Поштучный учет алкоголя

Полный переход на поштучный учет алкогольной продукции в ЕГАИС произойдет с 1 августа 2021 года.

Рассказываем о дополнениях в правилах работы с алкоголем от декабря 2020 года, а также о том, как магазинам поступить с запасами со старыми марками, как «закрыть» второй регистр и получится ли перейти на новый формат работы после 1 августа 2021 года.

Также остановимся на особенностях поштучного учета и на том, как его упростить в рознице.

• Все новые правила в 2021 году и полный переход на поштучный учет с 1 августа

  • Как рознице подготовиться к переходу на новый формат работы?

  • Продажа слабоалкогольных напитков: есть ли изменения?

• Поштучный учет алкоголя: в чем суть?

• Приемка алкоголя в розничных магазинах

  • Как упростить приемку алкоголя в рознице?

• Поштучный режим: учет алкоголя в рознице по правилам ЕГАИС 3.0

  • Можно ли упростить процесс поштучного учета алкоголя?

• Ответственность за нарушение правил работы с алкоголем

• Что делать, если товароучетный сервис не может «обнулить» регистр № 2

  • На что обратить внимание при выборе программы для товароучета?

• Оценка товароучетного сервиса на примере решения от кассы Лайтбокс

• Готовое решение от кассы Лайтбокс для работы с алкоголем

• Подводим итоги

Все новые правила в 2021 году и полный переход на поштучный учет с 1 августа

ФСРАР (Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка) об окончательном переходе на поштучный учет с 1 ноября 2020 года. При этом остатки, которые учитывались по старым правилам должны были постепенно выйти из оборота.

По разъяснениям ФСРАР после 1 ноября 2020 года можно было продавать партионную продукцию с Регистра № 2, но ее нельзя было передать между обособленными подразделениями.

В декабре 2020 года ФСРАР дополнила правила работы с крепким алкоголем в 2021 году:

1. C 01.01.2021 изменены сроки подтверждения ТТН ─ вместо 3-х и 7-и дней, подтверждение ТТН должно быть в тот же день, когда осуществлена приемка. Таким образом, дата подтверждения сопроводительных документов должна совпадать с датой ТТН в ЕГАИС (Приказ ФСРАР от 17.12.2020 № 397).

2. С 15.01.2021 в случае расхождений фактических остатков на регистре № 2 с ЕГАИС нельзя использовать документ «Постановка на баланс на второй регистр». Единственное основание, которое можно использовать для корректировки остатков ─ «Пересортица».

3. С 01.02.2021 отзывать Акты списания при обнаружении ошибок можно будет только в течение 7 календарных дней. После истечения этого срока для корректировки остатков придется обращаться в ФСРАР.

4. С 01.02.2021 станут отслеживать период, в течение которого электронные накладные находятся «в пути». В тех случаях, когда ТТН не будет подтверждена получателем в течение 60 дней с даты документа, весь алкоголь автоматически встанет обратно на баланс отправителя. Это относится к накладным, сформированным после 01.01.2021.

   Если причиной такой ситуации станет нарушение получателем правил работы в ЕГАИС: продукцию получил, а электронные ТТН не подтвердил ─ поставщик может обратиться в ФСРАР и списать с себя отгруженный алкоголь.

   При этом получателя могут привлечь к ответственности по ст.14.19 КоАП за нарушение правил учета.

5. С 01.04.2021 запрещено переводить крепкий алкоголь на второй регистр, кроме случаев, когда надо «перекрыть» отрицательные остатки в торговом зале.

6. С 01.08.2021 надо полностью перейти на поштучный учет:

   • полный запрет на перевод продукции на регистр № 2;

   • нельзя продавать алкоголь со второго регистра;

   • не получится привязать штрих-коды алкоголя со старыми марками к партии, а значит, поставить продукцию на регистр № 3, кроме случаев корректировки пересортицы.

Кроме этого, произойдет усиление контроля за документооборотом внутри ЕГАИС:

• Поставщики будут следить за своевременным подтверждением ТТН со стороны получателей, чтобы система автоматически не возвращала отгрузки на баланс.

• Всем участникам рынка, которые составляют Акты списания, придется внимательнее относится к цифрам, иначе для исправления документов надо будет обращаться в ФСРАР.

