Комплексная автоматизация склада

Сегодня склад и складские помещения есть даже у небольшого бизнеса. Многие предприниматели по привычке продолжают вести учет товаров в тетрадях и таблицах Ecxel. Но если дела компании начинают идти в гору, увеличивается товарооборот, появляются трудности. Обычных человеческих сил не хватает справиться с распределением большого объема товаров, а скорость и качество работы падает. Конечно, можно сколько угодно увеличивать штат сотрудников склада и расширять складское пространство, но от издержек и целого ряда других сложностей это не спасет.

Выход один – автоматизация склада. Проблемы со складской логистикой останутся в прошлом.

Если у вас небольшой розничный бизнес

Если у вас небольшой розничный бизнес, и складские запасы ограничены внутренним помещением магазина, для автоматизации подойдет товароучетная программа.

Многие предприниматели откладывают автоматизацию из-за якобы ее высокой цены. Но уже настало то время, когда сервисы автоматизации перестали быть роскошью, и их стоимость внедрения доступна даже небольшому бизнесу. Более того, процесс автоматизации достаточно прост и проходит быстро.

Если у вас большие складские помещения

Если у вас большие складские помещения, вы занимаетесь логистикой или дистрибьюторской деятельностью, то для вас есть готовое решение – специальная WMS система, дословно – система управления складом. Представляет собой специальное программное обеспечение с определенным набором функционала и возможностью его доработки под конкретные потребности клиента.

Здесь комплексная автоматизация не ограничится внедрением программного обеспечения. До внедрения WMS необходимо обязательно провести предварительный анализ складских бизнес-процессов, проработку рекомендаций по их улучшению и составить грамотное техническое задание на автоматизацию. Процесс здесь сложный и длительный.

Далее обо всем по порядку.

Когда действительно стоит задуматься об автоматизации склада

Комплексная автоматизация склада решит вагон проблем бизнеса и даст гору преимуществ

Автоматизированный склад даст вам следующие преимущества:

База данных с актуальными остатками и товарами на складе.

Вы знаете фактический складской остаток товаров, сколько продано за определенный период, какой товар залежался, а какого не хватает, что приносит наибольшую прибыль и т. д. Решения по оптимизации ассортимента, снижению издержек станут очевидными.

Контроль персонала на предмет краж.

Да, всегда найдутся охотники до халявы. Но просто вынести товар уже не получится, т. к. его поступление, любое перемещение и продажа будут отслеживаться в сервисе складского учета. При такой прозрачности товародвижения сотрудник просто не решится что-то положить себе в карман.

Повышение эффективности работы сотрудников.

В товароучетной системе вы видите интенсивность выбитых чеков, время открытия и закрытия смены. Видите продажу акционных товаров и товаров, на которые вы ставите план по продажам.

WMS система в случае применения на складе предлагает еще и правильный маршрут перемещения, учитывает загруженность сотрудника, расставляет заданиям приоритеты по важности.

Налаженный документооборот.

Все действия с товаром обрабатываются сразу в системе: в автоматическом режиме оформляются накладные, акты списания, возврат и резервирование товаров и др.

Следующие три преимущества касаются по большей части комплексной автоматизации больших складских помещений распределительных центров, логистических компаний, оптового бизнеса.

Увеличение скорости комплектации заказов.

Автоматизированный складской учет позволяет систематизировать товары и следить за перемещениями товаров, что значительно сокращает их поиск. Что и где лежит теперь знают все, поэтому скорость сборки заказов значительно увеличивается. За одинаковое время теперь можно собрать и подготовить к отгрузке не один, а несколько заказов. Или быстрее найти товар для покупателя, ожидающего в торговом зале.

Оптимизация пространства складского комплекса.

Площадь склада прежняя, а площадь хранения увеличилась – еще одно преимущество автоматизация склада. Это возможно за счет правильной расстановки торгового оборудования и организации адресных зон хранения. Адрес каждой ячейки или зоны хранения учитываются в системе при последующих действиях с товаром.

Эффективное управление складскими процессами: распаковки, взвешивания, загрузки на паллет, проверки качества и сроков годности, размещения и других.

Система сама выстраивает процесс выполнения задания: формирует его и посылает оператору склада либо сразу сотруднику на терминал сбора данных, следит за выполнением, отслеживает потраченное на работу время.

