Как продавать маркированный товар в интернет-магазине?

В январе 2021 года интернет-продажи в нашей стране выросли на 49% по сравнению с январем 2020-го. Такие данные приводит АКИТ (ассоциация компаний интернет-торговли). Через Интернет покупают все: от детских игрушек до навороченной техники.

И конечно, введение маркировки в России не прошло мимо владельцев интернет-магазинов, так как многие из них торгуют подотчетными товарами (особенно популярны обувь и одежда). Они так же, как и розница, должны отчитываться в систему «Честный знак».

Но интернет-торговля имеет свою специфику работы: заказ и оплата на сайте интернет-магазина, курьерская доставка, частые возвраты товара и другое, что вызывает определенные сложности при работе с маркированной продукцией.

Поэтому вопрос: как работать с маркировкой в интернет-магазинах, весьма актуален. Об этом и рассказываем в статье.

Итак, какие товары маркируются?

Сначала давайте зафиксируем, что подлежит обязательной маркировке и с какой даты:

• К 2021 году уже маркируются шубы, табак, парфюмерия, лекарства, фототехника, шины, обувь.

• С 1 января 2021 года начали маркироваться некоторые категории товаров легкой промышленности.

• С 1 июня 2021 года к обязательной маркировке присоединилась молочная продукция.

• С 1 декабря 2021 года стартовала маркировка питьевой бутилированной воды.

В разных товарных категориях свои требования к маркировке.

Должен ли интернет-магазин сам маркировать товары?

Да, владельцы интернет-магазинов сталкиваются с необходимостью самостоятельной маркировки, но только в определенных случаях:

• При маркировке товарных остатков. Остатки – это немаркированный товар, который вы не успели продать до вступления в силу обязательной маркировки.

• Если код маркировки товара, который принят на склад магазина, утрачен или поврежден.

• При возврате товара от покупателя без кода или с нечитаемым кодом.

В целом же нанесение маркировки на товар возлагается на российских производителей и на импортеров.

Общие правила работы с маркировкой

Общие правила распространяются на всех участников оборота маркированной продукции:производителей, импортеров, оптовиков, а также розничных продавцов, к которым относятся и интернет-магазины.

Контролирует соблюдение этих правил система цифровой маркировки «Честный знак». А отслеживать движение маркированных товаров помогает ей специальный код Data Matrix.

По правилам маркировки, на всем пути перемещения товара по цепочке от производителя до потребителя участники взаимодействуют между собой через систему ЭДО (электронного документооборота). Это значит, что любое перемещение товара оформляется теперь не привычными бумажными счетами и накладными, а электронными УПД (универсальными передаточными документами). Наряду с электронными документами выписывается и бумажная товарно-транспортная накладная. Она вручается перевозчику.

Процесс оборота маркированных товаров

Процесс оборота маркированных товаров выглядит так:

• Производитель/импортер: маркирует товар, формирует в ЭДО электронный УПД с кодами покупателю-оптовику и выписывает бумажную накладную перевозчику.

• Оптовик получает товар. Сравнивает поставку с УПД, подтверждает электронный документ в ЭДО, если все сходится.

• Для отправки в магазины оптовик по той же схеме создает в ЭДО новый УПД с кодами отправляемых товаров и бумажную накладную для перевозчика.

• Магазин делает приемку товара. Подтверждает в ЭДО электронную УПД, если в ней нет ошибок. Если есть расхождения, например, в перечне товаров, тогда оформляет в ЭДО корректировочные документы или возвратные поставщику.

• ЭДО автоматически передает в систему «Честный знак» данные о перемещениях товаров.

• Магазин ставит на баланс все принятые товары.

• При продаже товара магазин сканирует код Data Matrix, кассовая программа идентифицирует его и после оплаты заносит в кассовый чек.

• Информация о выбытии кода вместе с фискальными данными чека отправляется ОФД (оператору фискальных данных). ОФД самостоятельно передает в систему «Честный знак» информацию о том, что товар с таким-то кодом продан.

Как интернет-магазин работает с маркированными товарами?

Приемка маркированного товара

Интернет-магазин работает с поставщиками разными способами:

• товар закупается оптом,

• товар закупается поштучно под заказ,

• по схеме дропшиппинга.

В первых двух способах процесс приемки маркированного товара не отличается от процесса приемки в обычном розничном магазине. О нем мы подробно написали в предыдущем разделе «Процесс оборота маркированных товаров».

В третьем способе товар не закупается, а только размещается и рекламируется на сайте магазина. Маркированный товар так и будет числиться за поставщиком. В случае продаж маркированный товар из оборота выводит поставщик.

