Правила оформления и выдачи кассового чека

По закону 54-ФЗ применение онлайн-кассы и выдача покупателям кассового чека при продаже товара или услуги – это обязанность большинства предпринимателей. Исключение составляют лишь ряд случаев.

Как в 2023 году правильно оформить и выдать чек, какие обязательные реквизиты он должен содержать – разбираемся в статье.

Выдача и оформление чека по онлайн-кассам в 2023 году

Согласно статье 1.2 54-ФЗ, в момент расчета с клиентом кассир должен формировать чек на онлайн-кассе и выдавать его покупателю в бумажной или электронной форме. Расплачивается покупатель наличными деньгами или использует безналичный расчет – неважно. Пробить чек необходимо в любом случае.

В дополнение к бумажному чеку или вместо него покупатель может запросить его электронную копию. Согласно закону 54-ФЗ продавец не вправе ему в этом отказать. В данном случае кассир должен запросить  электронную почту или номер телефона клиента, чтобы отправить с кассы электронный чек по e-mail или смс.

Электронный чек — основной документ для интернет-магазинов. Онлайн-магазин высылает электронный чек по контактным данным, которые указал покупатель при оформлении заказа или при регистрации.

Магазины, работающие в офлайне, тоже могут перейти на электронный формат чека, если у них есть мобильное приложение. Дать согласие на получение электронного чека вместо бумажного клиент может в личном кабинете программы, поставив галочку напротив пункта «получать чеки в электронном виде». При этом, согласно письму Минфина России, продавец не вправе отправлять чеки в личный кабинет мобильного приложения. Законной будет являться только отправка электронного чека по e-mail или смс. 

Данные обо всех совершенных кассовых операциях должны сразу уходить из кассы в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД).

Правила оформления кассовых чеков регламентирует статья 4.7 54-ФЗ. В ней сказано, что чеки должны содержать набор обязательных реквизитов.  

Обязательные реквизиты кассового чека в 2023 году

Чек, оформленный правильно, должен содержать более 20 позиций. Для удобства представим перечень реквизитов с пояснениями в виде таблицы.

Обязательные реквизиты для определенных видов деятельности

До этих дат для перечисленных способов продаж действовала отсрочка.

Дополнительные реквизиты, обязательные к применению

Утверждены Приказом ФНС № ЕД-7-20/662 от 14.09.2020.

Все реквизиты, содержащиеся на бумажном кассовом чеке, должны быть четкими и легко читаемыми как минимум 6 месяцев со дня их выдачи.

Также закон не запрещает владельцам ККТ включать в кассовый чек любую информацию, которая увеличивает продажи, например, описание акций, спецпредложения, розыгрыши, ссылки на страницы соцсетей и сайт компании.

Правила выдачи чека в определенных случаях

1. Кассир забыл оформить чек, либо произошел технический сбой в работе кассы

   В этом случае:

   • составьте акт с расчетами без кассы,
   • пробейте чек коррекции с датой и номером акта. На каждую операцию оформляется отдельный чек,
   • для касс с фискальным накопителем ФФД 1.2 в коррекционном чеке дополнительно должен быть указан код маркировки,
   • в основании для коррекции укажите «самостоятельная коррекция»,
   • передайте акт в ФНС. В нем в произвольной форме необходимо перечислите каждый расчет, произведенный без применения кассы, дату таких расчетов, наименование товара, цену и количество, а также причину, по которой касса не была применена. Присвойте акту номер и дату. Составленный документ необходимо отправить в ФНС почтой или через личный кабинет налоговой.

   Главное — сделать это до того, как налоговая узнает о нарушении. В противном случае последует штраф.

2. После пробития чека кассир обнаружил ошибку

   В ошибочном чеке, например, может быть неверно указано количество единиц товара, завышена стоимость по сравнению с ценником, вместо наличной оплаты указана безналичная.

   
   

   В этом случае для касс с фискальным накопителем ФФД 1.1. и ФФД 1.2 потребуется формирование чека коррекции. Если касса работает на ФФД 1.05, ошибка в чеке исправляется формированием чека возврата. Что конкретно делать, опишем далее.

