Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина

erid: 2Vtzqx7yPTZ

Интернет-магазины обязаны использовать онлайн-кассы, когда принимают оплату от физических лиц, отправлять сведения обо всех расчетах в налоговую и выдавать чеки (Пункт 5 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ). Освобожденные от применения касс продавцы перечислены в статье 2.

Онлайн-касса для интернет-магазинов не нужна, если они рассчитываются с покупателями через платежных агентов. В роли последних могут выступать сторонняя курьерская доставка, транспортная компания, Почта России – любая организация, которая принимает оплату и выдает чек покупателю от своего имени на основании соответствующего договора. В остальных случаях интернет-магазин должен оформить чек в момент оплаты товара – на сайте, в пункте выдачи или при доставке товара собственным курьером.

В статье расскажем, как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина и не переплатить. На что обратить внимание при выборе кассовой техники, чтобы упростить онлайн-торговлю.

54-ФЗ: требования к онлайн-кассам

Закон устанавливает к кассовым аппаратам определенные требования. Если оборудование им не соответствует, о покупке даже не стоит думать – вас ждут немаленькие штрафы. Онлайн-кассы в соответствии с 54-ФЗ должны:

• Состоять в реестре ККТ на сайте ФНС (федеральной налоговой службы).

• Работать с фискальным накопителем (ФН), который шифрует и хранит данные о расчетах. Для ФН также есть отдельный реестр.

• Подключаться к интернету и в режиме онлайн передавать фискальные данные в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).

• Формировать детальные чеки со всеми обязательными реквизитами для вашего вида деятельности.

• Выдавать не только бумажные чеки, но и электронные чеки по запросу покупателя, и высылать их на электронную почту, либо по смс на телефон.

• Корректно работать с товарами, подлежащими обязательной маркировке.

Также важно, чтобы ваша онлайн-касса не только выполняла требования закона, но и помогала вести бизнес. Поэтому выбирайте технику, которая работает на современной кассовой программе и интегрируется с товароучетным сервисом. С такой кассой вы автоматизируете все процессы продаж, складской учет, будете в онлайн-режиме получать аналитику и контролировать интернет-торговлю.

Онлайн-касса для интернет-магазина: как выбрать и не переплатить. Решения для интернет-магазинов

Онлайн-магазины не сильно отличаются от офлайн-магазинов, и какая-то особенная касса им не нужна. Однако своя специфика есть – кроме физических касс, интернет-магазину подходят виртуальные кассы, которые принимают только онлайн-платежи. Физические кассы подразделяются на виды: автономные кассы, смарт-терминалы и фискальные регистраторы. Бывают стационарными и мобильными.

Размеры и возможности у всех онлайн-касс разные, соответственно разная и стоимость. Какую же кассу выбрать?

Тут надо учитывать ассортимент магазина (его количество и разнообразие), объем продаж в день и то, где клиент будет оплачивать покупку. На итоговую стоимость кассы будут влиять вид и функциональность выбранной ККТ, а также способ ее приобретения. 

Кейс 1. Прием оплат происходит только на сайте

Если клиенты выбирают товары на сайте и используют для расчета за них исключительно онлайн-платежи (банковские карты или платежные сервисы: Яндекс Деньги, Qiwi, WebMoney, лицевой счет мобильного оператора и др.), вы должны предоставлять покупателям только электронные чеки. Печатать чеки не нужно ( п. 5 ст.1.2 Закона № 54-ФЗ). 

Поэтому здесь самым простым, удобным и экономичным решением для интернет-магазина будет аренда облачной кассы. 

• Облачная касса представляет собой кассовую программу (облачный модуль), которая размещается в специализированном дата-центре и находится на полном техническом обслуживании арендодателя.   

• Доступ к интернету и передачу фискальных данных из чека в налоговую обеспечивает  обслуживающая организация.  

• Облачная онлайн-касса соответствует 54-ФЗ

• Такая касса работает без перерыва и продает даже ночью.

О том, как работать с виртуальными кассами, подробно рассказали в статье.

Облачные кассы отличаются друг от друга по ряду параметров, например: 

• скорость подключения,

• функциональность личного кабинета,

• количество готовых интеграций с CMS системами сайта,

• возможность получать данные для аналитики,

• размер арендной платы,

• услуги, входящие в стоимость аренды. 

Кейс 2. У вас небольшой интернет-магазин (сайт) и курьеры

Если обслуживание клиентов происходит на выезде, то есть курьер привозит заказ и на месте принимает оплату (картой, наличными), сотрудник должен иметь ККТ и обязан пробить чек в момент оплаты ( п.1 ст.4.3 54-ФЗ). Пробивать чек заранее и приносить товар с готовым кассовым чеком – это нарушение кассовой дисциплины. 

Когда интернет-магазин совсем небольшой и курьером работаете вы сами, для работы вам хватит одной мобильной онлайн-кассы, подключенной к сайту. Она может просто храниться дома.