Продажа товара с маркировкой в интернет-магазине

Для розничных продаж как в офлайн, так и через интернет-магазин, правила продажи одинаковые. В момент формирования чека продавец сканирует код Data Matrix. Далее онлайн-касса отправляет данные в ОФД. Затем ОФД пересылает их в ГИС МТ, где товар выводится из оборота по причине «продажа по образцам, дистанционный способ продажи».

Продажа БЕЗ предоплаты в собственном пункте самовывоза или своим курьером

Итак, у вас свои пункты выдачи или своя курьерская доставка. Ответственность за выдачу чека лежит на вашем сотруднике, который выдает товар, принимает деньги и выбивает чек покупателю.

Продажа с предоплатой через сайт

Большинство интернет-магазинов принимают оплату через собственный сайт. Нюанс продажи товаров с маркировкой в том, что в момент оплаты неизвестно, какая именно единица товара и с каким кодом идентификации будет со склада направлена покупателю.

Поэтому при продаже товаров через Интернет формируются два чека: первый чек без кода маркировки – на предоплату с признаком предмета расчета «платеж», и второй при передаче товара потребителю – чек полного расчета с признаком предмета расчета «товар» уже с кодом маркировки.

Алгоритм действий с предоплатой

• Клиент сформировал и оплатил заказ на сайте. Онлайн-касса, интегрированная с сайтом, формирует электронный чек предоплаты без кода маркировки и отправляет его покупателю.

• Далее заказ доставляется покупателю одним из способов:

  • транспортной компанией,

  • сторонней службой доставки,

  • почтой России,

  • собственной курьерской службой.

Как учитывается код маркировки дальше, зависит от отношений интернет-магазина и представителей сторонней доставки.

• Если представитель доставки не является участником оборота маркированных товаров, т. е. не отслеживает, а просто доставляет товар: интернет-магазин при упаковке посылки сканирует код маркировки на товаре и формирует чек полного расчета с кодом товара. Данные передаются в ГИС МТ. Чек с кодом вкладывается в посылку.

• Если представитель доставки – участник маркировки, то продавец формирует в ЭДО УПД с кодами отправляемых товаров. Компания по доставке их принимает по УПД. Обязанность распечатать чек и внести в него код маркировки переходит к доставщику.

Если вы пользуетесь облачной кассой, то алгоритм продаж стандартный, только формируется электронный чек, а не бумажный. Однако при работе с облачной кассой есть особенность:к ней нельзя подключить 2D-сканер. Поэтому кассовое приложение устанавливается на смартфон и подключается к облачной кассе. Функцию сканера в этом случае выполняет камера телефона. Есть еще вариант – подключить к облачной кассе обычную, например, мобильную, и выдать ее курьеру.

Маркировка остатков в интернет-магазине

Если к дате начала обязательной маркировки магазин не успел продать весь немаркированный товар, потребуется маркировка остатков. Перед этим лучше провести инвентаризацию с подсчетом количества остатков.

Далее в личном кабинете «Честного знака» нужно описать товары и заказать коды. После получения этикеток, распечатать их, наклеить на упаковку товара и ввести его в оборот. Требований к нанесению этикетки, конкретного местоположения или размера нет.

Возврат маркированного товара

Допустим, из трех пар обуви две клиенту не подошли, и он решил их вернуть. Тогда магазин делает возврат товара.

Если возврат на кассе делается без чека основания (чека, который был создан при покупке), интернет-магазин формирует чек возврата и сканирует туда код. Касса отправляет код идентификации в систему маркировки, и товар повторно вводится в оборот.

Если возврат делается по чеку основания, сканировать код уже не надо.

Если клиент возвращает товар без кода маркировки, его требуется заново промаркировать. Для этого магазин запрашивает новый код в системе маркировки. Затем товар снова выставляется в продажу.

Покупатель оплатил, но не забрал товар

Если покупатель внес полную предоплату, но за товаром в пункт выдачи так и не пришел, товар не выходит из оборота в системе маркировки. Интернет-магазин пробивает чек возврата и снова выставляет товар на продажу. Код маркировки сканировать не надо.

Продажа товаров собственного производства

В этом случае вы должны зарегистрироваться «Честном знаке» как производитель, заказать на каждый товар коды маркировки и после их получения ввести товары в оборот.

Узнать подробнее

Как интернет-магазину начать работать в системе цифровой маркировки?

1. Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП)

УКЭП понадобится вам для регистрации в системе маркировки, для входа в личный кабинет «Честного знака» и для работы с электронным документооборотом. Электронные документы с такой подписью приравниваются к бумажным с «живой» подписью.

С 1 января 2022 года для юридических лиц и ИП Налоговая служба изготавливает бесплатные КЭП. Получить подписи можно только в удостоверяющих центрах ФНС России. Подробности раскрыты в нашем специальном материале.

2. Подключиться к ЭДО (системе электронного документооборота)

Для этого найдите подходящего по условиям и стоимости тарифов оператора ЭДО из списка с сайта ФНС РФ и заключите с ним договор. Подключение к ЭДО занимает 1-2 дня (при наличии УКЭП).

