Онлайн-кассы для розничной торговли — особенности выбора и подключения

Закон 54-ФЗ запрещает продавать товары и услуги без онлайн-кассы. Кассовый аппарат должен обеспечивать печать чеков с обязательными реквизитами и передавать данные о расчетах в Федеральную налоговую службу (ФНС) через оператора фискальных данных (ОФД). С грамотно подобранной онлайн-кассой можно не только работать по требованиям законодательства, но и автоматизировать розничную торговлю. Как выбрать современное кассовое оборудование для розницы, зарегистрировать и подключить онлайн-кассу, расскажем в статье. 

Требования 54-ФЗ к онлайн-кассам для розницы

В первую очередь, касса для розницы должна быть включена в реестр ККТ и выполнять все предписания 54-ФЗ: 

• Иметь в своем составе фискальный накопитель (ФН). Устройство необходимо для хранения и шифрования фискальных документов. У ФН есть срок действия – на 15 или на 36 месяцев, по окончании которого накопитель меняется на новый, а касса перерегистрируется. Актуальные модели перечислены в реестре ФН.

• Поддерживать подключение к интернету, чтобы в режиме онлайн отправлять данные о кассовых расчетах оператору фискальных данных (ОФД). ОФД – это организация-посредник, которая принимает информацию с ФН кассы и передает ее в федеральную налоговую службу (ФНС).

• Формировать и печатать кассовые чеки с определенными реквизитами (например, наименование товара, количество и стоимость товара).

• Кроме бумажных чеков, формировать электронные чеки и пересылать их на телефон или e-mail покупателя.

• Корректно продавать маркированную продукцию: добавлять в чек код маркировки и передавать его в «Честный знак» через ОФД.

• Формировать чек коррекции если расчеты проведены без ККТ или с нарушением 54-ФЗ. 

• Перед началом и по окончании расчетов формировать отчеты об открытии и закрытии смены соответственно.

Онлайн ККМ облегчают жизнь любому бизнесу, но в первую очередь розничной торговле, за счет своей функциональности. 

Онлайн-кассы для розницы – особенности выбора

Кассовая техника для розничного бизнеса делится на три вида: автономные кассы, фискальные регистраторы (ФР), смарт-терминалы и облачные кассы.  Кассы отличаются по возможностям, стоимости, сложности настройки.

На выбор конкретного вида влияют много параметров: сфера бизнеса, характер торговли (стационарный, выездной, сезонный, рыночный), клиентский трафик, размер ассортимента, оснащение торговой точки, наличие доставки. 

Ключевые моменты, которые нужно учитывать при выборе онлайн-кассы:

1. Технические особенности розничной точки ─ есть ли электричество, как происходит подключение к интернету (по проводу, через Wi-Fi или SIM-карту), какое по размерам рабочее место кассира. Выбирайте кассу, которая подходит вам по условиям.

2. Удобство проведения кассовых операций. Насколько легко на кассе добавлять товар в чек, работать с товарными карточками, проводить денежные расчеты. Если работа кассира полностью автоматизирована, кассир будет обслуживать покупателей без ошибок и очередей.

3. Все ли функции, необходимые для ведения бизнеса, есть в модели. Например:

Как касса работает с маркировкой. Нужно ли покупать и устанавливать дополнительные приложения.

Достаточно ли у кассы разъемов, чтобы подключить дополнительные типы оборудования ─ весы (если продаете весовой товар), 2D-сканер (если продаете маркированные и подакцизные товары), терминал эквайринга. Будет ли касса автоматически рассчитывать стоимость весового товара? 

1. Для торговых предприятий с высокой проходимостью (продуктовые и хозяйственные супермаркеты, аптечные сети) важны такие параметры кассы, как скорость печати чеков, наличие автоотреза, ширина ленты.

2. Для доставки, продаж на выезде и на рынке важна мобильность кассы, то есть: небольшие размеры, легкий вес, емкий аккумулятор, мобильный интернет, возможность принять на месте безналичную оплату. 

3. Стоимость кассовой программы и ее обновлений. Насколько легко перестроить кассу в случае изменения законодательства или бизнеса. 

4. Принимает ли касса безналичные платежи по Системе быстрых платежей (СБП) где ставка значительно ниже ставок эквайринга.

5. График работы техподдержки, какие есть способы связи с ней, стоимость услуги.  

Подробно о том, как выбрать кассу и не ошибиться, мы рассказали в статье «10 важных критериев для выбора кассы».

Вам точно будут полезны наши статьи «Онлайн-касса для продуктового магазина», «Онлайн-кассы для ЕГАИС и алкоголя»,  «Касса для торговли на рынках», «Онлайн-кассы для розничной торговли».

Виды ККТ для розницы

Автономные кассы

Автономные кассы с кнопками и маленьким экраном – самый дешевый вариант  упростить бизнес процессы и соблюсти закон, но и самый технически ограниченный. На них неудобно добавлять товары в чек, неудобно работать с номенклатурой товаров: для добавления новых позиций или изменения существующих нужно останавливать работу кассы и подключать ее к компьютеру. К автономке нельзя подключить ТУ сервис. Продать маркированный товар и алкоголь на ней не получится. Сегодня автономные кассы годятся лишь для небольшого бизнеса в сфере услуг или в магазине с редкими продажами, с номенклатурой до 50 позиций и где случаются перебои с электричеством.