Еще с 01.01.2021 алкодекларации надо сдавать по новым правилам: вместо 11 и 12 формы сдать 7 и 8 (Приказ Минфина и ФСРАР от 17.12.2020 № 396). Но первый квартал можно отработать по-старому.

Как рознице подготовиться к переходу на новый формат работы?

Самый простой способ ─ распродать остатки алкоголя со старыми марками чем раньше, тем лучше, но не позднее 31 марта. Если это невозможно, следуйте алгоритму:

1. Проведите инвентаризацию запасов, которые числятся на втором регистре.

2. Запросите в ЕГАИС учетные остатки по вашему торговому залу. Возможно, что в системе за вами числится алкоголь, которого уже нет.

3. Сверьте цифры. В случае расхождений:

   • составьте Акт списания с основанием «Пересортица», убедитесь, что он отразился в ЕГАИС;

   • сформируйте еще один Акт постановки на баланс тоже с основанием «Пересортица» и отправьте его в ЕГАИС.

   Таким образом, вы сможете выровнять остатки. Это важно сделать до того, как вы будете обнулять второй регистр.

4. Перенесите запасы торгового зала на регистры № 1 и 3.

5. Убедитесь, что количество бутылок на первом регистре равно количеству марок на третьем.

Если марка с бутылки утеряна, то для списания такого алкоголя надо обратиться в МРУ (межрегиональное управление) ФСРАР своего федерального округа. Документ с описанием проблемы должен быть подписан руководителем организации, подпись заверена печатью.

Продажа слабоалкогольных напитков: есть ли изменения?

Продавцы пива работают так же, как работали. Для ИП и организаций, которые реализуют пиво и другие слабоалкогольные напитки, в ведении учета ничего не изменится:

• приход товаров от поставщика на Регистр № 1;

• перемещение продукции на Регистр № 2 для реализации;

• фиксация в журнале учета объема розничных продаж;

• подготовка в конце смены Акта списания и проведение его в ЕГАИС;

• сверка остатков.

Товароучетный сервис ежедневно автоматически будет создавать Акты на списание пива и других слабоалкогольных напитков в конце смены. Готовые документы останется только провести в ЕГАИС.

Поштучный учет алкоголя: в чем суть?

Применяется только к крепкому алкоголю с содержанием спирта более 16,5%. Не распространяется на продажу пива и других слабоалкогольных напитков.

Учет в ЕГАИС 3.0:

1. ЕГАИС генерирует ЦИ (цифровые идентификаторы), каждый из них уникален и не повторяется.

2. ЦИ «зашивают» в марки ─ акцизные для импортеров и федеральные специальные для производителей в РФ.

3. Импортеры алкоголя получают марки в ФТС (Федеральной таможенной службе), а российские изготовители ─ в ФСРАР (Федеральной службе по регулированию алкогольного рынка).

4. Марки наклеивают на каждую бутылку при ввозе или производстве крепких алкогольных напитков.

5. Когда формируют партию, сканируют марку на каждой входящей в нее бутылке и, таким образом, ставят продукцию на учет в ЕГАИС. Система сразу проверяет коды акцизных и федеральных марок: есть ли в наличии, не передавались ли уже в розницу и не были ли уничтожены.

6. Дальше алкоголь перемещается от производителей (импортеров) к оптовикам, а затем в розницу. При этом связка: бутылка + код марки + номер партии ─ остается неизменной.

   Оборот алкогольной продукции оформляется ТТН (товарно-транспортными накладными). Поставщики (производители и оптовики) составляют ТТН двух видов:

   • электронные для ЕГАИС;

   • бумажные для перевозчиков.

Розничные магазины загружают электронные ТТН из ЕГАИС и проверяют поставленный алкоголь.

На сайте ФСРАР указано, что число позиций в бумажных и электронных накладных может не совпадать, но общее количество спиртосодержащей продукции должно быть одинаковое.

В результате в ЕГАИС по каждой бутылке видны все ее перемещения и местонахождения в текущий момент. Марка списывается из ЕГАИС после продажи алкоголя или другого выбытия, например, разбили в магазине и списали.