   Для ФФД 1.05:

   • сформируйте чек возврата с обратным признаком расчета (если был «Приход», оформляем «Возврат прихода»),
   • укажите в нем фискальный признак и все реквизиты чека с ошибкой,
   • пробейте правильный чек и сообщите в ФНС об исправлении. Для этого в течение 3 дней, следующих за днем исправления ошибки, составьте в произвольной форме акт/служебную записку для налоговой. В документе укажите данные ККТ (заводской и регистрационный номер), дату и время формирования неверного чека, описание ошибки и причину ее совершения. Также записка должна содержать подпись лица, написавшего ее, и дату составления. Документ необходимо отправить в ФНС почтой или через личный кабинет налоговой.

   К заявлению в налоговую прикрепите копии обоих чеков.

   
   

   Для ФФД 1.1 и ФФД 1.2:

   • для отмены неправильного чека сначала создайте чек коррекции с той же ошибкой, но с обратным признаком расчета (если был «Приход», оформляем «Расход»),
   • затем сформируйте правильный чек коррекции с указанием в нем фискального признака ошибочного чека (по тегу 1192 «дополнительные реквизиты чека» необходимо внести 10 символов уникального цифрового кода из ошибочного чека).
   • Сообщать в ФНС об исправлении не нужно. Чек коррекции формируется до отчета закрытия смены, если ошибка обнаружена в тот же день, либо в любой последующий день после открытия смены. Перечень реквизитов чеков коррекции приведен в Приказе ФНС № ЕД-7-20/662@ от 14.09.2020, таблицы 27, 65 и 120.

3. Покупатель решил сделать возврат товара

   Не подошел размер, брак, передумал – самые частые причины возврата. Согласно закону о правах потребителей, отсутствие у покупателя  товарного или кассового чека либо иного, подтверждающего оплату товара, документа не лишает его возможности вернуть товар.  При возврате кассиру необходимо сформировать чек с признаком расчета «Возврат прихода».

4. Клиент внес предварительную оплату за товар

   При продаже с авансовой формой расчета формируются два документа: авансовый чек (при получении денег до начала выполнения заказа) и чек на зачет аванса (когда заказ выполнен в полном объеме). В авансовом чеке указывается признак способа расчета, который зависит от вида полученных вами средств:

   • «Предоплата 100%» (при полной предоплате),
   • «Предоплата» (при частичной предоплате),
   • или «Аванс» (в случае, когда на момент оплаты покупатель еще не определился с выбором товара или услуги).

   Если чек оформлен на полную или частичную предоплату, в нем указывается наименование предмета расчета (товара или услуги). Для аванса наименование товара или услуги не указывается (или указывается как «аванс от Иванова И.И.»).

   
   

   В качестве цены товара в авансовом чеке должна быть указана сумма предоплаты или полученной в качестве аванса суммы. Если предоплата 100%, указывается стоимость товара или услуги по прайсу.

   
   

   После того как товар будет передан покупателю, или заказанная и предоплаченная услуга будет выполнена, кассир обязан пробить еще один чек — закрывающий, на оставшуюся сумму к оплате (указывается и вся сумма к оплате, и отдельно сумма предоплаты).

   
   

   Основные реквизиты чека на зачет предоплаты те же, что и в любом другом кассовом чеке. Изменения касаются признака способа расчета и признака предмета расчета. В закрывающем чеке признак способа расчета будет указан как «полный расчет», а в итоговой сумме расчета указывается, что была получена предоплата.

   
   

   Если в первом чеке, во время принятия аванса, наименование товара или услуги в чеке не указывалось, то при зачете аванса в закрывающем чеке наименование товара или услуги необходимо обязательно указать.

5. Вы продаете товар на условиях частичной предоплаты с дальнейшей рассрочкой по оставшейся сумме

   Наименование должно быть идентичным во всех чеках (авансовый чек на предоплату и чек на зачет аванса при полном погашении рассрочки) на каждый расчет по этому товару. Пояснение дает Письмо ФНС № ЕД-4-20/2929@ от 20.02.2019.

