Складской учет товарно-материальных ценностей

Склад – это место хранения товарно-материальных ценностей (ТМЦ): сырья, материалов, полуфабрикатов, готовой продукции. Как правило, складские запасы небольших магазинов ограничиваются площадью самих магазинов, но склады могут находиться и в отдельных зданиях.

Для эффективной организации бизнеса и получения прибыли, хранение ТМЦ на складе и любое их перемещение требуют учета.

Складской учет материалов позволяет предпринимателю всегда знать актуальные остатки в количественном и денежном выражениях. Понимать, когда необходимо пополнить запасы. Какие товары продаются лучше других, а какие неликвидны.

В статье рассмотрим виды и методы складского учета ТМЦ. Расскажем о документах, которые необходимо оформлять при хранении и движении ТМЦ. О том, как контролировать остатки на складе.

Особенности ведения складского учета

Складской учет напрямую связан с бухгалтерским учетом и налоговым учетом. Поэтому все действия с ТМЦ на складе должны сопровождаться оформлением документов по правилам закона. Требования к ведению учета складских запасов устанавливает Приказ Минфина России от 15.11.2019 № 180н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы».

Ранее для складских и бухгалтерских документов существовали обязательные формы. Сегодня каждая коммерческая организация вправе разработать свои шаблоны. Но старые формы, которые будут упомянуты в статье далее, до сих пор пользуются популярностью – они привычны и просты.

Собственные формы разрабатываются бухгалтером, утверждаются приказом руководителя и закрепляются в учетной политике фирмы.

Организация складского учета ТМЦ

Основные операции на складе – поступление ТМЦ, хранение, отпуск и учет ТМЦ. Ответственность за них возлагается на материально ответственное лицо (МОЛ). Это может быть заведующий складом, кладовщик или кто-то другой.

Каждая операция должна фиксироваться оформлением первичных документов, так указано в статье 9 402-ФЗ. Первичные учетные документы юридически подтверждают каждое случившееся действие с ТМЦ, подписываются МОЛ и заверяются подписью бухгалтера. К ним относятся, например, товарная накладная, акт приема-передачи-списания, приходный или расходный товарный ордер и другие.

Обязательного шаблона для «первички» нет, но есть обязательные реквизиты:

• Наименование документа и дата его составления.

• Название ИП или организации – составителя документа.

• Суть события.

• В чем измеряется событие – штуки, литры, килограммы, рубли и т.д.

• Информация об ответственном лице и его подпись.

Первичная документация – это основа для учетных записей, которые вносятся в регистры бухгалтерского учета. Регистры предназначены для хранения и систематизации данных из первичных документов. Выглядят они как таблицы и служат источником для составления бухгалтерской отчетности. Первичные учетные документы и регистры нужно хранить не менее пяти лет после отчетного периода.

С помощью регистров осуществляется оперативный контроль за ТМЦ на складе. Функцию регистра выполняют журналы, различные карточки товаров, складские книги (книги складского учета), справки, ведомости.

Все документы можно оформлять как в бумажном, так и в электронном виде.

Автоматизированный склад даст вам следующие преимущества:

1. Всегда актуальная информация по остаткам на складе - вы знаете, как оптимизировать ассортимент.

2. Контроль персонала на предмет краж - любое перемещение и продажа будут отслеживаться в сервисе складского учета.

3. Повышение эффективности работы сотрудников - в программе вы видите интенсивность выбитых чеков, время открытия и закрытия смены. Видите продажу акционных товаров и товаров, на которые вы ставите план по продажам.

4. Налаженный документооборот - в автоматическом режиме оформляются накладные, акты списания, возврат и др.

Для автоматизации используют специальные товароучетные сервисы.

Виды учета товаров на складе

Складской учет ТМЦ бывает нескольких видов:

• Номенклатурный. Это самый обычный учет – по наименованию, без группировки товаров по признакам. Применяется редко, так как подходит для бизнеса с небольшим ассортиментом, когда достаточно наименования, чтобы отыскать товар.

• Сортовой. Используется, когда принципиально распределение товара по сортам и типам. Такие характеристики, как стоимость товара, дата поступления, срок годности, поставщик в сортовом учете второстепенны. При использовании данного учета легко управлять остатками, но есть и недостатки, например, нельзя выделить товары одного сорта с одинаковой стоимостью.

• Партионный. К учету принимается партия товаров от одного поставщика, сформированная например, по сроку эксплуатации или годности, цене. Каждая партия хранится на складе отдельно.

  Партионный учет подходит для компаний, занимающихся сбытом массовой продукции, например, продовольствия, медикаментов, сбытом сыпучих товаров. Он позволяет оперативно отслеживать остатки, быстро вернуть товар или списать его.

