Склад – это место хранения товарно-материальных ценностей (ТМЦ): сырья, материалов, полуфабрикатов, готовой продукции. Как правило, складские запасы небольших магазинов ограничиваются площадью самих магазинов, но склады могут находиться и в отдельных зданиях.
Для эффективной организации бизнеса и получения прибыли, хранение ТМЦ на складе и любое их перемещение требуют учета.
Складской учет материалов позволяет предпринимателю всегда знать актуальные остатки в количественном и денежном выражениях. Понимать, когда необходимо пополнить запасы. Какие товары продаются лучше других, а какие неликвидны.
В статье рассмотрим виды и методы складского учета ТМЦ. Расскажем о документах, которые необходимо оформлять при хранении и движении ТМЦ. О том, как контролировать остатки на складе.
Особенности ведения складского учета
Складской учет напрямую связан с бухгалтерским учетом и налоговым учетом. Поэтому все действия с ТМЦ на складе должны сопровождаться оформлением документов по правилам закона. Требования к ведению учета складских запасов устанавливает Приказ Минфина России от 15.11.2019 № 180н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы».
Ранее для складских и бухгалтерских документов существовали обязательные формы. Сегодня каждая коммерческая организация вправе разработать свои шаблоны. Но старые формы, которые будут упомянуты в статье далее, до сих пор пользуются популярностью – они привычны и просты.
Собственные формы разрабатываются бухгалтером, утверждаются приказом руководителя и закрепляются в учетной политике фирмы.
Организация складского учета ТМЦ
Основные операции на складе – поступление ТМЦ, хранение, отпуск и учет ТМЦ. Ответственность за них возлагается на материально ответственное лицо (МОЛ). Это может быть заведующий складом, кладовщик или кто-то другой.
Каждая операция должна фиксироваться оформлением первичных документов, так указано в статье 9 402-ФЗ. Первичные учетные документы юридически подтверждают каждое случившееся действие с ТМЦ, подписываются МОЛ и заверяются подписью бухгалтера. К ним относятся, например, товарная накладная, акт приема-передачи-списания, приходный или расходный товарный ордер и другие.
Обязательного шаблона для «первички» нет, но есть обязательные реквизиты:
Наименование документа и дата его составления.
Название ИП или организации – составителя документа.
Суть события.
В чем измеряется событие – штуки, литры, килограммы, рубли и т.д.
Информация об ответственном лице и его подпись.
Первичная документация – это основа для учетных записей, которые вносятся в регистры бухгалтерского учета. Регистры предназначены для хранения и систематизации данных из первичных документов. Выглядят они как таблицы и служат источником для составления бухгалтерской отчетности. Первичные учетные документы и регистры нужно хранить не менее пяти лет после отчетного периода.
С помощью регистров осуществляется оперативный контроль за ТМЦ на складе. Функцию регистра выполняют журналы, различные карточки товаров, складские книги (книги складского учета), справки, ведомости.
Все документы можно оформлять как в бумажном, так и в электронном виде.
Вести учет ТМЦ на складе вручную сложно. Вам потребуется синхронизация с бухгалтерским учетом и усиление контроля, так как возрастает вероятность сокрытия воровства. Плюс, не исключены ошибки в документах, что чревато разбирательствами с налоговой. Поэтому учет остатков на складе лучше автоматизировать.
Автоматизированный склад даст вам следующие преимущества:
Всегда актуальная информация по остаткам на складе - вы знаете, как оптимизировать ассортимент.
Контроль персонала на предмет краж - любое перемещение и продажа будут отслеживаться в сервисе складского учета.
Повышение эффективности работы сотрудников - в программе вы видите интенсивность выбитых чеков, время открытия и закрытия смены. Видите продажу акционных товаров и товаров, на которые вы ставите план по продажам.
Налаженный документооборот - в автоматическом режиме оформляются накладные, акты списания, возврат и др.
Для автоматизации используют специальные товароучетные сервисы.