6. Вы продаете товар в кредит без первоначального взноса

   Покупатель получает товар, но расплачивается за него позже согласно кредитному договору. В этом случае продавец выдает клиенту три типа чеков: при передаче товара/выполнении услуги, при каждом взносе и при последнем взносе. В них указываются следующие реквизиты:

   
   

   В первом – признак предмета расчета «товар/услуга», признак способа расчета «передача в кредит», способ расчета «в кредит» (сумма долга).

   
   

   Во втором – признак предмета расчета «платеж», признак способа расчета «оплата кредита», способ расчета «наличными/безналичными» (сумма взноса) и «в кредит» (сумма остатка по кредиту).

   
   

   В третьем – признак предмета расчета «платеж», признак способа расчета «оплата кредита», способ расчета «наличными/безналичными» (сумма последнего платежа) и «аванс» (сумма, внесенная во всех предыдущих платежах).

   
   

   Разъяснения даны в письме ФНС России № ЕД-4-20/2929@ от 20.02.2019.

7. Покупатель получает товар через автомат с последующей оплатой в кредит через интернет

   Даже если клиент не оплачивает полностью товар в момент получения, а берет его в кредит, такая выдача товара все равно считается расчетом. Поэтому внутри автомата должен быть встроен кассовый аппарат, который будет выдавать кассовый чек покупателю в момент передачи товара.

   
   

   Согласно пункту 6 статьи 4.7 Федерального закона N 54-ФЗ, в момент выдачи товара клиенту касса в составе автомата должна формировать кассовый чек с указанием в качестве обязательного реквизита заводского номера автоматического устройства, которое выдает товар. Также чек должен содержать реквизит «признак способа расчета» (тег 1214) со значением «6» (передача товара без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит). В качестве цены товара в авансовом чеке должна быть указана сумма предоплаты.

   
   

   Если после получения товара покупатель будет оплачивать кредит через интернет, продавец в момент расчета должен сформировать второй кассовый чек и указать в реквизите «признак способа расчета» значение «7» (оплата товара после его передачи с оплатой в кредит (оплата кредита). В этом чеке указывается и вся сумма к оплате, и отдельно сумма предоплаты.

   
   

   В соответствии с 54-ФЗ безналичными расчетами в сети интернет признаются только расчеты, при которых покупатель не взаимодействует с автоматическим устройством для приема платежей. То есть покупатель будет оплачивать кредит, например, в личном кабинете на сайте или в мобильном приложении банка (переводом денег с дебетового счета на кредитный, либо переводом по БИК, если кредитный счет в другом банке). Можно совершать онлайн-переводы за кредит с электронного кошелька.

   
   

   Подробности в письме ФНС России № АБ-4-20/12199@ от 22.09.2023 г.

8. Покупатель оплачивает 100% стоимости товара накопленными баллами

   Если скидка на товары определяется начисляемыми клиенту баллами и ее размер составляет 100%, расчет осуществляется встречным предоставлением. В нашем случае это оплата товара не деньгами (наличными или безналичными), а иными средствами. Указывайте в чеке цену предмета расчета (тег 1079), стоимость предмета расчета (тег 1043) и сумму по чеку встречным предоставлением (тег 1217) с учетом скидки, то есть «0 рублей».

   
   

   Подробности в письме ФНС России № ЗГ-3-20/11971@ от 15.09.2023 г.

9. Продавец поручает услугу по приему платежей третьим лицам

   При расчетах с покупателями через платежных агентов или агрегаторов применение кассовой техники и формирование фискальных документов перестает быть ответственностью продавца.   Это становится обязанностью третьих лиц. Например, если вы продаете товары через Ozon, то обязанность выдавать чеки переходит к маркетплейсу.

   
   

   Подробности в письме ФНС России № АБ-4-20/11334@ от 06.09.2023 г. 

10. Продавец реализует сахаросодержащие напитки или коктейли на их основе

    При реализации/перепродаже подакцизных сахаросодержащих напитков,  в том числе разлитых порционно, расфасованных в потребительскую упаковку,  а также при любом виде смешивания, реквизит чека «признак предмета расчета» должен иметь значение «2» (подакцизный товар).