  Главный минус партионного учета – невозможно вести оперативный учет складских запасов по номенклатуре когда остатки учитываются в нескольких картах.

Когда у компании широкий ассортимент, часто партионный и сортовой учет совмещаются.

Документы, которые необходимо оформлять для каждого процесса на складе, зависят от вида складского учета. Если для сортового и номенклатурного метода достаточно заполнять учетные карточки, для партионного и партионно-сортового нужно вести ведомость складского учета. Подробнее о документообороте — далее.

Оформление поступления ТМЦ

Приемка ТМЦ на складе и затем оприходование товаров происходит на основании товарной накладной от поставщика, где указано, что именно за товар прибыл, в каком количестве и на какую сумму.

• При приемке груз обязательно проверяется, и если все соответствует сопроводительным документам, оформляется акт о приемке товаров – ТОРГ-1.

• Если обнаружены расхождения с документами поставщика по количеству и качеству товаров, заполняется форма ТОРГ-2.

• Если сопроводительные документы вдруг отсутствуют, заполняется ТОРГ-4.

• Оформление приходного товарного ордера подтверждает, что поступивший товар принят на учет.

Оформление хранения и перемещения материальных ценностей

Для поступивших на склад товаров оформляются товарные ярлыки по форме ТОРГ-11. Ярлык размещается рядом с местом хранения ТМЦ. На нем отражена информация, позволяющая легко идентифицировать ТМЦ, что очень удобно для инвентаризации.

Если товар перемещается внутри организации, например, между МОЛ или в торговый зал, оформляется накладная по форме ТОРГ-13.

Для номенклатурного и сортового методов учета ТМЦ на складе заполняются карточки складского учета. При учете ТМЦ партионным методом нужно вести аналитическую ведомость. Подробности далее.

Хранение и перемещение ТМЦ при сортовом учете

Сортовой учет ТМЦ ведется с помощью карточки складского учета формы М-17. Карточка заводится на каждую единицу ТМЦ на один календарный год. В нее записываются следующие данные: номер склада (если необходимо), наименование ТМЦ, отличительные признаки (сорт, артикул, марка, размер и другие), номенклатурный номер, количество, единица измерения, стоимость. А также приход, расход и остатки товаров, то есть движение материальных ценностей на складе. В конце года карточка закрывается, остатки на конец года переносятся на первое января следующего года.

Если стоимость изменилась, указывается ее новое значение и дата, с которой она действует.

Сортовой учет ТМЦ включает в себя два метода учета:

• Сальдовый – учет на складе ведется в количественном выражении на основании карточек, а в бухгалтерии – в суммовом (денежном) выражении на основании первичных документов.

• Количественно-суммовой – во всех документах одновременно ведется количественный и суммовой учет.

В первом случае количественные остатки ТМЦ по каждой номенклатурной позиции заносятся в сальдовую ведомость. Чтобы определить сальдо, остатки заносятся на начало и конец выбранного периода. По итогам всех ведомостей оформляется сводная сальдовая ведомость по синтетическим (обобщенным) бухгалтерским счетам, и затем сводная сальдовая ведомость по всему складу.

Во втором случае составляются оборотные ведомости по складу. В бухгалтерии приходные и расходные документы объединяются по номенклатурным счетам, осуществляется подсчет данных отдельно по приходу и расходу за месяц (обороты) и показатели заносятся в ведомость.

Полученные остатки и обороты за месяц обязательно сравниваются с аналогичными показателями в складских карточках.

Вместо карточек можно вести книгу складского учета. На каждый номенклатурный номер в книге открывается лицевой счет, которому выделяется страница. Номера счетов и заполняемые реквизиты такие же, как в карточках складского учета. Книга должна быть прошнурована, а количество листов заверено подписью МОЛ и бухгалтера.

Хранение и перемещение ТМЦ при партионном учете

Учетной единицей в данном случае выступает партия товаров. Каждая партия ТМЦ регистрируется в журнале учета поступающих ТМЦ по форме МХ-5. Порядковый номер в журнале равен номеру партии.

Также на каждую поступившую партию оформляется партионная карта по форме МХ-10. Номер карты соответствует номеру партии. В документе отражаются данные получателя и поставщика, характеристики ТМЦ, акт приемки, акт выбытия и другие.

При партионном учете складских запасов составляется ведомость аналитического учета. Она составляется как сальдовая ведомость, но только по аналитическим счетам бухучета, которые детализируют обобщенные синтетические счета.

Оформление отпуска и списания ТМЦ

Отпуск ТМЦ со склада по причине его продажи другой организации оформляется товарной накладной по форме ТОРГ-12. Обязательные реквизиты: грузоотправитель, грузополучатель, поставщик, данные о ТМЦ, дата отпуска и другие.