Автоматизация склада большой площади

Если вас интересует автоматизация склада большой площадью, нажимайте на заголовок и переходите сразу в этот раздел.

А пока мы расскажем про недорогую автоматизацию склада для небольших розничных магазинов.

Автоматизация склада для небольшой розничной торговли

Для автоматизации небольших складских запасов достаточно покупки и установки товароучетного сервиса. Лучше отдать предпочтение современным облачным решениям. Они дешевле и удобнее коробочных версий и ничем им не уступают с точки зрения функционала. Цена вопроса – от 600 до 1500 рублей в месяц за одну торговую точку. В целом, даже за минимальную цену можно получить крутую автоматизацию склада.

Как это работает?

1. Вы выбираете подходящую товароучетную программу (ТУ).

2. Подключаете к ней свои онлайн-кассы и делаете настройки по инструкциям разработчика.

3. Если базы товаров нет, создаете ее сразу в ТУ. Об этом мы писали подробно в этой статье. Если номенклатура в кассе уже есть, за счет программного обмена база загрузится в ТУ автоматически.

4. Проводите инвентаризацию и фиксируете в ТУ актуальные остатки.

5. При пробитии чека на кассе данные о продаже сразу попадают в товароучетную программу, и товар списывается с остатков.

6. Вы в любой момент знаете актуальность товарных запасов, отслеживаете их по точкам продаж.

7. Оптимизируете закупки, увеличиваете товарооборот и зарабатываете больше.

Новая жизнь магазина после внедрения ТУ сервиса

С ТУ сервисом в магазине начинается совсем новая жизнь. Вы получаете автоматизацию не только складского учета. ТУ программа – это комплексное решение для автоматизации всех торговых операций розничного магазина.

Теперь нет нужды вести записи в тетрадях, тратить уйму времени на инвентаризацию. Надо только выгрузить акт инвентаризации и сверить данные с фактическими остатками. В некоторых системах можно задать порог остатков, создать график поставок для автоматической отправки заявки поставщику.

Забудьте про подготовку отчетов. Все торговые отчеты есть в товароучетной программе: выручка, прибыль, средний чек, остатки и другие. Задаете период и сервис вам все выводит.

Вы возьмете под контроль работу персонала. Продавцы будут бояться выносить тайком товары в карманах, продавать неучтенные товары. В любой момент вы всегда в курсе остатка денег в кассах, у вас исчезнут денежные недостачи и излишки в кассах в конце рабочего дня.

Получить презентацию товароучетной программы Лайтбокс

При выборе сервиса учтите, что ТУ системы разных разработчиков отличаются друг от друга своим набором функционала и ценой. Высокая стоимость еще не гарантирует наличия всех нужных и удобных функций.

Предприниматели сразу выбирают ТУ систему от кассы Лайтбокс, как только видят все ее фишки для упрощения и ускорения торговли.

Фишки ТУ системы кассы Лайтбокс 

Получить презентацию

Да, в товароучетной системе кассы Лайтбокс все продумано до мелочей для розничной торговли.

Работа с маркированными товарами. ТУ программа кассы Лайтбокс интегрирована с ЭДО. Все УПД поступают напрямую в личный кабинет сервиса. Если УПД принят, товары автоматически ставятся на баланс. Программа сама создает карточки на новые товары и поставщиков, формирует возвратные документы.

Сервис сам рассчитывает розничную цену. При поступлении товара достаточно один раз задать фиксированную цену или процент наценки на товар, и потом система справится с расчетами сама. После инвентаризации переоценка также автоматическая.

Частичная инвентаризация по группам товаров. Проводить инвентаризацию не обязательно враз по всем остаткам. Группируйте товары по нужному вам признаку, например, по категории “сыр” и инвентаризируйте только ее. Приезжайте с проверкой в магазин и проводите внеплановые проверки. Даже магазин не придется закрывать.

Более 40 аналитических отчетов. Основные отчеты с графиками. Отчет по продажам за день в разрезе часов, товарные остатки по поставщику на дату, ТОП популярных товаров в чеках, неликвидные и маржинальные товары, выручка и прибыль.