Приемка алкоголя в розничных магазинах

Магазины взаимодействуют с ЕГАИС и работают с документами через товароучетные сервисы, которые интегрированы с ЕГАИС. Такие сервисы ─ обязательное условие для приемки, продажи и учета алкоголя.

Поставщик через ЕГАИС направляет покупателю ТТН, в которой перечислены партии и коды входящих в них марок. При поступлении продукции сотрудники магазина в обязательном порядке сверяют поставку с электронными документами. Только так можно убедиться, что поставщик ничего не перепутал и отправил алкоголь, указанный в накладной.

Для проверки ТТН загружают из ЕГАИС в товароучетный сервис и проводят сканирование марок на каждой бутылке. Сотрудники сканируют, а сервис сопоставляет коды с тем, что указано в ТНН.

Результаты проверки поставки:

1. Подтверждение накладной ─ все марки, перечисленные в документе, от поставщика переходят на баланс организации в рознице.

2. Частичная приемка продукции ─ на непринятые коды, например, которых не было в ТТН, составляют Акт разногласий.

3. Отказ в приемке алкоголя, например, привезли не те бутылки, которые указаны в ТТН ─ оформляют Акт отказа.

Акты разногласия и отказа отправляют через товароучетный сервис в ЕГАИС. Это нужно для того, чтобы за магазином числился только тот товар, приемку которого согласовали.

После того как ТТН будут проверены, а продукция оприходована, данные о каждой бутылке должны попасть в регистры ЕГАИС:

• № 1 ─ партионный учет. По каждой партии есть данные о производителе, количестве бутылок, дате розлива, разрешающих документах.

• № 3 ─ помарочный учет ─ детализация информации регистра № 1.

Количество бутылок на первом регистре должно быть равно количеству марок на третьем. Отвязать коды марок от партии технически невозможно.

Кроме этого, розничным магазинам при оприходовании продукции в переходный период (пока для крепкого алкоголя открыт второй регистр) нужно контролировать, что поставка встала на баланс правильно: партии на первый регистр, а марки ─ на третий.

Узнать подробнее

Как сократить время на приему алкоголя без потери качества?

На помощь придет товароучетный сервис, который автоматизирует процессы. При выборе сервиса, обращайте внимание на то, сможете ли вы:

• Принимать алкоголь агрегированными партиями. Вы сканируете код на запечатанной коробке, а дальше товароучетный сервис «подтягивает» из ЕГАИС данные о марках, входящих в эту коробку. Если коробка раскрыта, в целя безопасности лучше отсканировать каждую бутылку.

• Проводить «слепую приемку». Допустим, вы доверяете определенному поставщику и не хотите сканировать все поступившие от него бутылки. В этом случае подключите «слепую приемку» и без проверки подтвердите накладную. Все марки из документа попадут к вам на учет.

• Принимать ТТН прямо на кассе ─ если в магазине нет компьютера, кассир сможет работать с накладными на кассе.

• Автоматически составлять Акты разногласий и отказа. Сервис «запомнит», что в накладной больше товаров, чем по факту и добавит лишние коды из ТТН в Акт разногласий.

  Когда поступивший алкоголь не совпадает с документами, вы не принимаете продукцию, и программа создает Акт отказа.

Подключиться

Поштучный режим: учет алкоголя в рознице по правилам ЕГАИС 3.0

Информация о том, что числится за регистрами 1 и 3, есть не только в ЕГАИС, но и в товароучетном сервисе. Так гораздо удобнее контролировать и учитывать алкоголь.

При розничной продаже алкоголя кассир сканером считывает штрихкод с бутылки, информация об этом поступает в ЕГАИС. Если код марки числится за магазином, из ЕГАИС поступает разрешение на продажу и слип, который добавляется в кассовый чек. Если ЕГАИС не одобрил продажу, чек не распечатается.

Проданная бутылка одновременно списывается в магазине и с регистра № 1, и с регистра № 3, а также в целом «уходит» из ЕГАИС.

Можно ли упростить процесс поштучного учета алкоголя?

Некоторые товароучетные сервисы упрощают работу с алкоголем. Расскажем на примере товароучетной системы Лайтбокс.

