацию и до 3 тыс. руб. на должностное лицо).

Процедура закрытия смены зависит от кассы. В некоторых программах, например, в Лайтбокс есть «защита» от забывчивости сотрудников — при выключении кассы появится предложение закрыть смену.

Чтобы ваши сотрудники соблюдали кассовую дисциплину, подготовьте понятные инструкции, проведите обучение и проверьте знания персонала. Клиентам Лайтбокс не надо тратить время на подготовку инструкций — вы можете скачать «Памятку кассиру» в формате pdf и использовать её в работе.

Вместе с вами мы пройдем все этапы работы на кассе — поможем:

  • подобрать технику с учетом особенностей вашего бизнеса;
  • зарегистрировать и настроить кассу;
  • организовать ежедневную работу.

Чтобы наши специалисты могли с вами связаться, нажмите на кнопку и оставьте заявку.

Оставить заявку


Дата публикации: 24.10.2023





Оценить:
касса за полцены
Лайтбокс 5 и 7 за 6 500 руб
только в декабре
Аренда
Готовые решения для торговли подакцизными товарами
Касса для продажи, программа учета, фискальный накопитель, активация и регистрация в налоговой.
Регистрация ИП и ООО в ФНС
Регистрация ИП и ООО в ФНС
Под ключ. Без походов в налоговую и МФЦ. Без госпошлины
Аренда
Два месяцааренды кассы за полцены
Арендуйте кассу Лайтбокс и платите за нее в два раза меньше
Эквайринг
Экономьте на эквайринге
Безналичный расчет через СБП на кассе Лайтбокс со ставкой 0,4-0,7%

Читайте также


Сервис бесплатной поддержки начинающих предпринимателей
Наш сервис поддержки предпринимателей помогает начинающим предпринимателям на безвозмездной основе. Мы предоставляем всем субъектам МСП полезную информацию, которая помогает построить успешный бизнес.
Автоматизация продовольственных магазинов
Чтобы дело приносило постоянный доход, владельцу бизнеса приходится учитывать множество факторов. Особенно, если его бизнес – торговля продовольственными товарами.
Кто обязан применять ККТ
Федеральный закон 54-ФЗ обязывает предпринимателей, как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей, производить расчеты с физическими лицами с использованием контрольно-кассовой техники. Продавец обязан в момент получения денег от покупателя выдать кассовый чек и отправить по требованию его электронную копию на почту или по SMS.
Касса для магазина в аренду
54-ФЗ не обязывает покупать кассу, можно работать и на арендованной. Рассказываем, на что обратить внимание, когда вы выбираете онлайн-кассу в аренду для торговых точек офлайн и интернет-магазинов.
Доходные идеи для бизнеса со стартом 300 тысяч рублей
Надоело работать в офисе “на дядю” по 8 – 12 часов? Всё время думаете о своем деле, о собственном бизнесе? Вам кажется, что это сложно? Ничего подобного. Вот вам семь самых, на наш взгляд, простых и доходных бизнес-решений, которые не требуют особых первоначальных затрат. Вы сможете спокойно уложиться на старте в 300 000 рублей. Смотрите, выбирайте и пробуйте.
Получить консультацию
Спасибо за заявку!
Мы позвоним вам в ближайшее рабочее время: с 8.00 до 20.00 по Мск
Хотите получить наше лучшее предложение по цене?

Укажите Ваш контактный телефон и засекайте время!

Спасибо за заявку!
Мы позвоним вам в ближайшее рабочее время: с 8.00 до 20.00 по Мск
Выберите ваше местоположение
Выберите ваше
местоположение
Стать партнером
Регистрация на мероприятие
Оставить свой отзыв

Ваши контактные данные (e-mail и телефон) не будут публиковаться
или передаваться третьим лицам

Спасибо за обратную связь!
Вы помогаете нам стать лучше!
Благодарим вас за обращение в техподдержку Лайтбокс Кассы.
Постараемся ответить вам как можно быстрее.