При партионном методе учета в накладной фиксируется номер партионной карты рядом с наименованием товаров. Когда все ТМЦ из одной партии будут отпущены, карта закрывается, а на израсходованные ТМЦ составляется соответствующий акт: по форме МХ-11 приход и расход ТМЦ по партии не совпадает, и по форме МХ-12 если расхождений нет.

Списание ТМЦ из-за брака или порчи происходит по форме ТОРГ-16. В накладной, помимо подробных данных о товаре, указываются конкретные причины списания, документ-основание и подписи всех ответственных лиц, подтвердивших списание.

Автоматизация складского учета

Один из вариантов ведения складского учета — ручной учет в Excel-таблицах. Однако у этого способа есть много минусов:

• риск потери документов или данных, если сотрудник случайно удалил из таблицы что-то важное;

• отсутствие автоматизации приводит к рутине, вследствие чего инвентаризация может затянуться на много часов;

• так как все процессы учитываются вручную, легко допустить ошибки в документах.

Альтернатива ручного способа — автоматизация с помощью специальной товароучетной программы. Она решает все проблемы, перечисленные выше, так как:

1. Все документы в электронном виде.

2. Документы заполняются с помощью встроенных шаблонов и справочников, что сокращает риск ошибок из-за человеческого фактора.

3. Разгрузка от бумажной волокиты экономит время на складские операции, в том числе инвентаризацию.

4. Программа автоматизирует все складские операции.

Современное и популярное у предпринимателей решение — Товароучетная система Лайтбокс.

Узнать подробнее

Почему предприниматели для автоматизации небольших складов и магазинов выбирают кассу с товароучетным сервисом от Лайтбокс

Товароучетный (ТУ) сервис увстроен во все кассы Лайтбокс. При такой интеграции не нужно вручную заполнять данные в ТУ программе. Поступление товаров на склад, продажи, возвраты — вся информация с кассы попадает в товароучетный сервис автоматически. Также и все изменения в ТУ сервисе сразу же передаются на кассу. Поэтому в кассе всегда актуальная база товаров, с верными ценами. А в товароучетном сервисе — актуальная информация по остаткам. Вы оперативно можете провести инвентаризацию, выборочно проверить количество остатков по определенному товару или сумму денег в кассе.

В товароучетном сервисе есть инструменты для ведения автоматизированного учета на складе и автоматизации магазина:

• Складской учет. Все, что нужно для склада ─ оприходование товаров, перемещение, списание, контроль и анализ остатков, заказы поставщикам и др. Вы всегда в курсе своих запасов. Знаете, что и сколько закупить в каждую точку.

• Более 50 аналитических отчетов ─ выручка, прибыль, учет продаж, неликвиды, остатки (на определенную дату, за определенный период, по поставщикам), себестоимость остатков магазина на дату и другие.

• Грамотное планирование закупок. Благодаря возможности формировать отчеты по оперативным остаткам в каждой категории товаров вы грамотно планируете закупки.

• Контроль ассортимента и цен. Автоматический расчет цены на единицу или группу товаров при постановке на баланс.

• Быстрая инвентаризация. Достаточно отсортировать остатки по выбранным категориям товаров, выгрузить акт инвентаризации и сверить данные с фактом. По итогам инвентаризации составить акт списания или оформить пересортицу.

• Онлайн-контроль за складом и работой сотрудников. Доступен в личном кабинете из любой точки мира и даже со смартфона. Сокращается количество ошибок и краж.

• Удобное создание базы данных товаров. При поступлении новой партии в базу надо вносить только новые позиции. Подробно о том, как создавать базу товаров, читайте здесь.

• Автоматизация документооборота. Оформление всех необходимых документов, в том числе для ЕГАИС и маркировки. Автоматическое внесение данных поставщиков и покупателей в базу.

• Контроль основных показателей бизнеса в телефоне. Для владельцев кассового сервиса Лайтбокс мы создали специальное приложение LiteBox. Мой бизнес. Просто установите приложение на свой смартфон и просматривайте статистику онлайн по каждой точке продаж. Приложение бесплатно и доступно на любом тарифе.

Узнать подробнее

Онлайн-кассы Лайтбокс интегрированы с сервисами интернет-бухгалтерии Мое дело и 1-С Бухгалтерия. Касса автоматически передает данные о продажах и поступлении товаров в сервис и избавляет от необходимости ручного введения данных. Вам не придется платить штрафы из-за ошибок в документах или несвоевременной сдачи отчетности.

Кассы со встроенным товарным учетом значительно упрощают работу. Все онлайн-кассы Лайтбокс можно взять в аренду за 900 руб./мес или в рассрочку под 0%. Кстати, при аренде кассы Лайтбокс товароучетную систему дополнительно оплачивать не нужно, она уже включена в тариф.

Дата публикации: 06.04.2023