1. Помогают экономить время при работе с алкоголем и избегать ошибок.

   • Автоматически создают карточки на новые товары и на новых поставщиков на основании информации из электронной ТТН. Если товары или поставщики новые, сервис распознает это и добавляет в справочники.

   • Автоматическое выравние остатков на складе торговой точки и в ЕГАИС. Запасы в случае расхождений между учетными данными ЕГАИС и магазина, выравниваются автоматически ─ товароучетный сервис создает Акты списания и Акты постановки на баланс. Если остатки своевременно не выравнивать, расхождения будут становится больше. Это может быть признано нефиксацией информации в ЕГАИС и стать основанием для штрафов по ст.14.19 КоАП.

2. Защищают от штрафов.

   • Запрет (разрешение) на отправку документов в ЕГАИС без сканирования марок. Когда установлен запрет, отправить в ЕГАИС документы по крепкому алкоголю без указания марок не получится. Если запрета нет, проверка на наличие марок в документах проводиться не будет.

   • Возможность настройки ограничения продаж по дням недели и часам, а также подсказок кассиру о дате рождения, с которой можно продавать алкоголь.

   • Автоматическое формирование алкогольных деклараций.

Узнать подробнее

Ответственность за нарушение правил работы с алкоголем

За несоблюдение требований ЕГАИС ст.14.19 КоАП установлены штрафы:

• для должностных лиц ─ 10 - 15 тыс. руб.;

• для юрлиц ─ 150 - 200 тыс. руб.

Дополнительно к штрафам может быть конфискована продукция.

Также продавцам алкоголя надо соблюдать требования законов 54-ФЗ о применении ККТ и 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции».

Узнать подробнее

Что делать, если товароучетный сервис не может «обнулить» регистр № 2?

Не все товароучетные решения могут обнулить второй регистр. Если вы оказались в такой ситуации, оцените, успеете ли распродать остатки. Нет? Тогда меняйте сервис на более функциональный. Например, у пользователей товароучетного сервиса кассы Лайтбокс такая возможность есть.

Узнать подробнее

На что обратить внимание при выборе программы для товароучета?

1. Сможете ли вы подключить к сервису свою онлайн-кассу?

2. Какие функции, кроме обязательных, есть в товароучетной программе? К обязательным относятся:

   • прием и возврат ТТН;

   • постановка алкоголя на баланс;

   • перемещение и списание продукции;

   • запрос остатков в ЕГАИС;

   • помарочный учет.

3. Стоимость обновлений.

4. График работы техподдержки, доступные варианты связи и цена.

Оценка товароучетного сервиса на примере решения от кассы Лайтбокс

1. Интеграция с онлайн-кассами. Большинство касс без проблем подключаются к товароучетной системе от Лайтбокс.

Свяжитесь с нами, назовите модель своей кассы и узнайте, как интегрировать ее с сервисом Лайтбокс. Или оставьте контакты в форме.

Форма для заявки

Идеальная ситуация, когда и товароучетный сервис, и касса от одного разработчика. кассовой и товароучетной программ от разных разработчиков может быть проблематичной, потому что при обмене данными между программа могут возникать баги. Рекомендуем использовать эти программы от одного разработчика.

Возможности товароучетного сервиса Лайтбокс для работы с ЕГАИС

Кроме обязательного функционала, для работы с ЕГАИС в товароучетном сервисе Лайтбокс есть решения, которые упрощают работу с алкоголем:

1. Автоматическое создание Акта фиксации марок при приеме алкоголя со старыми марками. Продукция будет приходоваться сразу на первый и третий регистр по правилам поштучного учета. Принимайте алкоголь без заморочек.

2. Автоматическое создание карточек на поступивший алкоголь на основании информации из электронной ТТН. Приходуйте поставки быстро и без ошибок.

3. Автоматическое выравнивание остатков. В случае расхождений между учетными данными ЕГАИС и магазина, товароучетный сервис создаст Акты списания и Акты постановки на баланс. Вам останется только проанализировать ситуацию и провести готовые документы.

4. «Слепая приемка». Когда вы доверяете поставщику и не хотите сканировать все поступившие бутылки, отключите требование о проверке, чтобы все марки, которые есть в ТТН были приняты.