    Подробности в письме ФНС России № АБ-4-20/11445 от 08.09.2023 г.

11. Продажа осуществляется через облачную кассу

    Облачная онлайн-касса представляет собой кассовую программу для удаленного ведения торговли (интернет-магазины, продажи и услуги на выезде, доставка, вендинг, ЖКХ). Использование такой разновидности ККТ подразумевает только отправку электронных чеков покупателям с указанием всех обязательных и дополнительных реквизитов для электронной формы чека. Бумажные чеки облачная касса не выдает.

12. Покупатель просит копию чека

    Если при получении бумажного чека покупатель просит копию чека в электронном виде, продавец должен ее предоставить, иначе нарушит закон.

    Если чек выдан, но покупатель его потерял или удалил (чек был в электронном виде), продавец не обязан делать повторный чек, но может пойти на уступки клиенту. Найти нужный документ можно в кассовой программе или в личном кабинете ОФД.

13. Клиент оплатил через расчетный счет

    Если организация получает на расчетный счет денежные средства от покупателей (клиентов) — физических лиц (не индивидуальных предпринимателей) за товары, работы и услуги, то она обязана применять ККТ (контрольно-кассовую технику, онлайн-кассу) и оформлять кассовые чеки. Сделать это необходимо не позднее момента выдачи товара покупателю, начала выполнения работ или оказания услуг.

БСО (бланк строгой отчетности)

БСО относится к фискальным документам и является аналогом кассового чека. К нему предъявляются такие же требования, как и к чеку по онлайн-кассам, обязательные реквизиты не отличаются от реквизитов чека.

С 1 июля 2019 года БСО печатаются только через онлайн-кассу или формируются в электронной форме. Бумажные бланки выдают клиентам только предприниматели, по закону освобожденные от применения ККТ (п. 2.1 и п. 3 ст. 2 54-ФЗ), но в этом случае БСО не являются фискальными документами.

БСО вместе с кассовым чеком обязаны выдавать продавцы билетов на общественный транспорт, туристические фирмы, ломбарды, турфирмы, ЖКХ и другие организации. Для них разработаны бланки установленной формы.

Образец БСО

Товарный чек

Бывают случаи, когда для подтверждения оплаты и получения товара вы должны выдавать товарный чек (ТЧ):

• Вместо кассового чека – для ИП на патенте, осуществляющих определенные виды деятельности (п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ), и для предпринимателей, ведущих расчеты в отдаленных и труднодоступных местах.

• В дополнение к чеку ККТ, когда в нем не указаны уникальные признаки (например, артикул, сорт) для определенных видов товаров. Это: технически сложные товары (например, компьютеры, автомобили), животные и растения, стройматериалы и изделия, ткани, одежда, меховые товары, обувь, мебель. Основание – Постановление Правительства РФ № 2463 от 31.12.2020.

Утвержденной формы товарного чека нет. Шаблон можно найти в интернете или разработать самостоятельно. Главное – указать в ТЧ все нужные реквизиты согласно п.3 ст.2 54-ФЗ.

Налоговые проверки

Как продавцы применяют ККТ – правильно или нарушают требования закона, контролируют инспекторы ФНС. Контроль осуществляется с помощью выездных и удаленных налоговых проверок. Писали об этом здесь.

Проверка чека онлайн-кассы на подлинность

Любой покупатель при необходимости может проверить корректность чека:

• На сайте ФНС – потребуется ввести семь реквизитов вручную.

• В мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России» – нужно отсканировать QR-код на чеке.

• На сайте ОФД – сервис есть у всех операторов, но каждый проверяет только свои отправленные в ФНС чеки.

Штрафы за нарушение требований к кассовому чеку

За ошибки в обязательных реквизитах кассового чека предусмотрены административные штрафы (ч.4 ст.14.5 КоАП):

• ИП и должностные лица – от 1,5 до 3 тыс. рублей,

• организации – от 5 до 10 тыс. рублей.

За невыданный чек штраф для ИП составит 2 тыс. рублей, для юрлиц – 10 тыс. рублей (п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ).

