Зачем магазину нужна система автоматизации закупок, и как эти самые закупки автоматизировать?
Пока бизнес не очень велик, и в ассортименте торговой точки не так много наименований, получаемых от двух-трех поставщиков, можно не беспокоиться об автоматизации бизнеса. Для ведения закупок товара и складского учета вполне можно обходиться напоминалками в календаре, бумажными журналами или таблицей в Excel.
Но с ростом бизнеса и расширением ассортимента так работать становится сложно: объемы данных увеличиваются, появляются недостачи, какой-то товар оказывается невостребованным, а какого-то, наоборот, катастрофически не хватает. Даже проведение простой инвентаризации может затянуться на день или два, с полной остановкой торговли, закрытием магазина и табличкой “Учет” на входе.
Поэтому уже в самом начале предпринимательской деятельности, с первых дней работы магазина стоит налаживать автоматическое управление торговлей, вводить полную или хотя бы частичную автоматизацию бизнес-процессов. В том числе и управление закупками. Ведь чем меньше вы, как предприниматель, будете уделять время рутине, тем больше у вас останется времени на действительно важные для развития бизнеса вопросы.
О том, что такое автоматизация розничной торговли, как она может повысить эффективность бизнеса, и какие вопросы решает, мы уже подробно разбирали. Сегодня поговорим о более конкретном процессе — автоматизации процесса закупок товара и снижении затрат для розницы.
Автоматизация процесса закупок
Основная задача автоматизации закупок — регулярное пополнение запаса товаров в таком объеме, чтобы он был полностью (или максимально) распродан до срока следующей поставки.
Как происходит закупка? Что нужно знать, чтобы избежать нехватки товара или, наоборот, его переизбытка на складе или полках магазина?
-
Точно знать, сколько товара есть в наличии на складе.
-
Сколько товара реализуется в определенную единицу времени ( в день, неделю, квартал и т.д.).
-
Наличие товара у поставщиков.
Исходя из этих данных, формируется заказ на закупку партии товара и отправляется поставщику. Без автоматизации составить такую заявку можно, но в нее обязательно вкрадутся какие-то ошибки и неточности. Хотя бы из-за того, что в процессе составления заявки может измениться любая переменная: остатки на складе, количество товара в торговом зале и т.д.
И это только для какого-то одного товара или типа товаров. Составление заявок на закупку ряда товаров “вручную” может потребовать очень много временных и человеческих ресурсов. Часто этим занимается целый отдел закупок или отдел снабжения, особенно у представителей крупного бизнеса.
Составление заявки с помощью автоматизированной системы займет у предпринимателя несколько минут. В такой системе постоянно обновляются данные обо всех товарах, поставленных на учет в магазине:
-
какой остаток,
-
с какой скоростью продается товар,
-
закупочные цены,
-
какой график поставки у поставщика.
Объемы закупок система рассчитывает автоматически, а кроме этого, составляет всю необходимую документацию. Системы автоматизации закупок способны рассчитать количество товара и спрос на него не только в текущий момент, но и на длительный срок, с учетом сезонности и истории продаж предыдущих периодов. Это особенно актуально для сезонных товаров.
Внедряя систему автоматизации и управления закупками, нужно определиться со стратегией. Самый простой вариант — настроить систему на регулярные закупки товара через какой-то интервал времени (раз в неделю, раз в сутки или другой интервал). Это просто, но не всегда уместно. Возвращаясь к сезонным товарам, такая стратегия не подойдет: не в сезон товары просто будут копиться на складе.
Эффективнее работает стратегия пополнения товаров при достижении определенного минимального уровня запасов. Вы определяете в системе минимально допустимый уровень остатков, и она будет информировать вас о достижении этого порога, автоматически формировать заявку на товар и доводить его количество до определенной нормы. В результате склад заполнен с небольшим запасом, который может пригодиться вам во время внезапных пиков спроса на товар.
Автоматическая система может рассчитать такие минимумы и максимумы для каждого товара и группы товаров во всех торговых точках (если их несколько), составить заявки на закупку товара и автоматически отправить их поставщикам (или вы сами сделаете это вручную в несколько кликов мышью) с помощью системы электронного документооборота.
Электронный документооборот
Хорошим подспорьем в автоматизации закупок (как и в автоматизации остальных процессов компании) будет использование электронного документооборота (ЭДО). Для тех, кто реализует товары, подлежащие обязательной маркировке, использование ЭДО просто обязательно — это регламентируется Федеральным законом.
Во время составления заявки на закупку, владелец магазина (или товаровед) и поставщик обмениваются следующими документами:
-
договор о поставке товара (группы товаров)
-
счёт со списком товаров, суммой к оплате и реквизитами поставщика
-
кассовый чек или иной документ, который подтверждает оплату
-
накладная или УПД, которые выдает поставщик вместе с отгруженным товаром
-
акт выполненных работ, который подписывается после получения товара
-
счет-фактура, по которому ИП и прочие юридические лица, использующие общую систему налогообложения, могут вернуть НДС.
Как правило на пересылку и обработку такого количества документов, на заключение договоров может уйти три-пять рабочих дней, так как в процессе задействовано много участников: торговый представитель, заказчик, бухгалтерия и т. д.
В системе электронного документооборота (ЭДО) все эти документы можно подготовить в цифровом виде, подписать с помощью электронной подписи и тут же отправить получателям. В этом случае время обработки документов уменьшается до одного рабочего дня и процесс закупки с использованием электронных форм происходит быстрее.
Важный момент: выбирая систему ЭДО для организации закупок, обратите внимание на следующие параметры:
-
тариф, который может зависеть от количества обрабатываемых документов
-
есть ли роуминг при обмене с другими сервисами ЭДО
-
есть ли плата за входящие документы
-
обновления программного обеспечения под требования законодательства
Товароучетная система для автоматизации закупок
Что использовать для автоматизации и планирования закупок владельцам малого и среднего бизнеса? Удачным решением будет использование обычной товароучетной системы.
Товароучетная система дает пользователю возможность не только вести склад, управлять планированием и автоматизацией процесса закупок, но и множество других полезных функций.
В плане работы с поставщиками и автоматизации закупок вы сможете:
-
автоматически формировать закупки с учетом статистики продаж и остатков на складе
-
делать автозаказ товара с учетом графика поставок
-
поддерживать несколько графиков поставки для каждой торговой точки сети
-
оформлять возврат товара поставщику при необходимости
-
формировать заказы с учетом графика поставок товара от поставщиков
-
группировать товары с привязкой к поставщику, группировать товары по категориям, поставщикам, по ценам поставщиков и др.
-
устанавливать различные цены на товары в разных точках продажи
-
делать быструю приемку товара, которого нет в номенклатуре
-
загружать приходные документы из cvs-файла (выгрузка из базы данных 1С)
-
автоматически переоценивать товары при изменении цены на приемке или во время инвентаризации
Кроме того, вы сможете отслеживать изменение цен закупки и продажи за любой период времени, настроить автозаказ для самых ходовых позиций вашего магазина. Вам будет доступны инструменты анализа данных по работе торговых точек по самым разным параметрам, инструменты контроля исполнения текущих задач, контроля работы персонала и торговых точек.
Получить презентацию товароучетной программы Лайтбокс
Дата публикации: 12.02.2021