В качестве мобильных касс оптимальны смарт-терминалы с  5-дюймовым сенсорным дисплеем.  Это легкие и компактные кассы с аккумулятором. Они держат заряд от 7 до 24 часов, работают на современном кассовом ПО, поэтому кассовые операции здесь максимально автоматизированы (расчет суммы чека, сдачи и т.д.), подключаются к ТУ программе. Для приема оплаты банковскими картами понадобится терминал эквайринга, подключенный к смарт-терминалу, например, Лайтбокс Эквайринг D200E.

Популярностью у интернет-магазинов с доставкой пользуются смарт-терминалы 3 в 1 – со встроенным эквайрингом и встроенным сканером штрих-кодов. Такие кассы позволяют не возить с собой несколько устройств и не занимают много места дома. Они особенно удобны для продаж маркированных товаров. 

Лайтбокс 5″

Экран 5,5”

Печать чека за 6 сек

Встроенный 1D/2D фотосканер

Заказать

Лайтбокс 5А″

Экран 5,5"

Встроенный 1D/2D фотосканер

Встроенный эквайринг

Заказать

Лайтбокс 7″

Экран 7"

Печать чека за 7 сек

Подключение сканера, весов

Заказать

Товароучетная программа Лайтбокс

Ведёт складской учет

Помогает контролировать работу кассира

Составляет более 50 отчетов и анализирует вашу торговлю

Заказать

Касса Лайтбокс 5 PRO

Экран 5,45”

Сканирует любые штрихкоды за 0,1 сек, даже в полной темноте

Встроенный эквайринг

Заказать

Когда в штате несколько курьеров, мобильные терминалы потребуются не только вам, но и каждому сотруднику, что, согласитесь, накладно.

Когда в штате несколько курьеров, мобильные терминалы потребуются не только вам, но и каждому сотруднику, что, согласитесь, накладно. 

Для интернет-магазинов с курьерами у нас есть решение, которое превращает  личные смартфоны курьеров в онлайн-кассу:

• Покупать и регистрировать кассовые аппараты всем сотрудникам не придется. Вам достаточно скачать из GooglePlay бесплатное кассовое приложение «Лайтбокс в смартфоне», установить его телефоны курьеров и синхронизировать  каждое устройство через мобильный интернет с основной кассой, подключенной к интернет-магазину. В качестве основной кассы подходит как физическая, так и облачная касса. К ней подключается любое количество смартфонов. Физическую кассу владелец магазина может хранить дома, а может выдать одному из курьеров. Основная касса будет фискализировать чеки с каждого телефонного приложения и фоном с интернет-магазина. 

• Курьеры могут принимать оплату картами без терминала эквайринга (через функцию NFC) и использовать камеру телефона вместо сканера. Вы экономите на покупке оборудования и его техническом обслуживании.

Подобрать кассу

Кейс 3. У вас небольшой интернет-магазин (сайт), курьеры и пункт выдачи заказов (ПВЗ)

Расчеты в офлайн-точке требуют выдачи бумажного чека, если до момента расчета покупатель не попросил электронный. Поэтому при наличии хотя бы одного пункта выдачи, вам обязательно нужна стационарная касса. 

При выборе кассы учитывайте, что платежи в интернет-магазине происходят в любое время суток, значит, без автоматических расчетов вам не обойтись. Тут нужны решения, которые можно использовать и в пункте выдачи, и для оплаты в сети.

Оптимальным решением здесь опять же будут смарт-терминалы с экраном дисплея 5 или 7 дюймов, которые одновременно подключаются и к сайту, и к смартфонам курьеров с кассовым ПО (подробности в предыдущем кейсе). Во время расчетов в интернете и через сотрудников касса фоном формирует электронные чеки, не мешая кассиру выбивать чеки в ПВЗ. 

Кейс 4. У вас интернет-магазин и обычная розничная торговля

Если у вас интернет-магазин и кроме продаж через интернет ведет обычную торговлю, нужно выбирать кассу, которая подключается одновременно к интернет-магазину, и к смартфонам курьеров с кассовым ПО (подробности в кейсе 2), а также упрощает торговлю в розничной точке.

Поэтому в качестве платежного терминала вам подойдут  7-дюймовые смарт-терминалы (до 500 товаров) или фискальные регистраторы (ФР) – принтеры чеков с фискальным накопителем (ФН).

Регистраторы более удобны для работы с большим ассортиментом, но требуют обязательного подключения к управляющему устройству (компьютеру, ноутбуку, планшету). Если у вас такового нет, стоимость ФР увеличится. Фискальные регистраторы без проблем интегрируются с ТУ сервисами, автоматизируют все торговые процессы.

Что будет интернет-магазину за нарушение 54-ФЗ

Торговля мимо кассы (неприменение ККТ), статья 14.5 КоАП РФ:

• Для должностных лиц и ИП размер штрафа составит от ¼ до ½ суммы расчета без кассы, но не менее 10 тыс. рублей.