Мы бесплатно консультируем о возможностях и способах подключения товароучетного сервиса Лайтбокс. Оставьте заявку, наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее рабочее время.
Виды учета товаров на складе
Складской учет ТМЦ бывает нескольких видов:
Номенклатурный. Это самый обычный учет – по наименованию, без группировки товаров по признакам. Применяется редко, так как подходит для бизнеса с небольшим ассортиментом, когда достаточно наименования, чтобы отыскать товар.
Сортовой. Используется, когда принципиально распределение товара по сортам и типам. Такие характеристики, как стоимость товара, дата поступления, срок годности, поставщик в сортовом учете второстепенны. При использовании данного учета легко управлять остатками, но есть и недостатки, например, нельзя выделить товары одного сорта с одинаковой стоимостью.
-
Партионный. К учету принимается партия товаров от одного поставщика, сформированная например, по сроку эксплуатации или годности, цене. Каждая партия хранится на складе отдельно.
Партионный учет подходит для компаний, занимающихся сбытом массовой продукции, например, продовольствия, медикаментов, сбытом сыпучих товаров. Он позволяет оперативно отслеживать остатки, быстро вернуть товар или списать его.
Главный минус партионного учета – невозможно вести оперативный учет складских запасов по номенклатуре когда остатки учитываются в нескольких картах.
Когда у компании широкий ассортимент, часто партионный и сортовой учет совмещаются.
Документы, которые необходимо оформлять для каждого процесса на складе, зависят от вида складского учета. Если для сортового и номенклатурного метода достаточно заполнять учетные карточки, для партионного и партионно-сортового нужно вести ведомость складского учета. Подробнее о документообороте — далее.
Оформление поступления ТМЦ
Приемка ТМЦ на складе и затем оприходование товаров происходит на основании товарной накладной от поставщика, где указано, что именно за товар прибыл, в каком количестве и на какую сумму.
При приемке груз обязательно проверяется, и если все соответствует сопроводительным документам, оформляется акт о приемке товаров – ТОРГ-1.
Если обнаружены расхождения с документами поставщика по количеству и качеству товаров, заполняется форма ТОРГ-2.
Если сопроводительные документы вдруг отсутствуют, заполняется ТОРГ-4.
Оформление приходного товарного ордера подтверждает, что поступивший товар принят на учет.
Оформление хранения и перемещения материальных ценностей
Для поступивших на склад товаров оформляются товарные ярлыки по форме ТОРГ-11. Ярлык размещается рядом с местом хранения ТМЦ. На нем отражена информация, позволяющая легко идентифицировать ТМЦ, что очень удобно для инвентаризации.
Если товар перемещается внутри организации, например, между МОЛ или в торговый зал, оформляется накладная по форме ТОРГ-13.
Для номенклатурного и сортового методов учета ТМЦ на складе заполняются карточки складского учета. При учете ТМЦ партионным методом нужно вести аналитическую ведомость. Подробности далее.
Хранение и перемещение ТМЦ при сортовом учете
Сортовой учет ТМЦ ведется с помощью карточки складского учета формы М-17. Карточка заводится на каждую единицу ТМЦ на один календарный год. В нее записываются следующие данные: номер склада (если необходимо), наименование ТМЦ, отличительные признаки (сорт, артикул, марка, размер и другие), номенклатурный номер, количество, единица измерения, стоимость. А также приход, расход и остатки товаров, то есть движение материальных ценностей на складе. В конце года карточка закрывается, остатки на конец года переносятся на первое января следующего года.
Если стоимость изменилась, указывается ее новое значение и дата, с которой она действует.
Сортовой учет ТМЦ включает в себя два метода учета:
Сальдовый – учет на складе ведется в количественном выражении на основании карточек, а в бухгалтерии – в суммовом (денежном) выражении на основании первичных документов.
Количественно-суммовой – во всех документах одновременно ведется количественный и суммовой учет.
В первом случае количественные остатки ТМЦ по каждой н