   При включенной проверке программа выведет на экран количество марок из накладной и попросит отсканировать штрихкоды на поступивших бутылках.

5. Запрет на отправку документов в ЕГАИС без сканирования марок. Когда установлен запрет, отправить в ЕГАИС документы по крепкому алкоголю без указания марок не получится. Вы будете спокойны, что сотрудники ничего не забудут.

6. Автоматическое создание Актов на списание пива и других слабоалкогольных напитков в конце смены. Вам не придется «подбивать» итоги дня вручную.

7. Автоматическое формирование алкогольных деклараций. Вам останется только отправить документы в ФСРАР.

8. Настройка ограничения продаж по дням недели и часам, а также подсказки кассиру о дате рождения, с которой можно продавать алкоголь. Так вы защитите себя от штрафов.

Мы перечислили только часть возможностей товароучетного сервиса от Лайтбокс, которые касаются работы с ЕГАИС.

Получить презентацию сервиса

Касса Лайтбокс предлагает пользователям готовое решение для работы с алкогольной продукцией

1. У нас есть кассы и товароучетный сервис, сервисная поддержка и услуги по настройке работы с ЕГАИС.

2. Мы поможем вам перенести базу данных, если вы уже ведете торговлю, и обучим персонал работать в новом сервисе. С нами переход будет будет быстром и без ошибок.

3. В товароучетном сервисе Лайтбокс вы работаете с любыми группами товаров, в том числе с маркированными, весовыми, продуктами, подлежащими ветконтролю. Вам не требуется установки отдельных приложений: все доступно сразу в личном кабинете Мы писали об этом в статье «Автоматизация учета розничной торговли».

4. Решение поддерживает работу с двумя системами налогообложения или с двумя юрлицами на одной кассе, поэтому подстроится под любой формат работы, а вы сэкономите.

5. Если вы только открываете свой бизнес, мы поможем вам

   • зарегистрировать организацию в ФНС,

   • подобрать банк и тариф на РКО.

   • подключить интернет-бухгалтерию и сэкономить на бухгалтере до 350 000 руб. в год.

6. Обновления у товароучетной программы от Лайтбокс бесплатные и устанавливаются автоматически. Вам не придется отслеживать, есть ли изменения в программе после принятия поправок в законы.

Техподдержка кассы Лайтбокс:

• бесплатная;

• работает круглосуточно, без выходных;

• принимает запросы любым удобным для вас способом: телефон, чат, электронная почта, «горячая линия»;

• с вашего разрешения подключается через удаленный доступ, чтобы быстро найти причину проблемы и устранить ее.

Товароучетный сервис или помогает в работе с алкоголем, или создает дополнительные трудности. Тщательно оценивайте всех «кандидатов».

Подводим итоги

Государственный контроль за производством и оборотом алкоголя осуществляется с помощью ЕГАИС, которая работает с 2016 года.

С 01.10.2018 введены правила помарочного учета, суть которых в том, что у каждой бутылки есть уникальный код, он присваивается в момент производства или ввоза и не меняется до выбытия (реализации или списания).

По правилам документооборота ЕГАИС 3.0, розница сверяет электронные ТТН поставщика с поступившим товаром. Результат проверки ─ подтверждение закупок полностью или частично или отказ от товаров.

До 01.11.2020 допускалась продажа алкоголя и по старым, и по новым правилам. С 1 ноября регистр № 2 должен был постепенно обнуляться, но по новым требованиям уже с 1 августа 2021 для учета крепкого алкоголя остаются только первый и третий регистры.

Главное, в переходный период убедиться, что за магазином в ЕГАИС на Регистре № 2 не числится алкоголь, которого уже нет. А лучше перевести все остатки торгового зала на первый и третий регистры. Но не все товароучетный сервисы способны технически выполнить такой перенос.

Вы можете поменять товароучетный сервис на более функциональный, но выбирайте внимательно, чтобы не получилось «шило на мыло».

Есть вопросы? Наши специалисты готовы ответить на них.

Оставить заявку

Дата публикации: 13.12.2019

Сергей Васин

Руководитель направления "Маркировка и ЕГАИС" в кассе Лайтбокс

Автор статьи