Штраф за неприменение или отсутствие кассового аппарата (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ):

• для ИП и должностных лиц – от 25% до 50% суммы расчета без кассы, но не менее 10 тыс. рублей,

• для организаций – от 75% до 100%, но не менее 30 тыс. рублей.

За повторное получение выручки без чека на сумму 1 млн и более рублей последует  приостановка деятельности организации на срок до 90 дней или отстранение руководителя от должности сроком до двух лет.

Также стоит помнить, что БСО – это первичный документ, и за его отсутствие возможны штрафы по статье 120 НК РФ.

С кассой Лайтбокс вы будете выдавать чеки без штрафов

Лайтбокс 5 PRO

• Мощный процессор 1,8 ГГц
• Матричный имидж-сканер сканирует изогнутые коды за 0,1 с. на расстоянии до 30 см и под углом до 45°
• Встроенный эквайринг и СБП со ставкой 0,4%-0,7%
• Маркировка и ЕГАИС

21 120 руб

Рассрочка

от 900 руб/мес

Аренда

Лайтбокс 7

• Большой сенсорный дисплей
• Подключение ручного сканера через Bluetooth или кабель
• Печатает чеки за 7 с
• Может работать от аккумулятора до 14 часов
• Встроен СБП, ставка за переводы 0,4-0,7%
• Маркировка, ЕГАИС

20 400 руб

Рассрочка

от 900 руб/мес

Аренда

Фискальный регистратор + кассовая программа

С этим комплектом вы экономите на покупке кассы, если у вас есть компьютер, ноутбук или планшет. Мы установим кассовую программу на ваш ПК и подключим к нему фискальный регистратор Вики Принт 57, сканер (опционально).

• Минимум затрат на старте
• Встроен СБП, ставка за переводы 0,4-0,7%
• Маркировка, ЕГАИС

12 600 руб

Рассрочка

Кассовая программа

• Устанавливается на ваш кассовый аппарат.
• Автоматизация всех кассовых операций
• Полный цикл работы с маркировкой
• ЕГАИС (опционально)
• Складской учет
• 50 отчетов торговли
• Поддержка двух СНО
• Интеграция с 1С:Бухгалтерия

250 руб/мес

120 руб

Маркировка

Сканер Лайтбокс 2D

Сканер Лайтбокс 2D SB2108 распознает линейные штрих-коды, а также DataMatrix, QR, PDF-417 и другие 2D коды.

• Высокопроизводительный сканирующий модуль. Скорость сканирования - 30 кадров/сек.
• Считывает штрихкоды, в т.ч. низкоконтрастные и поврежденные, с любых носителей

4900 руб

Подобрать решение Запросить весь каталог

• Все модели касс Лайтбокс полностью соответствуют требованиям 54-ФЗ.

• Мы обновляем кассовую программу Лайтбокс бесплатно под любые изменения закона.

• Касса формирует и печатает  чеки даже при отсутствии интернета. При восстановлении связи сохраненные фискальные данные сразу отправляются ОФД.

• В кассах Лайтбокс есть все необходимые реквизиты даже для узких направлений деятельности. Например, признак расхода и возврат расхода в чеке для организаций, которые принимают товар и отдают за него деньги (ломбарды, пункты приема лома).

• Удобная работа с номенклатурой. Есть все возможные способы создания и ведения базы товаров: загрузка из файла Excel через ЛК кассы, загрузка из товароучетной системы, из электронных накладных, ввод позиций вручную. Предусмотрено несколько способов занесения товаров в чек: сканирование штрих-кода, поиск по наименованию товара, панель избранных товаров, голосовой поиск.

• Товарный учет сразу встроен во все кассы. Вы можете подключить его в своем личном кабинете. здесь вам доступно более 50 видов торговых отчетов.

• Встроенный функционал по приему быстрых платежей (СБП) позволяет принимать безналичную оплату без терминала эквайринга и экономить на комиссии – ставка в СПБ всего 0,4-1%.

Любую модель онлайн-кассы Лайтбокс можно взять в аренду за 900 руб./мес и в рассрочку без первоначального взноса и переплат.

Узнать подробнее

Дата публикации: 12.10.2023