• Для юрлиц – от ¾ до полной суммы расчета с нарушениями, но не менее 30 тыс. рублей.

• Если нарушение было выявлено повторно и сумма расчета составила более  1 млн рублей – предусмотрено наказание в виде приостановки деятельности до 90 суток или отстранение от должности до 2-х лет.

Применение ККТ с нарушениями грозит предупреждением или штрафом для должностных лиц и ИП – от 1,5 до 3 тыс. рублей, для юрлиц – от 5 до 10 тыс. рублей.

За неотправленные чеки покупателю на почту или телефон предусмотрено предупреждение или штраф для должностных лиц и ИП – 2 тыс. рублей, для юрлиц – до 10 тыс. рублей.

Регистрация онлайн-кассы для интернет-магазина

Перед началом работы предпринимателю нужно зарегистрировать кассу в ФНС. Регистрация ККТ для интернет-магазина происходит стандартно – через личный кабинет (ЛК) ФНС с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). До этого необходимо оформить договор на услуги ОФД. 

При регистрации облачной кассы в заявлении нужно указать, что касса применяется только для расчетов в сети, а в строке место расчета – указать адрес сайта интернет-магазина (абз. 4 п. 2 ст. 4.2 закона 54-ФЗ). Если владелец интернет-магазина имеет несколько сайтов, подключенных к кассе, указываются адреса всех сайтов. Это следует из п. 1 ст. 4.3 закона 54-ФЗ.

Почему владельцы интернет-магазинов выбирают онлайн-кассы Лайтбокс

Наше решение включает в себя онлайн-кассу с фискальным накопителем и встроенной товароучетной системой (ТУ). В ТУ сервисе Лайтбокс есть все инструменты для автоматизированного учета и продаж любых товаров. Выбирая кассы Лайтбокс, вы экономите на покупке кассовой техники и дополнительных услугах. 

1. Любую модель онлайн-кассы Лайтбокс  можно взять в аренду от 900 руб./мес или в рассрочку под 0%. В случае аренды, касса в дальнейшем переходит к вам в собственность.

2. Мы бесплатно подбираем оборудование и банк с выгодными для вас тарифами по эквайрингу от 1,3%. Рассчитываем тарифы в 10+ банках.

3. Для экономии на безналичных платежах все кассы Лайтбокс подключены к СБП (системе быстрых платежей). Ставка в СБП всего 0,4-1%.

4. Кассы Лайтбокс уже интегрированы с популярными платформами (1C-Битрикс, Ecwid, AdvantaShop). Для других платформ предусмотрено открытое API. 

5. С кассами Лайтбокс вам не придется платить штрафы:

   • Обновления кассового ПО происходят автоматически и бесплатно.

   • При перебоях с интернетом кассовое обслуживание клиентов не прекращается.  Кассы продолжают формировать и печатать чеки в автономном режиме. После восстановления связи фискальные данные сразу передаются в ФНС.

   • Можно установить запрет на продажу алкоголя в определенные часы, запрет на продажу сигарет лицам до 18 лет.

   • Техподдержка работает в режиме 24/7: горячая линия, e-mail,  чат, удаленный доступ для оперативной диагностики кассы.

6. Онлайн-кассы Лайтбокс уже интегрированы с товароучетной программой, для автоматизации складского учета покупать отдельный сервис не нужно. ТУ сервис Лайтбокс учитывает продажи одновременно с сайта, с касс пунктов выдачи и через курьеров, и в режиме онлайн обменивается остатками с интернет-магазином. У вас на сайте всегда актуальная информация по остаткам. 

7. Контроль работы интернет-магазина в личном кабинете. В режиме онлайн вы получаете статистику работы магазина (открытие и закрытие смены, сумма продаж, количество возвратов и т. д.). Вам доступны более 50 аналитических отчетов (выручка, средний чек, остатки на дату, ходовые товары, авс-анализ и т. д.).

8. В кассах предусмотрены все способы создания товарной базы и внесения позиций в чек.

9. Работа с маркированными товарами, алкоголем и сигаретами организована под ключ: от приемки по УПД до продажи. Принимать документы от поставщиков можно даже на кассе. 

Дополнительные решения от Лайтбокс для интернет-магазинов

Для владельцев обычных кассовых аппаратов и облачных сервисов Лайтбокс мы создали бесплатное мобильное приложение «Litebox. Твой бизнес». Скачайте его на Google Play, установите на смартфон и просматривайте статистику онлайн по каждой точке продаж в любой точке мира.

За 1 день создадим для вас сайт и запустим доставку товаров компаниями-партнерами с минимальными затратами. Поможем с настройкой приема платежей и привлечением клиентов.

Дата публикации: 18.12.2023

Реклама. АО «Пи Джи групп», ИНН 9715311385