Статистика продаж. Ежедневная оперативная статистика по магазину с ключевыми показателями работы: время открытия и закрытия магазина, выручка, наличные в кассе, суммы выдачи и возвраты.

Контроль остатков в интернет-магазине. Если вы дополнительно торгуете через Интернет, то при подключении кассы Лайтбокс к сайту, ТУ сервис учтет все продажи и автоматически будет обновлять остатки в интернет-магазине.

Документооборот. Предусмотрены шаблоны для всех торговых документов: акты списания, товарные отчеты, возвратные документы и т. д. Принимайте, создавайте и распечатывайте их прямо из сервиса.

Бухгалтерия. ТУ кассы Лайтбокс интегрирована с бухгалтерскими сервисами. По внесенным первичным данным создаются налоговые отчеты и платежные документы в банк.

ЕГАИС и продажа алкоголя. Формирование алкодеклараций, “слепая приемка”, т. е. прием алкоголя без сканирования марок, запрос нечитаемой марки, подбор партии по марке, выравнивание остатков – поддержка соответствия фактических запасов и учетных данных ЕГАИС, и другие фишки для удобной продажи алкоголя.

Маркетинговые акции. С сервисом Лайтбокс вы управляете персональными скидками клиентов, создаете программы лояльности и формируете отчеты об их эффективности.

Бесплатная консультация

Кассы Лайтбокс со встроенной ТУ системой для автоматизации розничной торговли

Кассы со встроенным товарным учетом значительно упрощают работу. Иначе, вам придется тратить деньги на покупку сервиса другого разработчика. И не факт, что после его подключения к кассовой программе обмен данными между ними будет работать без ошибок.

Чтобы подключить товарный учет к кассе Лайтбокс, достаточно просто перейти на тариф Профи. Кстати, при аренде кассы Лайтбокс товароучетную систему дополнительно оплачивать не нужно, она уже включена в тариф.

Заказать

Автоматизация склада большой площади

Специфика больших складов требует более серьезного подхода к автоматизации и более сложного решения, чем установка обычного ТУ сервиса.

Комплексная автоматизации склада – это набор из оборудования, аппаратных средств автоматизации и специального программного обеспечения (система WMS), их объединяющего. Подробнее об этом расскажем далее. Но до внедрения WMS, требуется провести большую предварительную подготовку.

Что надо знать внутри компании для автоматизации склада большой площади

Для внедрения WMS системы, даже несложной, недостаточно желания и денег. Организации предстоит серьезно подготовиться, ведь автоматизация не существует сама по себе. Автоматизировать беспорядок на складе не только сложно, но и не нужно: будет еще больший беспорядок. Это приведет к потере ресурсов и не даст желаемого результата.

Проекту автоматизации должны предшествовать тщательный анализ и описание существующей технологии грузообработки товара на складе. Неправильно считать, что достаточно только установить WMS, и она сама наведет порядок. Технология закладывается в программу, а программа только контролирует, чтобы весь персонал склада выполнял именно эту технологию и не отходил от нее.

Важно продумать, как будут заменены те технологические процессы, которые сейчас выполняются на бумаге или по звонку. Ведь всего этого не будет. А что будет?

Если вам сложно самому все анализировать и описывать, есть простой путь – обратиться за помощью к специалистам. Интегратор WMS системы вам, конечно, предложит технологию, но только на основе своего опыта. Лучше разработать технологию именно под нужды вашей организации.

Для этого придется собрать команду для взаимодействия с интегратором, куда обязательно должны войти ключевые сотрудники склада: руководитель склада, логист, операторы, контролеры. Предстоит выбрать руководителя проекта, найти IT-специалиста, системного администратора, оператора системы.

План предварительной подготовки для комплексной автоматизации склада

План предварительной подготовки для успешного запуска автоматизированного складского учета включает в себя несколько пунктов:

1. Тщательный анализ и проработка складских бизнес-процессов.

2. Сбор информации о топологии склада и номенклатуре товаров.

3. Налаживание автоматизации бухгалтерских и кассовых процессов.

4. Подготовка, мотивация и обучение сотрудников.

Пройдемся по каждому пункту отдельно.