Смарт-терминалы

Если нужен товарный учет и мало торгового места, выбирайте более функциональную компактную онлайн-кассу с современным кассовым ПО – смарт-терминал. Смарт-терминалы смогут автоматизировать ваш бизнес за относительно небольшие деньги. Это легкие компактные кассы с сенсорным дисплеем, встроенным принтером и встроенным аккумулятором от 12 до 24 часов работы. Во многие модели встроен сканер. Смарт-терминалы поддерживают любой способ подключения к интернету,  имеют достаточно разъемов для подключения нужного дополнительного оборудования. Такая ККТ подойдет для продажи любых товаров, включая алкоголь, табак и товары с маркировкой.

Для курьерских служб, выездной торговли, оказания услуг на дому оптимальны смарт-терминалы 3в1 – со встроенным модулем эквайринга: не придется брать с собой несколько устройств. Такие кассы не занимают много места, поэтому часто используется и в небольших торговых точках. Рознице со средней и высокой проходимостью касса 3в1 неудобна – при расчетах ее надо передавать клиенту, что значительно снижает скорость обслуживания. 

Фискальные регистраторы

Крупные точки продаж предъявляют более высокие требования к кассам. Для них подходят фискальные регистраторы. ФР – это принтеры чеков с ФН, которые работают только в паре с подключенных компьютером и ТУ системой. К ним напрямую подключаются различные дополнительные устройства для торговли, поэтому нужно обращать внимание на наличие разъемов. У высокопроизводительных регистраторов скорость печати чеков от 150 мм/с. 

Облачные кассы

Для розничной торговли в интернете существуют облачные кассы, которые выбивают только электронные чеки. У облачных касс нет физической основы. Это облачные сервисы, расположенные в специальных центрах, работают такие кассы на условиях аренды. 

Как зарегистрировать кассу для розницы

После выбора онлайн-кассы ее необходимо зарегистрировать в налоговой службе и подключить к ОФД. Эти процедуры не сделать без УКЭП – усиленной квалифицированной электронной подписи. ИП и юрлицам ФНС выдает УКЭП бесплатно. Определиться с ОФД вам поможет наша статья. 

Регистрация ККТ происходит на сайте ФНС и одинакова для всех моделей кассовых аппаратов. Как действовать:

1. Сначала зайдите на сайт выбранного ОФД, чтобы оформить договор на услуги ОФД.

2. Далее откройте  ЛК налогоплательщика и заполните заявление на регистрацию ККТ. В результате вашей кассе будет присвоен регистрационный номер. Регистрация облачной кассы проводится на арендатора ККТ.

3. Затем, непосредственно на онлайн-кассе, вбейте данные с сайта ОФД и ФНС, заводской и регистрационный номера кассы, ИНН, используемую систему налогообложения и т. д. Распечатайте отчет о регистрации.

4. Вернитесь в ЛК ФНС и в разделе «Завершить регистрацию» внесите данные из отчета.

5. Подтвердите подключение на сайте ОФД.

На тему регистрации кассы у нас есть подробная статья «Как зарегистрировать в ФНС онлайн-кассу и фискальный накопитель?».

Регистрация ККТ – процесс сложный и ответственный. Ошибки влекут за собой штрафы и проблемы с ФНС, а иногда и покупку нового ФН. Поэтому регистрацию кассы лучше доверить профессионалам, например, специалистам Лайтбокс.

Почему малый бизнес выбирает для розничных продаж онлайн-кассы Лайтбокс?

• Кассы умеют работать в автономном режиме — формируют и печатают чеки ККМ даже в отсутствии интернета, а при появлении связи автоматически передают сведения о расчетах в ОФД.

• Кассовая программа собственной разработки с бесплатными автоматическими обновлениями и встроенный товароучетный сервис – у вас сразу есть все для полной автоматизации торговли. Все функции ПО доступны сразу, не нужно ничего устанавливать дополнительно.

• Автоматизированный складской учет товаров позволяет не сводить остатки товаров в тетрадях или таблицах Excel. Запасы пересчитываются сразу после каждой продажи.

• Более 50 аналитических отчетов показывают бизнес-показатели по выручке, затратам, прибыли, запасам, за период, в динамике и на определенную дату, и т. д.

• Быстрое обслуживание клиентов: добавлять товары в чек всеми возможными способами, есть прием смешанной оплаты, отложенный чек, автоматический расчет весового товара.

• Кассы уже интегрированы с государственными системами (Честный знак, ЕГАИС, Меркурий), популярными CMS-платформами, онлайн-бухгалтерией.

• Цикл работ с алкоголем, маркированными товарами, товарами животного происхождения организован в режиме «одного окна». Функция «Вскрытие тары» позволяет продавать любые напитки на розлив. 

• На кассах Лайтбокс можно проводить продажу товара одновременно в стационарной точке и в интернет-магазине. Готовые решения для онлайн-торговли и доставки.

• Экономия на эквайринге, благодаря встроенному функционалу по приему безналичных платежей через СБП (Систему быстрых платежей. Комиссия в СБП всего 0,4 ─ 1%, банковский терминал не нужен.

• Программы лояльности для увеличения среднего чека: скидки, бонусы за покупки, акции, кэшбэк.

• Бесплатное мобильное приложение для управления торговлей с экрана смартфона в любое время дня и ночи.

• Консультационная и техническая помощь доступны круглосуточно и без выходных. Помощь в подключении онлайн-кассы.