Если вы уже работаете с ЭДО, уточните у вашего действующего оператора, передает ли он сведения в ГИС МТ.

Также у системы «Честный знак» есть собственная бесплатная разработка – ЭДО Лайт. Но она имеет ограничение – до 1000 документов в год. ЭДО Лайт будет доступна вам в ЛК «Честного знака» сразу после регистрации.

3. Зарегистрироваться в системе «Честный знак»

Как и любой другой участник оборота маркированных товаров, интернет-магазин должен пройти обязательную регистрацию и оформить личный кабинет (ЛК) на сайте честныйзнак.рф. Процедура несложная.

После регистрации заполните профиль: внесите информацию о компании, реквизиты для оплаты кодов, данные оператора ЭДО и др. Затем подпишите с помощью УКЭП в ЛК все необходимые договора с ГИС МТ и сразу можете работать в системе маркировки.

Если вы уже продаете маркированный товар, например, обувь, и хотите расширить ассортимент товара одеждой, то снова регистрироваться в «Честном знаке» нет необходимости.

Просто выберите новую категорию товаров в ЛК и подпишите договор на работу с ней. Все. Одежда и обувь в вашем распоряжении.

Внедрение маркировки требует от всех участников оборота применения специального оборудования.

Какое оборудование потребуется интернет-магазинам, чтобы продавать маркированные товары?

1. Онлайн-касса для работы с маркированным товаром и 2D-сканер

Обязательная маркировка стала причиной введения в России в 2021 году:

• с 1 августа – нового формата фискальных документов ФФД 1.2,

• с 6 августа – новой модели фискального накопителя ФН-1.1М.>

ФФД 1.2. формирует тег для маркировки в чеке – 1163 «код товара».

На сайте ФНС размещен Реестр ККТ, поддерживающей ФФД 1.2, и Реестр ФН.

Срок перехода на новый формат для продавцов маркированных товаров официально закончился 01.02.2022 года. Ясность в процесс перехода внесло письмо ФНС № АБ-4-20/1054@ от 31.01.2022 года.

Итак, что делать интернет-магазину, если онлайн-касса у него уже есть:

• Касса куплена до 01.08.2021 года, установленный ФН не поддерживает ФФД 1.2 – продолжайте работать на старом накопителе до конца срока его действия. Затем проверьте наличие кассы в Реестре ККТ. Если она там числится, необходимо будет обновить ПО кассы, приобрести новый ФН-1.1М и перерегистрировать кассу с новым ФН в Налоговой. Если нет – кассу придется менять.

• Касса приобретена до 01.02.2022, касса и ФН поддерживают ФФД 1.2 – необходимо перейти на новый формат не позднее 3-х месяцев с даты внесения кассы в Реестр ККТ.

• Если касса приобретена 01.02.2022 или позже, работать на ФФД 1.2 нужно сразу.

Есть вариант не покупать кассовое оборудование, а взять напрокат.

Подробно о том, как выбрать онлайн-кассу мы писали в этой статье.

Касса для сайта. Подойдет любая касса, которую можно подключить к вашему сайту.

Касса курьерам. Если у вас собственная курьерская служба, каждому курьеру потребуется мобильная касса и сканер, который должен уметь считывать Data Matrix коды. Рассмотрите варианты мобильных касс со встроенным сканером штрих-кода и эквайрингом.

Например, идеально для маркировки подходит касса Лайтбокс 5 PRO. Это новая прокачанная модель на рынке онлайн-касс. Вместо обычной камеры с функцией сканирования, здесь встроен полноценный матричный имидж-сканер. Он в десятки раз быстрее считывает коды любой сложности (за 0,1 секунды), распознает потертые и изогнутые изображения, работает даже в полной темноте. В отличие от простой камеры, сканер не имеет технических ограничений и улавливает коды на расстоянии до 30 см и под углом до 45°.

Касса для пункта выдачи. Касса может быть как мобильной, так и стационарной. Основное условие - умение считывать код идентификации.

Касса Лайтбокс предлагает выгодный вариант для интернет-магазина – одна касса для приема оплат с сайта, через курьеров и в пункте самовывоза. Касса Лайтбокс устанавливается в любом месте, например, в пункте выдачи. Подключается к сайту для фискализации онлайн-чеков. Курьерам вместо мобильных касс закачивается на их личные смартфоны кассовая программа Лайтбокс. Об этом решении мы подробно рассказываем в нашей статье

Узнать подробнее

2. Принтер маркировочных этикеток

Как мы писали ранее, в некоторых случаях интернет-магазину понадобится печатать этикеток с кодами самому.