Анализ и проработка складских бизнес-процессов

Операции, выполняемые на складе, условно делятся на 2 типа:

Регулярные:

• разгрузка и приемка товара;

• маркировка товара, его размещение и внутреннее перемещение;

• отбор заказов и комплектация товара;

• отгрузка товара;

• регулярная полная инвентаризация;

• отчетность;

• хранение грузов.

Периодические (при нестандартных ситуациях):

• обработка некондиционного товара;

• организация возврата поставщику;

• выявление и работа с браком, обнаруженным в процессе хранения и т. д.

Какую информацию надо собрать, покажем на примерах трех главных складских процессов.

Процесс комплексного поступления товара на склад:

• В каких единицах принимается товар (поштучно, россыпью, на паллетах).

• Определение места расположения товара при приемке (на пандус, у ворот, в выделенную зону приемки).

• Проверка качества товара.

• Маркировка входящего товара.

• Распределение складского персонала и зон ответственности.

• Порядок действий при пересорте, излишках.

• Порядок приемки, возврата от клиента.

Принципы размещения товара на складе:

• Планирование размещения – на поставку или на ее единицу.

• Можно ли докладывать товар к имеющимся остаткам или сразу в пустые ячейки?

• Есть ли для каждой товарной группы зона на складе?

• Ограничения по совместимости товаров по условиям хранения (например, нельзя смешивать разные партии или сроки годности).

Процесс отгрузки товара со склада:

• По каким алгоритмам происходит отбор товара (в каких единицах, с учетом сроков годности, партий, серийных номеров и др.).

• Порядок обхода ячеек при отборе.

• Наличие свойств товара, влияющих на последовательность комплектации (например, хрупкость).

• Обработка отобранного товара (упаковка в грузовые места, взвешивание и др.).

• Кто и за что отвечает при отгрузке?

• Обработка ситуаций отказа клиента от заказа.

Информация о топологии склада и номенклатуре товаров

Топология:

• План склада и схема расположения стеллажей.

• Список технологических зон склада и их назначение.

• Правила работы и доступность зон для оборудования и сотрудников.

• Типы носителей (паллет) товара на складе и их вместимость в ячейки.

Номенклатура:

• Перечень товарных позиций складских запасов.

• Единицы хранения товаров с учетом вложенности.

• Штрих-коды единиц хранения товаров.

Автоматизация бухгалтерских и кассовых процессов

Помимо операций на складе, необходимо обладать информацией о процессах взаимодействия с другими подразделениями предприятия. Например, взаимодействие склада с отделом закупок, с торговым залом (офисом), с бухгалтерией.

Поэтому для эффективного запуска WMS лучше заранее наладить автоматизацию бухгалтерских и кассовых процессов.

Это легко сделать с помощью кассы Лайтбокс.

Касса Лайтбокс интегрирована с интернет-бухгалтерией 1С, Контур.Эльбой и Моим делом.

Узнать подробнее

Повысить эффективность выполнения всех вышеперечисленных процессов можно с помощью автоматизации, для чего и нужна WMS система. Например, при складировании и хранении сделать размещение товаров по срокам хранения: чем меньше срок хранения, тем ближе к выходу размещается товар. Или для комплектации крупного заказа назначить сразу нескольких сотрудников для увеличения скорости сборки.

Подготовка, мотивация и обучение сотрудников

Это сильно помогает в запуске. Иначе, вы столкнетесь с большим сопротивлением персонала, вплоть до саботажа.

WMS система и ее помощники

Чтобы наладить складскую логистику и повысить эффективность управления складом у WMS системы есть все возможности. Но без помощников: специального оборудования и аппаратных средств автоматизации- ей не обойтись.

Необходимые аппаратные средства:

• Сканер штрих-кода. Это небольшое устройство для считывания штрих-кода с этикетки товара и передачи его в учетную систему. Понадобится при приемке, комплектации и продаже товара. Сканеры отличаются скоростью считывания, дальностью считывания и другими параметрами. Более удобные ─ беспроводные, хоть и стоят в несколько раз дороже проводных.

• Терминал сбора данных в режиме онлайн (ТСД). Это энергонезависимый микрокомпьютер с кнопочной панелью, небольшим монитором, с собственным программным обеспечением, интегрированным в учетную систему и встроенным сканером штрих-кода.