Принтеров этикеток много разных. Чаще всего небольшие магазины выбирают компактные термопринтеры средней производительности. Но этикетки, распечатанные на них, быстро выгорают. У термотрансферных принтеров печать более устойчива к выгоранию. Также при выборе принтера обращайте внимание на производительность, ширину печати, способ подключения.

3. Товароучетная система

Для интернет-магазинов рекомендуются товароучетные программы, которые учитывают продажи, и с сайта, и с касс пунктов выдачи, и через курьеров. Таким образом, у вас на сайте всегда актуальная информация по остаткам, и покупатель не закажет товар, которого уже нет на складе.

4. Персональный компьютер

Нужен для приемки УПД в личном кабинете ЭДО.

У кассы Лайтбокс есть специальное решение для интернет-магазинов, которые продают маркированные товары

• Онлайн-кассы как мобильные для курьеров, так и стационарные в пункты выдачи.

• 2D-сканеры.

• Все необходимое для работы с маркированными товарами: приемки, постановки на учет и продажи маркированных товаров. Кассовый сервис интегрирован с ЭДО. Поэтому работать с УПД вы можете в личном кабинете кассового сервиса.

• Товароучетная программа со сквозным учетов продаж и остатков с каждой кассы и сайта.

• Решение для курьеров. Курьеру достаточно скачать на смартфон кассовое приложение Лайтбокс и подключиться к онлайн-кассе. Так вам не придется тратиться на покупку мобильных касс курьерам.

Узнать подробнее

Как кассы Лайтбокс упрощают работу с маркировкой?

• Экономия расходов на технике. УПД поступают сразу в кассовый сервис. Сверку УПД с поставкой сотрудник может делать сразу на кассе. Дополнительный ПК в магазине не нужен: подписывать документы можете вы или бухгалтер в личном кабинете кассового сервиса Лайтбокс на личном ПК дома.

• Нет простоя продаж. После подтверждения УПД в кассовом сервисе товары сразу попадают на баланс магазина.

• Быстрый поиск УПД. Поиск нужного документа значительно ускоряется благодаря сортировке УПД по признакам (поставщик, вид продукции, дата, статус и др.).

• Контроль товарооборота. Если товар не был поставлен на баланс, касса не даст его продать. Так вы избежите штрафов.

• Номенклатура на новые товары и карточки на новых контрагентов создаются автоматически.

• Проверка подлинности поставки. При приемке через кассу магазин сканирует коды, а кассовый сервис сам проверяет их наличие в УПД. Возможна выборочная сверка.

• Защита от нарушений. Сервис кассы Лайтбокс проверяет коды, которые в УПД указывает поставщик, и сверяет их с данными «Честного знака». Если в документах есть ошибка, сервис укажет на это.

• Одна КЭП для подписания всех УПД. Вам не нужно покупать компьютеры и КЭП во все магазины.

• Приемка большими упаковками. При сканировании кода большой упаковки касса поставит каждую единицу товара из упаковки на баланс.

• Учет остатков и оприходование товаров по подразделениям.

• Контроль продаж и неликвидов. Сбор статистики продаж, обзор основных показателей торговли (выручка, возвраты, время открытия и закрытия смены и другие), формирование более 50 аналитических отчетов для бизнеса.

Штрафы за несоблюдение правил цифровой маркировки

Работать с маркированными товарами надо правильно, так как ошибки приводят к немаленьким штрафам. Поэтому все сотрудники интернет-магазина должны научиться работать в соответствии с новыми требованиями закона. Их обучение займет время, поэтому подумайте об этом заранее.

Способов обучения несколько: самостоятельно – чтение инструкции и нормативных документов, в фирме, где покупали онлайн-кассу – услуга по обучению, в «Честном знаке» – бесплатная консультация.

Штрафы и административная ответственность за невыполнение правил обязательной маркировки указаны в статье 15.12 КоАП РФ.

За производство, ввод немаркированных товаров в оборот, а также за нарушение порядка нанесения маркировки, назначаются следующие штрафы:

• 5 000 - 10 000 руб. для ИП;

• 50 000 - 100 000 руб. для юридических лиц.

За продажу немаркированных товаров, их хранение, перевозку, покупку:

• 5 000 - 10 000 руб. для ИП;

• 50 000 - 300 000 руб. для юридических лиц.

За нарушение в особо крупном размере – на сумму до 1,5 миллионов рублей, возможна уголовная ответственность.

Во всех случаях немаркированный товар будет конфискован.

С 1 февраля 2021 года стала обязательной номенклатура в чеке (подробности здесь), поэтому можно налететь на штрафы и за невыполнение этого требования:

• 1 500 - 3 000 руб. – для должностных лиц;

• 5 000 - 10 000 руб. – для ИП и ООО.

Дата публикации: 02.04.2021

Сергей Васин

Руководитель направления "Маркировка и ЕГАИС" в кассе Лайтбокс

Автор статьи