  Используется для тех же целей, что и сканер, когда товар находится далеко от кассы или компьютера. Удобен для проведения инвентаризации. Позволяет сотруднику склада свободно перемещаться, принимает задание от WMS на поиск или комплектацию товаров. Для ТСД, как кстати, и для беспроводного сканера, нужна подставка. Она подключается к системе учета.

• Оборудование для работы с RFID-метками. RFID технология, иначе радиочастотная идентификация, при которой с данные считываются или записываются при помощи радиосигналов и хранятся на RFID-метках. В метке есть две составляющие ─ интегральная схема (хранит и обрабатывает данные) и антенна (ловит и передает RFID сигнал).

  У данной технологии есть важное преимущество: пропустите паллету с товаром через специальную раму, и система WMS получит данные со всех меток сразу. Считывать каждый код в отдельности не придется. Информацию на RFID-метке, в отличие от штрих-кодов, можно перезаписывать.

  Для считывания меток понадобится следующее оборудование: RFID-считыватель, RFID-антенна или ручной RFID-считыватель. Оно дорогое.

• Принтеры. Нужны для печати этикеток со штрих-кодами, если товар пришел без кода. При покупке стоит учесть производительность принтера, ширину печатаемой этикетки, условия функционирования. Например, в неотапливаемом складе, принтер работает хуже.

• Видеокамеры. Системы видеонаблюдения устанавливают отдельно. Есть компании, которые на этом специализируются. Цена складывается от количества камер и цен за них, стоимости монтажа и сопровождения. Совет: проведите собственный тендер и запросите коммерческие предложения от нескольких компаний. Лучше выбирать региональные компании.

• Системы голосового управления. Для поиска товаров сотрудники используют только гарнитуру. При этом достигается высокая скорость и точность сборки заказа или поиска товара. Такие системы популярны на складах с крупногабаритными товарами, когда заняты обе руки, в случаях, когда приходится работать в перчатках, на высоконагруженных складах.

Необходимое оборудование для автоматизации погрузо-разгрузочных работ, обработки товаров и его хранения:

• упаковочные механизмы,

• электронные весы,

• автоматические штабелеры,

• разного вида стеллажи,

• конвейеры,

• автопогрузчики и др.

При покупке оборудования учитывайте размеры склада, ширину ворот и дверей, характеристики доставляемых грузов, частоту доставки, финансовые возможности организации.

Выбор подходящего ПО для комплексной автоматизации склада

Как уже было написано, сначала тщательно проанализируйте свой бизнес. Определите слабые места, объемы товаров, специфику товаров, перспективы расширения.

Оцените свой бюджет, т. к. стоимость ПО тоже немаловажный фактор. Отечественное программное обеспечение дешевле, есть техподдержка и модернизация. Лучше покупать у надежных продавцов.

WMS система должна обязательно правильно интегрироваться с уже существующей IT-инфраструктурой (с бухгалтерской системой, с транспортной системой, кассовым ПО и др.).

Из чего будет складываться стоимость WMS системы:

• стоимость самого ПО,

• стоимость пользовательских лицензий. Есть ПО с безлимитным и с ограниченными количеством лицензий,

• настройка ПО,

• доработка ПО, т. е. программирование процессов, которых нет в штатном функционале ПО. Это самый большой процент от общей стоимости решения.

Если ваши бизнес-процессы типовые, нет сложных решений и вы готовы часть процессов адаптировать под логику существующего ПО, то внедрение WMS обойдется в приемлемые деньги и окупится за несколько месяцев.

Чаще всего стоимость автоматизации составляет несколько сотен тысяч рублей и окупается в течение 1-2 лет. Сроки внедрения ─ от двух недель до полугода.

Современные технологии позволяют автоматизировать управление складскими помещениями любого размера. Не важно, что у вас: небольшой магазин у дома, средних размеров интернет-магазин или даже крупное промышленное предприятие. Эффективность бизнеса значительно повышается за счет оптимизации и скорости выполнения всех складских операций. Увеличиваются продажи, растет прибыль.

Практика показывает, что оптимизация бизнес-процессов с помощью систем автоматизации, гарантирована на успех, как правило, во всех случаях. По крайней мере, в ближайшем будущем автоматизации розничной торговли и складов не избежать.

Дата публикации: 09.02.2021